這是我在美國搭乘飛機時的體會,我看見機長及副駕駛會拿著一張檢查清單做飛行前的檢查,運用清單,降低飛行過程產生錯誤的可能,當時親眼目睹他們確實地做檢查程序,心中增加許多安全感。
後來,我也會對例行事情做各種清單(例如旅行的打包清單、每週檢視的工作清單等),而晨間清單及番茄工作法的結合,是我覺得效用最大的,也介紹給大家。
秘訣2》番茄鐘節奏最適合吃青蛙
前面提到每天早上列出的青蛙與蝌蚪清單,就可以利用番茄工作法的時間節奏,來好好的吃下去。
什麼是「吃青蛙」?這是美國激勵大師博恩.崔西在「先吃了那隻青蛙」(英文書名Eat that frog)中介紹的概念,青蛙代表的是每天最重要的一件事情,他認為每天都應該要選出我們覺得最重要的事情並將之完成,這樣整天就沒有難得倒我們的問題了。一開始運用後,就發現吃了青蛙的一天,就算是高效的一天。如果沒選出青蛙,或是選出青蛙卻逃避去做,基本上那天做的都是不重要的瑣事。這個簡單的時間管理概念真的非常重要。
學會「番茄工作法」後,我更進一步發現「番茄工作法」和「吃青蛙」兩者是天造地設的一對方法,因為大部分的青蛙(每天最重要的事情),都需要專注工作1、2個小時以上,才可能徹底解決。但專注很難,所以利用番茄鐘來幫助我們專注吃番茄也吃青蛙。
每個人每天都應該選出最重要的事情,並設定幾個番茄鐘來面對這隻青蛙,一口口地吃下去。
通常,我會利用上午的時間來進行這件事情,因為早上是我工作效率最好的時段,工作起來特別有效率。尤其吃青蛙是很耗神的工作,到了下午時間精神已經疲累了,不適合吃青蛙,就處理比較輕鬆一些的工作,這樣更能達到勞逸平衡。如果可以做得到,那麼晚上回家後,就專心和家人相處,儘量不管工作的事情。
再複習一遍,時間管理很重要的技巧是,選擇每天一隻青蛙,並想盡辦法將之吃掉,而我發現,番茄工作法能夠幫助我們更加專注地吃青蛙,對我的幫助很大,你一定要試試看。
秘訣3》善用番茄鐘的休息時間
以前我不是很愛運動的人,但是過了40歲,發現不做運動,精力管理不可能做得好,但是我也常常苦惱時間已經不夠了,哪還能空出工作時間做運動?後來朋友建議我要做些健身的體操,這些動作簡單,是耗時不多的運動方式,雖然很好,但我還是難以持續,直到後來我發現可以用番茄工作法的休息時間來健身!
以前,我的休息時間就是喝水、尿尿、檢查email、散步等比較休閒輕鬆的活動,這些方式很好,但是並無法達到運動目的。現在,我會利用這5分鐘做伏地挺身、倒立、深蹲等健身動作,並且記錄我的健身數量,以前老是煩惱沒有時間健身,現在,我每半個小時健身一次,一次做一些健身動作,也不會負擔太重,又能有效切換工作情緒。
最近許多朋友都說我體態改變,自己也覺得比以前更有精力,生產力更好,因此很建議大家善用番茄鐘的休息時間多做運動,這樣除了工作能力好,也能做好精力管理,正所謂一舉兩得。
最後,我們來說些總結。一個對生命認真的人,一定會珍惜時間,有形的番茄鐘幫助自己統計花了多少時間做事,番茄鐘讓我們用專注認真的態度面對生命。番茄好吃又營養,蕃茄鐘也是我們時間管理上不可或缺的幫手,您今天吃了沒?