每次做簡報時，台下的聽眾都一臉迷茫嗎？快試著用圖表喚醒聽眾的注意力吧！圖表的魅力在於，能夠把複雜的資訊和數據，轉化成簡單易懂的視覺圖像，讓聽眾一眼就能抓到重點。
然而，好的圖表能讓聽眾上天堂，壞的圖表也能讓聽眾如墜千里霧。舉例來說，如果想將自己公司今年的投資報酬率和其他幾間公司比較，看出誰高誰低，圖1 哪種呈現方式比較好？
顯而易見，如果你想向台下聽眾傳達「本公司今年以來投資報酬率勝過其他競爭公司」，使用折線圖絕對是錯誤的選擇，因為折線圖是用來表達「趨勢性」的資訊，因此會讓聽眾誤以為是公司近年來的投報率成長趨勢。但這裡的目的是要比較不同公司的報酬率表現，因此可使用橫條圖或直條圖，並依投報率高低排列，反而能一眼看出本公司今年的投報率領先群雄。
先搞懂訊息傳達重點，確認為結論而非問句
了解使用正確圖表的重要性後，接著就要進一步學習如何挑對圖表來呈現訊息。基本上可以簡單分成3 步驟：
步驟1》找出要傳達的訊息
首先，得先搞清楚自己想傳達的重點為何？也就是，想讓聽眾了解的事情是什麼？這邊要注意的是，想傳達的訊息應該是個結論，而不是問句，以下將以呈現「公司今年上半年每月營收皆持續增長」為例。
步驟2》釐清訊息關係
接著，就是釐清想表達的訊息具備以下哪種關係。一般來說，想要表達的資訊通常都會包含在下列5 種訊息關係之中（詳見表1）：