Step3》第2種註解方式，則是在文件上新增或刪減內容。舉例來說，增加了①「5.2017年度各月銷售狀況（依地區區分）」的項目，Google文件會用不同的顏色，標註新增的文字。如果是想刪除②「5.2017年度各月銷售」，被刪除的文字則會加上刪除線，讓編輯者可以明確了解增減的內容。
文件右側同時會出現註解視窗，當使用者看到此註解後，可選擇③「接受或拒絕」，同時能在註解下方④「回覆」。
Step4》註解在使用者解決、接受或拒絕之後都會消失，若有需要再次查看之前的註解，可在右上角點選①「註解」，便可看到之前的註解及使用者執行了哪些動作。發現該註解還未解決時，也可點選②「重新開放」，註解便會重新出現在文件中。