在台灣，營造業已是完全競爭的市場，想要突圍而出，必須靠效率與服務取勝，因此對工程品質年年獲獎項肯定的根基營造來說，明白「工欲善其事，必先利其器」的硬道理，決定從數位轉型著手，透過選擇值得信賴的策略夥伴與應用系統，縮短內外溝通流程與監控回報時效，維繫客戶信賴口碑。
根基營造資訊處林文彥協理表示：「營造業的營運特性，是從接案至施工，整個溝通流程既頻繁又密集，加上每項工程往往要二至四年才能完成，如何做好品質管理、成本控制與時程掌握，成為團隊的共同目標。」為了實踐這些多重目標，以往使用電話、E-mail、社群軟體、線上視訊會議或硬體式視訊會議系統等工具，作為水平或垂直溝通管道，但誠如他強調：「每項工具只滿足部分功能，同仁仍需在不同系統之間做切換，稍顯不便又影響效率。」
隨著董事長與總經理將數位轉型視為公司重要管理戰略，根基營造IT部門去年經過全面評估，認可Microsoft Teams是一套涵蓋溝通與協作的整合性平台，讓全台20幾處工地，負責業務、設計、廠工、監工的500多位同仁，可以方便進行內部的互動溝通，甚至與外部廠商、業主、設計單位召開線上視訊會議，順利推展各項工程，並且即時追蹤、回覆處理。
Microsoft Teams實現零距離團體協作
經過三、四個月的輔導與推廣，容易學習上手的Microsoft Teams，舉凡群組訊息、視訊溝通、線上會議、文件分享以及檔案共編等功能，已然成為根基營造的標準工作配備，林文彥協理特地分享公司內部使用之後所帶來的明顯改變。
「以往部門同仁在製作例行報告︑回覆品保︑回報安全衛生查核時，透過電話、E-mail或Line群組，都會因為各自觀看檔案，造成溝通不同步的混亂狀況，甚至要相互等待，才能輪流編輯完同一個檔案，嚴重影響效率。」但Microsoft Teams提供的視訊會議功能，除了語音品質比社群軟體穩定清晰，由於直接支援Office 365，可以同時多人在線開啟文件或圖表檔案，一邊編輯、一邊溝通，不必擔心產生認知落差，加速聚焦討論出結果，就連會後從手機登入Microsoft Teams 應用程式，所有貼文資料及聊天紀錄依然保留，無需煩惱備份移轉等問題，大幅推升工作行動力。
鑑於資安防禦是日益重要的管理課題，林文彥協理進一步指出：「Microsoft Teams功能有一個關鍵特點，就是群組管理者才有權限增減成員。」因此能夠避免任何人自行加入聊天群組，確保公司業務資料得到完善保護，安全性高於通訊軟體。
Microsoft Power Platform改善並自動化工作流程
至於工程部門同仁必須長時間在外部工地監工，林文彥協理提及：「Microsoft Teams整合Microsoft Power Platform後，也是非常好的溝通與監工管理平台。」尤其即使沒有IT相關背景，一樣能夠建置自訂應用程式，例如出工回報、工地巡檢、事項交辦等功能，就是依據工程師過往經驗與實際狀況研發而出。
長期在工地第一線巡察工程，根基營造工程師黃靜怡便以自身經驗，說明這套系統平台的便利性，「我們每天進入工地，要先做好人員管理、完成出工回報，以前是靠口頭告知或Line群組回報，如今在Microsoft Forms填寫好出工狀況，再透過Power Automate即時回報到Microsoft Teams專屬頻道，就能讓辦公室主管同步掌握。」
接著，工程師到工地不同樓層巡檢時，因為先透過Microsoft Forms建立表單，並產生QRCode掛貼在現場，監工者只要拿起手機掃描，能夠直接記錄巡檢結果，再自動回覆到Microsoft Teams專屬頻道，如果主管有任務想即刻交辦，則可透過Microsoft Planner，針對不同問題指示個別工程師排除狀況，黃靜怡認為：「整套系統不僅減少紙張及時間的浪費，工作還變得更有效率！」
善用工具厚植超越同業的數位競爭力
數位轉型無法一蹴可幾，過程中仍會遭遇挑戰，但這也突顯慎選工具的重要性，因此根基營造營建二處陳俊明協理表示，除了歸功於由上而下的推動，以及由下而上的落實，Microsoft Teams確實發揮效益，幫助公司推展數位轉型，讓同仁工作更加得心應手，「特別是當今社會面臨少子化衝擊，投入營建業的年輕人將逐年減少，各項作業流程有必要提出E化、簡化與優化對策。」所以現在同仁使用手機或平板電腦，就可以完成出工回報、工地巡檢或品質查驗，並且進行即時的資訊交流、儲存與運用，有助於厚植競爭優勢、追求永續經營。
最後，展望啟動數位轉型的成果，陳俊明協理指出：「根基營造希望導入Microsoft Teams的數位化工作流程，可以跟一直發展的工務管理資訊系統，乃至於企業資源規劃系統ERP整合，建構一套符合營建業的神經網絡系統，在管理層面做到如臂使指的地步。」最終企及董事長、總經理與全體同仁所期盼，成為同業之中落實數位創新No.1的目標。
