進修充電

頂尖祕書周純如親授職場成功術

撰文者:編輯部 更新時間:2017-09-22

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一個雨天的午後,記者透過台北市專業祕書暨行政人員協會推薦,去拜訪他們口中的「超級祕書」周純如,明明上午才剛完成3個演講,但她臉上絲毫不見倦容。同事說,周純如除了工作外還常到各大專院校演講,但就算事務繁雜,她都是從容不迫的神情,祕訣就來自於嚴格的時間管理。

用行事曆+便條紙管理行程
避免拖延待辦事項
在以前手機App還不普及的時候,周純如會用行事曆本和便條紙管理,老闆交代她事情,就用鉛筆記下,重要的行程則會用紅筆寫。現在她改用手機App來管理,她最常使用的是「Google日曆」與「ColorNote」(便條App),「像ColorNote我會把每個待辦事項寫下人、事、時、地、物,比如說朋友的應酬餐會,我會寫是在什麼情況下約,幾月幾號和誰見面,然後再貼到Google日曆上面。」周純如說。


周純如處事能從容不迫是來自11年的祕書經驗,「我以前跟的老闆都很兇,所以都是被罵到會的」她說。當年22歲的周純如,畢業第一份工作是公文收發助理,「收發公文時,帶我的姊姊給我一本十行紙,叫我每天畫線,寫主旨、日期、來文者,公文送到哪個部門就叫收的人簽名。但我就覺得這種方法沒效率,就把它改成Excel表,且依照部門來分。」經過這次經驗,她不只提升工作效率,更升職為祕書。

懂得拒絕、強化溝通協調
不須再每日加班
25歲時她到寶來集團旗下的儒碩股份有限公司,從部門的助理開始,歷經副總祕書、執行副總祕書、總經理祕書、總經理特別助理、管理部經理,最後到達客服部主管,她在儒碩共待了23年,其中祕書職涯共11年,擔任主管級則為12年。

她也經歷過天天加班的日子,那時她每天會提早1小時到公司,又做到最後一個才回家。後來,她發覺加班不只拖到隔天工作效率,更沒有自己的生活,因此除了用待辦清單掌握工作進度,她也開始想一些方法來避免同事拖延,「比如說老闆要我禮拜五把各部門開會資料收集完成,我就會跟各部門講禮拜三,讓自己有緩衝時間整理。」

1999年她升為總經理特別助理,因為表現優秀,開始被邀請到大專院校與企業講授祕書行政管理術。根據她過去11年的祕書經驗,她認為上班族在工作的時間管理上,一定要掌握下列3項要點:

1.替工作排序。
2.不要拖延。
3.掌握時間主導權。


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