自動化公司不是讓你什麼都不用管，而是「沒有你」也可以運作下去。
我根據PDCA、策略地圖及流程表單管理等方法論，整理出如何讓一間公司「自動化」的方法。
1.蓋自動化運作的公司，要靠計畫經營
蓋一家自動化公司，你必須整理出你的計畫，讓計畫代替你經營這家公司。
這是最基本核心的原則：「讓制度管人，不要用人管人」。
你要先跟團隊討論出3年的策略地圖，並將每一年展開成一年計畫。再根據一年計畫，規劃所有要執行的專案。
把每一個專案都寫得清清楚楚：要花多少錢、要做多少事、要用多少人、要花多少時間。全都列出來後，這時你能得到所有專案的預算表，再把所有預算整合起來，就是你的年度計畫。最後把你訂的年度業績目標，扣掉年度總預算，你便能獲得賺多少錢的損益表。
當你跟團隊整理好了，你就能清楚知道什麼時候要做什麼事情，要做到什麼樣的成績，至此便能靠著計畫來管理團隊。
2.設計出各部門都能共同運用的表單工具
再來需設計出能被共同使用的表格表單，統一管理所有專案團隊的討論紀錄。管理最怕1個人1種表單、10個人10種表單，所有人都在做嚴重內耗的溝通。
你在意的資料，就請團隊記錄下來，你要他們達到的目標也都規劃好在這些表單中。
我稱這些表單是工作上的函式庫，它是所有系統的集合體，你能藉由函式庫做很多事情，把經營公司的思路，分別設計成很多不同的表單。各種表單都有要記錄的對應資料，如何使用、分類，只要跟團隊建立共識，將能依靠表單來管理公司。
3.把所有工作流程都寫下來
製作流程跟表單表格這2件事情，對公司自動化非常重要，一是工具，二是如何使用工具。
你要記錄專案執行時會發生的所有工作項目流程，把每一個工作都分析清楚，有非常多的好處。
這個工作怎麼做、做什麼、做多少、怎麼判斷好跟不好，將過程具體化、流程化、數據化，如此一來，老闆跟員工就沒有模糊地帶。
再來是把流程都寫好，即使有人離開團隊，也能根據這些流程建立培訓制度，讓新人能夠快速上手。當團隊能快進快出、適時換血，才不會劣幣驅逐良幣，讓不適用的人離開，留下來的都是可創造績效的精英。
4.定期追蹤公司績效
準備好計畫、工具和做法後，就開始由團隊執行，其中最重要的是要追蹤團隊的績效。聽起來是很理所當然的事，但很多公司都忽略了，直到執行方向越跑越偏，因此你必須定期追蹤專案團隊的績效。
第一、你每天都要追蹤「經營日報表」，讓你即時知道公司現在的現況。
經營日報表上的內容包含最重要的幾個指標：
- 每日營業額
- 每日訂單數
- 每日客單價
- 每日成本
- 每日費用
如果你是電商，可能還會加上每日廣告費、每日流量、每日轉換率、每日ROAS（廣告投資報酬率）等項目。另外，公司當天若發生重要的事情，就要記錄事發過程、及主管對應的方式。
把你每天在乎的事情都寫進去，就能有即時數據以供參考。當你養成經營的節奏感，哪一個數字有問題，馬上就能看出來。
第二、你要追蹤每週的績效表。
每週檢討績效是必要的，但週檢討的時間不要超過3小時，再長效率也不會好，會浪費整體資源。
可以透過專案進度表、績效考核表等工具進行討論，讓你和團隊知道每週進度有沒有按部就班進行，這時可能有3種情況：
- 如果按照計畫進行，就持續推進。
- 如果績效超出預期的好，就要找出好的原因，試著將因素加入流程中，讓團隊所有人都能操作，把好績效變成常態。
- 如果這週績效超爛，就得討論差的原因出在哪裡，該如何解決，沒達成的績效要如何「追」回來。
每週討論讓你的團隊知道他沒有跑偏這件事情真的非常重要。
第三、每月每人都要績效考核。
經營管理講師陳宗賢教授教我們當責就是負責加績效，沒有績效的人，即使再怎麼努力，都不是個當責的人，所以每月績效考核非常重要。
每個月月底，都要出2張績效考核表，一張是下個月的績效考核計畫表，一張是本月的績效考核表成績單。這樣才能讓員工知道自己該做什麼、成績做到多少才是好，令他們安心工作，把自己最好的一面表現出來。
對於主管而言，他可以進一步考核員工，加強主管管理的權限，更好規劃自己的團隊方向，讓他們達成年度目標。
對於老闆而言，你也才知道哪些員工是好的，哪些員工不當責，你才能知道該怎麼發獎金，讓公司更能自動運作。
5.分權給你的團隊
要記得，你只是陪跑的教練、只是舞台下面的導演，站在舞台上的是團隊。把權力分下去，讓團隊自己去運作。
你要做的只有跟團隊討論好計畫，並根據計畫找資源給你的團隊，支持他們完成這個計畫，並定期檢核績效，陪著他們打這場仗。
只有老闆明白這個觀念後，才能建立一家自動化營運的公司，「放手、放權、放心」，讓團隊拉著你走，而不是你拉著團隊走。
陳宗賢教授提過，這個時代已經不是集權的時代，老闆不是最大，不做才是最大。現在的員工有他們自己的一片天，老闆能做的事是讓員工認同企業，讓員工把企業的未來規劃到自己的未來中。所以你要分權給主管、員工，給他們舞台，最後大家一起創利共利。
這個時代更適合的是小總部、大團隊的概念，老闆是最小的配角，團隊才是最重要的主角。轉心轉念後，才能真正建立一家「沒有你」也能自動經營的公司。
我認為這觀念對老闆而言非常實用，如果公司只有老闆在前面努力拉，絕對沒有效果，一定要全部的團隊一起拉公司，才會跑得快、跑得遠、做得更大。
不要當忙到分身乏術的苦逼老闆，當個分權的老闆、數錢的老闆。
＊本文獲「Moco Lee」授權轉載，原文連結
責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤
