他將所有活動區分為「自我管理」、「人際關係」、「社會服務」和「工作」4大類,並在每年年初時,針對這4大類寫下細部項目的年度目標,例如「自我管理」中的「身體」,年度目標是「每天運動」;「人際關係」中的「妻子」,年度目標是「每週和太太約會一次」;「工作」中的「當前問題解決」,年度目標則是公司的企業理念等。
然後每天在檢視工作清單時,先將各項工作區分為上述4類,接著再逐一檢視每一項是否符合該類的年度目標,就能明確工作的輕重緩急,甚至哪些事情可以直接捨棄不做了。
步驟3:擬定Not To-Do List,有效縮減每日工作
日本軟體公司Cybozu創辦人青野慶久,從最初創業時的3人,到如今內外相關員工超過700人,身為社長的他卻沒有請任何祕書,所有工作都自己一手安排,能有效掌握繁多工作的關鍵,就在於他每天確認To-Do List和Not To-Do List。
青野在《The 21》雜誌專訪中表示,自己隨時都有3張待辦清單,分別是「今天要做的事」「今天不做的事」以及「當下不做的事」。每天,他會先將當天要做的工作羅列出來,放在「今天要做的事」清單上;接著檢視其中哪些工作其實沒有那麼必要,移至「今天不做的事」清單中,只留下真正必要的工作,「這就是有效幫每天工作瘦身的關鍵,」青野強調。
然而,有些事情可能只是一時沒空處理,所以才移到「今天不做的事」清單中,並不代表可以就此無視,因此青野還有第三個「當下不做的事」清單,透過檢查「今天不做的事」,把一些可能「不緊急但重要」工作移到「當下不做的事」清單中作為保留,日後找機會再移回「今天要做的事」清單,如此一來,就不會遺漏重要的事情。
藉由Not To-Do List,削減無謂的工作
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