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如何給予建議,才能讓對方聽得進去?哈佛商業評論高人氣作者教你,有效溝通的5個關鍵

撰文者:泰蕾絲.休斯頓(Therese Huston) 更新時間:2022-10-15 瀏覽數:6,233

關鍵字:

溝通 回饋 傾聽

你如何判斷自己是站在人這邊,還是問題那邊?或許兩者你都充分考慮。也或許你迴避給員工某個回饋是擔心會讓他受傷。根據我的經驗,如果出現以下5個信號,就說明你並未讓對方覺得你跟他站在同一邊。


1.你不知道對方想要達成什麼目標
確保你與對方站在同一邊最好的方法之一,就是先弄清楚他們的目標。這位員工想達成什麼目標?是否在努力贏得重要客戶的信任?是否想升任管理職,還是想帶領一個團隊,或只是想要一個更響亮的頭銜。

你要是不知道對方的目標,那你好意提出的任何建議都可能被當作耳邊風,甚至可能冒犯到對方。我曾訪問一位臨床心理師琳達,她在一家小型顧問公司工作。琳達的老闆要她配合客戶的需求,必要時在下午5點以後加班。琳達感到非常錯愕,心想︰「我們共事這麼多年,你還是不了解我的狀況。我的家人對我非常重要,我晚上需要在家陪女兒,不可能用晚上的時間工作。」老闆忽略琳達視為最重要的事,這讓琳達也很難對老闆的吩咐言聽計從。假如她的老闆可以換個角度溝通︰「我知道你的家人對你來說真的很重要,你想在晚上多陪陪他們。我很欣賞你能夠平衡工作和家庭。我也知道你想要建立自己的客戶群,以增加收入。你是否願意考慮看看,能否每週有一個晚上加班,還是你覺得完全不用考慮?」換個方式溝通,結果可能會截然不同。

最重要的是,指出對方的目標,可以凸顯出你和他站在同一邊。你不是站在問題的角度上說︰「你知道這問題有多嚴重?必須馬上解決。」相反的,你是站在員工的角度,針對他希望達成的未來說︰「我發現這樣會阻礙你前進的腳步。」

2.你不知道對方需要哪一種回饋
這一點經常被主管或回饋者忽略。在很多時候,我們對別人真正想聽什麼樣的回饋一無所知,僅僅是靠自己想像列出的一張回饋清單。正確的做法應該是先問對方,最想要哪一種回饋。或許他正在努力讓視訊會議更有成效,很希望你對他最近幾次在視訊會議上的表現發表看法;或許他正積極參與公司的各項業務,並想知道自己的努力是否奏效。當你知道對方期望得到怎樣的回饋,你就可以把你的意見,融入對方最想得到的回饋裡。

3.把應該私下聊的拿出來公開談
如果你要稱讚員工,有其他人在場或許沒什麼關係。有些人很渴望得到公開的肯定,但也有些人則覺得很害羞,不想成為注目的焦點。比較保險的做法是,先私底下讚美對方,然後詢問是否能夠在公開場合稱讚他。

不過,如果你要提供的回饋意見,是比較敏感或犀利的,不管是指導或評量,你都應該盡量採用一對一的方式。在我的研究中,許多員工提到,最令他們反感的回饋經驗都是在有第三者在場時發生的。例如,醫生當著患者的面糾正護士做法;系主任當著其他同事的面對新來的老師說︰「你又把比喻弄混了,這樣別人會聽不懂你在講什麼。」這些話在私下說可能是溫和的建議,但公開的說,就變成非常刺耳的話。
被迫在公開場合接受回饋,會讓小事變成大事,至少對當事人來說不是小事。在開放式辦公室找到私下說話的地方,可能需費些心思,但絕對值得。如果是遠距工作,則可以安排一對一視訊會議。

4.溝通過程中,全都你在說話
在回饋對話中,很多人都會犯一個錯誤,那就是過度努力給回饋,我們只留意自己的用字遣詞,以致沒有認真地傾聽。要想與他人對話時,取得有效的回饋效果,就必須認真傾聽,別人才會把你的話聽進去。

5.你不知道他對這個情況的看法
當你傾聽時,應該把重點放在哪裡呢?至少,你應該設法理解對方有怎麼的看法。從他們的角度來看,發生了什麼?我們很容易會認為,自己知道對方會說些什麼。然而,要讓員工知道你站在他這邊,而不是站在問題的角度上發言,最簡潔的方法就是了解他對這個問題的看法,然後拋開你的假設,用心傾聽。

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我想和你聊一聊:哈佛商業評論高人氣作者告訴你受用一生的6個溝通策略,成長心態╳勇於談判╳被質疑的勇氣一次到位
作者:泰蕾絲.休斯頓(Therese Huston)
譯者:廖建容
出版社:天下雜誌
出版日期:2022/10/5

 

作者簡介_泰蕾絲.休斯頓(Therese Huston)
認知心理學家、矽谷溝通名師、哈佛商業評論高人氣作者。

卡內基美隆大學認知心理學博士學位,牛津大學博士後研究。西雅圖大學教師培育發展中心的創辦人暨負責人。文章常刊載於《紐約時報》、《哈佛商業評論》等,也經常受邀到企業、學校、政府部門演講。在微軟、亞馬遜等機構講授溝通課程,也是矽谷知名商業教練。

休斯頓在這本新書中,提出了一套涵蓋6個策略的高效回饋策略,這是她第一本專門針對企業主管等每天都在影響他人的回饋者所寫的書。

譯者簡介_廖建容
中山大學外文研究所畢業,曾任職於外商公司,也曾於大學任教,目前專職從事翻譯。

譯作有《召喚勇氣》、《當我們一起》、《第二座山》、《成功哪有那麼難》等書。



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