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    Smart智富月刊 229 期

    釐清傳達訊息邏輯,輕鬆找到適合圖像

    轉化海量數據 變身易懂圖表

    整理者:詹宛霓 2017-09-01
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    編按:如果想在1∼2分鐘內一次講完數筆資料,該怎麼做呢?靠圖表就夠了。圖表的魔力在於具有畫龍點睛的效果,不論是口頭簡報或是書面報告,只要在段落內加入圖表,就可以清楚歸納方才講述的所有內容,並下出強而有力的結論。

    然而,用對圖表能夠加深記憶點,用錯圖表反而會讓人搞錯內容含義。這本《人人都能學會製作厲害圖表全圖解》中,將透過「What(想傳達什麼訊息)」、「How(訊息間如何連結)」、「Why(為何使用此圖表)」3要素,釐清訊息關係並找出對應圖表,只要學會4種圖表類型,就能呈現大多數的數據資料。

    書中還提供工作中常見的製圖情境,並輔以步驟化圖解,實際演練在Excel和PowerPoint中該如何製圖,無論是雙縱軸圖、散布圖或是雙向橫條圖都能輕鬆製作。想做出能讓聽眾聚精會神的精美圖表嗎?以下為精彩內容摘要:

    每次做簡報時,台下的聽眾都一臉迷茫嗎?快用圖表喚醒聽眾的注意力吧!圖表的魅力在於,能把複雜的資訊和數據轉化成簡單易懂的視覺圖像,讓聽眾一眼就能抓到重點。

    然而,好的圖表能讓聽眾上天堂,壞的圖表也能讓聽眾如墜千里霧。舉例來說,若想將自己公司今年的投資報酬率和其他幾家公司比較,看出誰高誰低,圖1哪種呈現方式較好?

    顯而易見,如果你想向台下聽眾傳達「本公司今年以來投資報酬率勝過其他競爭公司」,使用折線圖絕對是錯誤的選擇,因為折線圖是用來表達「趨勢性」的資訊,因此會讓聽眾誤以為是公司近年來的投報率成長趨勢。但這裡的目的是要比較不同公司的報酬率表現,因此可使用橫條圖或直條圖,並依投報率高低排列,反而能一眼看出本公司今年的投報率領先群雄。

    先搞懂訊息傳達重點 確認為結論而非問句
    了解使用正確圖表的重要性後,接著就要進一步學習如何挑對圖表來呈現訊息。基本上可以簡單分成3步驟:

    步驟1》找出要傳達的訊息
    首先,得先搞清楚自己想傳達的重點為何?也就是,想讓聽眾了解的事情是什麼?這邊要注意的是,想傳達的訊息應該是個結論,而不是問句,以下將以呈現「公司今年上半年每月營收皆持續增長」為例。

    步驟2》釐清訊息關係
    接著,就是釐清想表達的訊息具備以下哪種關係。一般來說,想要表達的資訊通常都會包含在下列5種訊息關係之中:

    1.成分比較關係:若想傳達的訊息為各個部分占了整體的百分之幾,就是所謂的成分比較關係。舉例來說,像是:
    ①A產品的營收占了公司整體營收的35%。
    ②A公司產品的市占率為整體市場的80%。
    ③有一半的投資金額用於開發A產品上。

    2.項目比較關係:簡單來說就是比較事物的「順位」和「排名」,因此想傳達的訊息中,包含「較大」、「較小」或「兩者相等」的字眼時,就代表訊息具備項目比較的關係。以下為範例:
    ①A產品的銷量遠超過B產品和C產品的銷量。
    ②A店和B店的銷售額相當。


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