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想改掉講話沒重點的毛病?超人氣諮商師教你用4W1H加強表達技巧,讓溝通更順暢

撰文者:稻增美佳子 更新時間:2022-12-21 瀏覽數:2,237

關鍵字:

溝通 說話方式 關鍵訊息

敝公司在製作簡報大綱時,規定要依照4W1H來寫。4W1H具有讓對方更容易聽懂你在說什麼的效果,所以不只是書面報告,說話時也必須意識到這點。


假設你希望自己正在交往的對象減肥(What),這時必須先看著對方(Who),仔細思考要怎麼說,對方才願意聽進去。

明明自己是擔心對方的健康,偏偏對方是個對健康毫不在意、只想及時行樂的人,與其苦口婆心的解釋健康的重要性,不如挑明說「如果能再減5公斤,一定會更受歡迎」,對方可能更願意聽進去。

反之,如果對方也有點在意健康,你可以說「你知道太胖會導致文明病嗎?」「我希望你永遠健健康康」。

重點在於「為何要說這些話的理由(Why)」能不能觸擊對方的心弦。倘若Why不是簡單明瞭的訊息,就無法表達真正想說的話,也無法讓方理解。

上述的Why可以說是關鍵訊息。如果無法用一句話解釋清楚關鍵訊息,就證明想表達的輪廓還沒有很明確。比起要怎麼說,更應該把注意力,放在堅持可以補足關鍵訊息的意見和主張上。

搞定這個部分以後,再提出幾個減肥的方法(Which),表示自己也會幫忙,所以一起加油吧(How),或許對方就不會那麼難以接受了。

4W1H中,最重要的部分莫過於「你為何非這麼做不可」的Why。關鍵訊息不是What,而是Why。

我以下面的會議為例,請各位想像一下。

組長:「呃,有件事想麻煩大家。我們必須把3個月前的活動整理成報告,因此需要大家的協助。呃,報告的格式要按照業務報告用資料夾裡的營業活動表格來做。裡頭也有範本可以參考。還有...表格分成定期舉辦用與不定期舉辦用兩種,因此請小心不要寫錯了。呃,這次要用不定期舉辦用的表格。(底下的人竊竊私語)那個,我將在下星期的課內會議再進行確認,因此可能會很忙,請大家多多擔待。」

這樣看下來不難發現,組長根本沒有表達清楚。他沒有提到最重要的關鍵訊息,也就是Why。

同時,也沒有一起討論幾個選項中大家可以接受的方案(Which),只要求大家照自己提出的方法做(How)。這麼一來,聽的人想必滿心都是「不得已、不服氣的感覺」。

以下就來假設Why與Which吧。

Why=因為負責的窗口需要那次活動的訊息。

在這個層級,如果只是回答「為什麼?」就太淺了。或許也有人不懂「怎麼說」?為了讓對方聽懂你要表達的意思,必須將更冠冕堂皇的理由昇華為目的。達成這個目的對自己有沒有好處也很重要。

Why=負責的窗口會在電視節目中介紹這次的活動,當作行銷成功的範例(提升企業形象、對營收做出貢獻)。

這麼一來是不是變得明確一點,也令人更有興趣了?然而,應該會有人產生「即便如此,蒐集報告又能做什麼呢?」的疑問。也就是說,會有人質疑How的正當性。

因此Which也很重要。突然說出How以前,必須站在聽眾的角度,一起思考Which。舉例來說:「這是宣傳敝公司魅力的好機會,所以想給負責本案的董事完整的資料。我想到3個做法,各位認為哪個做法比較好?1.蒐集每個人寫的報告,加以彙整,與董事分享。2.找一個與董事分享資訊的場合,邀請所有人參加。3.選幾個與活動有關的成員讓董事問問題。請問各位有什麼想法?」

有2個人、3個人舉手,交換意見。

「其他人都沒有意見嗎?」

「感謝各位的意見。非常具有參考價值。接著我想請各位舉手表決。在此之前,如果主辦方沒有任何腹案,可能會被罵翻,所以我想提出一個方案。站在主辦方的立場,我想先蒐集每個人寫的報告,加以彙整,與大家分享。因為...。」

在這種情況下說出自己的想法,是以「因此最不會給大家添麻煩的方法是...」的感覺提出How。這麼一來,聽眾的接受度是否比剛才更高了?

如果是不擅長「採取能讓對方理解的方式說話」的人,請大膽採取這種有邏輯的說話方式。

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超人氣諮商師的低成本溝通術
作者:稻增美佳子
譯者:賴惠鈴
出版社:樂金文化
​​出版日期:2022/12/7

作者簡介_稻增美佳子
●人力資源學院副社長、經營管理諮商師。她也是商業突破大學研究所經營學教授,負責「企業研究」課程。

●學習院大學心理系畢業後,曾進入富士通擔任系統工程師,並於在職期間留學JAIMS(日美經營研究所)。之後離職、前往美國雷鳥全球管理學院研究所,取得國際經營碩士學位。學成歸國後,於1993年參與成立人力資源學院的計畫。

●在提供企業諮詢的同時,也開發Know How Do How的培訓課程。她一邊致力於社會企業,一邊擔任人力資源學院商管書的主要執筆成員。

●她花了18年的時間,以諮商師的身分協助團隊內部利害關係不一致的員工建立良好關係。同時也在網路上活躍,以研究所教授的身分指導看不見的學生,利用英文(筆譯、口譯、對話)串聯起不同的文化,協助身處不同世界的人們與團體建立關係,養成一套獨家的溝通習慣。

●本書是作者第一次公開其身為培訓課程、研討會講師,協助超過7萬人加強溝通技巧的教戰手冊。

譯者簡介_賴惠鈴
因為不想每天在固定的時間,去固定的地方做固定的工作,所以開始當起只能自己跟自己對話的自由譯者。過去創作文字,現在翻譯別人創作的文字,希望某天能聰慧到有本事創作與翻譯並行不悖。

譯作有《主力的思維》《補教老師的當沖日記 我用K線3年賺一億》《為何買股有90%的人賠錢,卻只有10的人賺上億?》等。


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