尤其是「掌握時間主導權」她認為最重要,她說:「要懂得拒絕,不是每個人跟你說的事情都要馬上做,問題就出在你沒有跟別人溝通。比如說你正在處理很緊急的事情,但你的主管丟一個很急的東西過來,你可以說:『不好意思!剛剛陳經理也說這個很急。』他們自然就會去協調。你甚至可以提替代方案,例如:『現在我沒時間做,但Amy現在有空,她可以幫我。』藉此把時間的主控權放回自己身上。」此外,周純如在工作的時間管理上還有以下2個心法:
心法1》用4原則安排事情的優先順序
祕書或行政人員除了分內的工作,還須承擔主管的交辦任務,以及各單位的溝通協調,每天要完成的事項非常繁瑣,周純如會在每天下班前做2件事:①檢討今天沒有完成的事項;②寫下明天有哪些事情要做。最後,再依分項原則來安排輕重緩急。
分項原則她會分成4個象限:「重要又緊急」、「緊急但不重要」、「重要但不緊急」與「不緊急又不重要」。「重要又緊急」的事項,一定是當天一進公司就開始處理,處理完後才再開始處理「重要但不緊急」的事項,而「緊急但不重要」可適度的尋求協助或分工出去,降低這部分的事項數目,「不緊急又不重要」則可考慮不做。
心法2》將大型任務依步驟拆解,再排入行事曆
而針對需要長期執行或步驟較多的大型任務,周純如會使用「蠶食原則」。所謂的「蠶食原則」就是將大型任務依步驟分解,周純如解釋:「我覺得人在時間管理上最常犯的一個錯誤就是拖延,比如說剛剛接到下禮拜三要完成的任務,就應該要馬上寫到行事曆中,並把任務分成不同步驟,一天做一點,才不會常常拖到最後期限才開始做,通常都會來不及。」
周純如使用的是Google日曆,例如:她在7月2日收到記者專訪邀請,約好7月3日下午專訪,她就在行事曆中註記參與人員、地點與可能會用到的資料,並且計畫7月3日於採訪前寄個人簡歷給記者。她還計畫要將相關資料整理給記者,因此她再註記7月4日要整理採訪相關資料,並註記要在7月5日傳送給記者,至此完成整個任務。因此在她的行事曆中,時常會見到好幾天都在執行同一件任務,但其實裡面各是不同的執行步驟(詳見圖2)。
小檔案_周純如
出生:1970年
學歷:美國曼徹普利敦大學EMBA
經歷:寶來集團寶碩財務科技股份有限公司副理、
儒碩股份有限公司總經理祕書與總經理特別助理
現職:捷易通科技行政總監、執行董事
延伸閱讀
▶建立S.T.A.R.時間管理神盾 人生不再輕易被攻破
▶時間管理的盲點