新春上班第一天，我花了半天的時間消化郵件，刪除、回覆、繼續溝通……。這是埋頭苦幹，非常密集的處理，才在半天內做完。做完後，有些不知為何而忙的莫名，這些郵件，有一些是企業內的垃圾郵件。 你我都常會被龐大外部垃圾郵件不勝其擾，事實上，在企業內部也不乏此。之前，一位朋友跟我說，他曾經做過一場「如何有效率發e-mail」的演講。我當時覺得有些驚訝，這種小事，誰會想去聽演講？不過，最近對此倒有些感觸。 十幾年前開始，台灣企業內部的溝通工具，逐漸被e-mail取代。e-mail太方便了，取代部分電話溝通、會議溝通、簽呈溝通的功能，這是好事。不過也產生負面的問題，因為太方便了，很多人在發信時逐漸不太用大腦，按一個鍵，不管三七二十一的對象，都CC出去了。所以，我們每天接收到的郵件中，有不少其實是無謂的。一個個不用大腦的發信者是造成企業內垃圾郵件充斥的元凶，他們的武器叫作：CC。 企業內部垃圾郵件充斥的原因在於，發信者沒有想清楚溝通目的、溝通對象。這說來容易，但是，我看到即便工作十年以上的人在開會或發mail，有時也不盡然清楚真正想解決什麼問題，因此，無效率的會議與mail反覆進行。 靜下心想想，我們有時候的忙碌，有多少是因為反覆進行無效率的溝通而不自知。 企業內常見的溝通目的，我粗分為：一，討論（譬如動腦會議，或者想集思眾議形成共識）；二，請求同意（對主管溝通）；三，尋求協助（對上，或平行單位）；四，布達（結果的宣布）； 不同的溝通目的，應採取不同的溝通形式（會議、報告、mail），也應思考參與溝通的人。這些事看似容易，其實不易。 譬如，哪些事情該拿出來討論，形成共識，以免一意孤行？什麼事情直接請求你的老闆同意就好了，幹嘛還在會議上討論半天，耽誤大家時間？哪些事情該要布達，卻未布達，以至於新辦法的制定未能全力推動，多數人還在循舊路而行？還有些，事情已進入布達階段，主事者還任大家品頭論足（因為在討論階段草率進行），於是推翻布達，重新來過。上述陳述，你是否似曾相識。 現代人的忙碌大概有一半是自找的，因為沒釐清溝通的目的，沒想清楚自己到底想解決什麼問題，攪和成一團。 釐清溝通的四個目的，這是一個思路訓練。 每次按下電腦鍵盤時候，停頓一下，沉澱一下你的思緒。究竟是：要集思廣益？還是要請求同意？或者，需要協助？抑或，已進入布達。每次的沉澱思考，會有助於我們釐清脈絡，不會過一個瞎忙碌的兔年，取而代之的是清朗的一年。