他將所有活動區分為「自我管理」、「人際關係」、「社會服務」和「工作」4大類，並在每年年初時，針對這4大類寫下細部項目的年度目標，例如「自我管理」中的「身體」，年度目標是「每天運動」；「人際關係」中的「妻子」，年度目標是「每週和太太約會一次」；「工作」中的「當前問題解決」，年度目標則是公司的企業理念等。

然後每天在檢視工作清單時，先將各項工作區分為上述4類，接著再逐一檢視每一項是否符合該類的年度目標，就能明確工作的輕重緩急，甚至哪些事情可以直接捨棄不做了。

步驟3：擬定Not To-Do List，有效縮減每日工作
日本軟體公司Cybozu創辦人青野慶久，從最初創業時的3人，到如今內外相關員工超過700人，身為社長的他卻沒有請任何祕書，所有工作都自己一手安排，能有效掌握繁多工作的關鍵，就在於他每天確認To-Do List和Not To-Do List。

青野在《The 21》雜誌專訪中表示，自己隨時都有3張待辦清單，分別是「今天要做的事」「今天不做的事」以及「當下不做的事」。每天，他會先將當天要做的工作羅列出來，放在「今天要做的事」清單上；接著檢視其中哪些工作其實沒有那麼必要，移至「今天不做的事」清單中，只留下真正必要的工作，「這就是有效幫每天工作瘦身的關鍵，」青野強調。

然而，有些事情可能只是一時沒空處理，所以才移到「今天不做的事」清單中，並不代表可以就此無視，因此青野還有第三個「當下不做的事」清單，透過檢查「今天不做的事」，把一些可能「不緊急但重要」工作移到「當下不做的事」清單中作為保留，日後找機會再移回「今天要做的事」清單，如此一來，就不會遺漏重要的事情。

藉由Not To-Do List，削減無謂的工作

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