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為什麼工作都做不完?拖垮效率的10個壞習慣,請從今天起就戒掉

撰文者:經理人 / Eve 更新時間:2023-06-23 瀏覽數:3,277

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職場 工作 升遷 效率 合作

圖片來源:達志影像

工作中被打斷,容易讓人感到壓力、焦慮,進而影響工作表現。雖然我們都知道保持專注的重要性,但你真的準備好揮別那些惹人心煩的瑣事了嗎?若辦公室裡就是有個愛聊天的同事、響不停的電話,以及各種看起來很緊急卻不該由你處理的事,該怎麼辦?

這10種會害你分心的工作情境,你都遇過嗎?這些壞習慣,請一定要戒掉:


壞習慣1》不斷收信

大家都習慣透過E-mail溝通,但由於收件時間你無法掌握,常會有未如預期出現的E-mail及其隨之而來要處理的事,導致你原本規畫的待辦事項不斷變動,最後可能一件事都無法完成。

你可以這麼做:設定一個收E-mail的時間,否則你的時間都會用來處理別人的急事。除了有些一定得透過E-mail才能完成的工作,不然1天收3次信就已相當足夠。而最適合的收信時間點,可以設在開始工作後2小時、午休後,以及工作結束前1小時。

壞習慣2》不斷收到訊息的通訊軟體

通訊軟體常在不經意之下,大大增加我們工作的緊張和焦慮程度。在某些需要即時溝通的狀況中,通訊軟體能幫上大忙,但若你的工作完全被通訊軟體綁架、在上面進行無止盡的討論,就該適時做出改變了。

你可以這麼做:為使用通訊軟體設下界線,讓你的同事知道,何時不該預期你要即時回應。

壞習慣3》回電話

時常回覆電話會讓你沒時間做真正該做的事,但你又無法禁止別人打電話給你。

你可以這麼做:當你接起電話,讓對方知道你已收到他的要求、但會稍後再處理這件事;若不想接電話,你也可以設語音信箱,或請並非當下需要緊急處理事項的同事,改以E-mail和你連絡。

壞習慣4》協助同事

多數的工作都是團隊合作,但我們還是會需要自己的時間。有些時候,我們也必須在自己的工作和協助別人完成其工作之間取捨。

你可以這麼做:堅定地讓對方知道,你必須先完成自己的工作,只要你能先專心做事,稍後會很樂意協助對方。

壞習慣5》和同事聊天

辦公室裡總是有熱情、愛聊天的同事,雖然有人聊天是一件不錯的事,但有時他們並不知道自己正在拖延別人的工作時間。

你可以這麼做:如果你是在獨立辦公室裡工作,可以把門關上;若不是,當同事來隔間報到時,你可以善意詢問對方,是否可以等到你完成手邊工作?如果即使做到這樣,同事還是無法理解你的暗示,你可以更明確地告訴對方,自己現在正需要專心處理一項工作,無法跟他聊天。

壞習慣6》混亂的桌面

乾淨的桌面可以為你省下大把時間。研究指出,一般人平均每週花4.3個小時在桌上尋找紙張,而這段過程會帶來更多壓力和挫折。

你可以這麼做:花一點時間為各種檔案歸類,例如把文件依緊急程度分類等,並把不需要的紙張丟掉,讓你的工作桌面能更整齊有效率。

壞習慣7》沒有列工作優先順序

沒有設定工作優先順序是效率殺手。如果你面對一堆待辦事項卻不知該從何下手,那要如何最有效地創造最多工作產值?

你可以這麼做:在工作前一天決定各個事項的優先處理順序,建立一個小小的清單,確認你一抵達辦公室後要做的事;此外,在離開辦公室前整理桌面,讓你隔天一到公司就能立刻開始處理公事。

壞習慣8》不時查看社群網站

調研機構指出,每個美國人平均至少有3個社群媒體帳號;另外有51%的臉書使用者承認他們每天會上很多次臉書,4成受訪者表示很難改掉這個習慣。

你可以這麼做:在午休的時候滑臉書,善用20秒原則——把手機放在不容易拿到的地方,或是刪除App,讓你無法輕易使用臉書,久而久之,我們自然就會放棄這個習慣。

壞習慣9》感覺無聊

當被賦予一些自己沒有興趣的任務或例行性事務的時候,我們會失去認真專注的動機,進而分心開始做其他事。

你可以這麼做:換個想法,想想如何增進工作效率——列出3個你的工作所能促成的事情,讓自己對工作重燃信心。

壞習慣10》同時處理多件事情

研究顯示,當我們處理多件事情時,會降低工作效率。因為我們的大腦並不會等到完成一項工作後再切換到另一件事,而是會在不同任務之間不停啟動、暫停,這個過程將消耗大量腦力。

你可以這麼做:列出工作優先順序,一次處理1件事,等到事情完成後再做下一件事。

本文獲「經理人」授權轉載,原文:為什麼工作都做不完?拖垮你效率的10個壞習慣,請快戒掉
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