職場筆記跟學習筆記最大的差異，在於前者的目標是解決工作上的問題，而需要看這份筆記的人，不光是自己，也可能是外部人。若閱讀者是自己，筆記是輔助工具，可以量身訂製，只要自己能看懂就好；若閱讀者是外部人，如會議紀錄、或投影片，在此狀況下，筆記就要讓所有看到的人能夠輕鬆理解，所以要具有「輸出品質」。
筆記要有「輸出品質」
讓自己及讀者都一目了然
不過彙整職場筆記達人們的情況發現，他們厲害的地方，就在於一份筆記能夠同時「安內又攘外」，像是〈職場筆記篇5〉簡報大師王永福，他的投影片除了能提醒自己接下來要陳述的重點，同時又能精確抓準聽眾的目光，提高簡報效果；或像是〈職場筆記篇6〉億元業務高昊暉，他把屋主、買方的回應都做成紀錄，不僅利於自己追蹤，必要時還能讓客戶參考，提升屋主的信任感與提高成交機率。要怎麼把職場筆記做好，達成安內攘外的目標呢？有4個重要原則：
原則1》擬定好架構
所有職場筆記達人都用「擬定好架構」來破除「凡事起頭難」的魔咒。舉例來說，〈職場筆記篇3〉筆記女王Ada會在會議前，把筆記架構擬定好，做好會議紀錄的「半成品」，且因預先掌握會議流程，會議中能更快吸收，結束後只要「填空」把重點謄入架構下即可。
且擬定架構，不單指會議紀錄或筆記架構等，達人也會設定「事情的輕重緩急架
構」，藉此釐清事情的重要性和急迫性，以安排工作流程；或先了解「因果、分類關係的架構」，便可以「心智圖」（詳見〈職場筆記篇4〉）應用在各種場合上速記。