搶救爛理財
為什麼工作都做不完？拖垮效率的10個壞習慣，請從今天起就戒掉
撰文者：經理人 / Eve 更新時間：2023-06-23
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圖片來源：達志影像
工作中被打斷，容易讓人感到壓力、焦慮，進而影響工作表現。雖然我們都知道保持專注的重要性，但你真的準備好揮別那些惹人心煩的瑣事了嗎？若辦公室裡就是有個愛聊天的同事、響不停的電話，以及各種看起來很緊急卻不該由你處理的事，該怎麼辦？
這10種會害你分心的工作情境，你都遇過嗎？這些壞習慣，請一定要戒掉：
壞習慣1》不斷收信
大家都習慣透過E-mail溝通，但由於收件時間你無法掌握，常會有未如預期出現的E-mail及其隨之而來要處理的事，導致你原本規畫的待辦事項不斷變動，最後可能一件事都無法完成。
你可以這麼做：設定一個收E-mail的時間，否則你的時間都會用來處理別人的急事。除了有些一定得透過E-mail才能完成的工作，不然1天收3次信就已相當足夠。而最適合的收信時間點，可以設在開始工作後2小時、午休後，以及工作結束前1小時。
壞習慣2》不斷收到訊息的通訊軟體
通訊軟體常在不經意之下，大大增加我們工作的緊張和焦慮程度。在某些需要即時溝通的狀況中，通訊軟體能幫上大忙，但若你的工作完全被通訊軟體綁架、在上面進行無止盡的討論，就該適時做出改變了。
你可以這麼做：為使用通訊軟體設下界線，讓你的同事知道，何時不該預期你要即時回應。
壞習慣3》回電話
時常回覆電話會讓你沒時間做真正該做的事，但你又無法禁止別人打電話給你。
你可以這麼做：當你接起電話，讓對方知道你已收到他的要求、但會稍後再處理這件事；若不想接電話，你也可以設語音信箱，或請並非當下需要緊急處理事項的同事，改以E-mail和你連絡。
壞習慣4》協助同事
多數的工作都是團隊合作，但我們還是會需要自己的時間。有些時候，我們也必須在自己的工作和協助別人完成其工作之間取捨。
你可以這麼做：堅定地讓對方知道，你必須先完成自己的工作，只要你能先專心做事，稍後會很樂意協助對方。
壞習慣5》和同事聊天
辦公室裡總是有熱情、愛聊天的同事，雖然有人聊天是一件不錯的事，但有時他們並不知道自己正在拖延別人的工作時間。
你可以這麼做：如果你是在獨立辦公室裡工作，可以把門關上；若不是，當同事來隔間報到時，你可以善意詢問對方，是否可以等到你完成手邊工作？如果即使做到這樣，同事還是無法理解你的暗示，你可以更明確地告訴對方，自己現在正需要專心處理一項工作，無法跟他聊天。
壞習慣6》混亂的桌面
乾淨的桌面可以為你省下大把時間。研究指出，一般人平均每週花4.3個小時在桌上尋找紙張，而這段過程會帶來更多壓力和挫折。
你可以這麼做：花一點時間為各種檔案歸類，例如把文件依緊急程度分類等，並把不需要的紙張丟掉，讓你的工作桌面能更整齊有效率。
壞習慣7》沒有列工作優先順序
沒有設定工作優先順序是效率殺手。如果你面對一堆待辦事項卻不知該從何下手，那要如何最有效地創造最多工作產值？
你可以這麼做：在工作前一天決定各個事項的優先處理順序，建立一個小小的清單，確認你一抵達辦公室後要做的事；此外，在離開辦公室前整理桌面，讓你隔天一到公司就能立刻開始處理公事。
壞習慣8》不時查看社群網站
調研機構指出，每個美國人平均至少有3個社群媒體帳號；另外有51%的臉書使用者承認他們每天會上很多次臉書，4成受訪者表示很難改掉這個習慣。
你可以這麼做：在午休的時候滑臉書，善用20秒原則——把手機放在不容易拿到的地方，或是刪除App，讓你無法輕易使用臉書，久而久之，我們自然就會放棄這個習慣。
壞習慣9》感覺無聊
當被賦予一些自己沒有興趣的任務或例行性事務的時候，我們會失去認真專注的動機，進而分心開始做其他事。
你可以這麼做：換個想法，想想如何增進工作效率——列出3個你的工作所能促成的事情，讓自己對工作重燃信心。
壞習慣10》同時處理多件事情
研究顯示，當我們處理多件事情時，會降低工作效率。因為我們的大腦並不會等到完成一項工作後再切換到另一件事，而是會在不同任務之間不停啟動、暫停，這個過程將消耗大量腦力。
你可以這麼做：列出工作優先順序，一次處理1件事，等到事情完成後再做下一件事。
本文獲「經理人」授權轉載，原文：為什麼工作都做不完？拖垮你效率的10個壞習慣，請快戒掉
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