自動加薪術

上班族工作至少用到11種軟體?不想被時代淘汰,就要持續精進4大能力

撰文者:經理人 / Janis 更新時間:2023-07-12 瀏覽數:7,123

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職場 簡報 Excel 大數據 管理 工作能力

圖片來源:達志影像

在過去,如果談到職場必備技能,相信大部分工作者都會回答Word、Excel,也許再加上Powerpoint等文書處理工具,但放到今日的職場中,如果只掌握這些能力,可能已經不夠用了。

技術的爆炸性成長正重塑我們的辦公室,如今不論是業務、銷售專案經理或是設計師,老闆無非希望員工能具備數據分析的能力,甚至期待員工的視覺化能力,能夠做出精美的資訊圖表,再利用流利的口條表達出來。而當混合辦公、遠距辦公成為常態,員工還必須掌握各種數位協作工具。


IT研究及顧問公司顧能(Gartner)先前公布的《2022年數位員工調查》中提及,一名普通的辦公室上班族,在工作中至少需應用到11種軟體或程式,更有17%的人會使用到16種以上。老闆期望員工嫻熟掌握的技術,到底有哪些?

能力1》數據分析、基礎的coding能力

現今企業在銷售、生產等過程中產生的數據愈來愈多,如何有效利用數據力,就能展現競爭力的一環。

在數據分析中,具代表型的軟體有微軟的Power BI以及Salesforce旗下的Tableau。這些軟體能夠幫助員工結合多項數據來源,如電子表格、數據庫(database)或客戶關係管理(CRM)軟體等。

當需要處理的數據量過大時,學會使用Python來計算可能會更加容易。員工不需為了coding的技能而花上大把時間鑽研,擁有基礎的coding能力後,可以選擇下載開源程式碼再簡單修改即可。

目前Python的相關技能學習,位列領英(LinkedIn)線上課程中最受歡迎課程的第9名;哥倫比亞商學院(Columbia Business School)也曾表示,有超過一半的在校生,會在課堂上使用Python幫助計算。

能力2》簡報製作

老闆不只希望員工能夠簡單使用Word、Powerpoint這類文件和簡報軟體,更預期他們能夠運用其中的專業功能。

這表示在製作簡報中,不能只有靜態圖像,還要有動態畫面。為了製作精美的簡報,員工也會使用線上設計軟體Canva來輔助;文字部分,老闆則是希望看到更高級的排版,例如在簡報中的文檔之間可以相互連接,還要熟悉分享、評論等協作功能。

能力3》專案管理能力

組織和規畫類型的軟體,能夠讓部門之間、甚至跨部門的協調工作變得更容易,包括任務管理、時間追蹤、檔案共享等功能,Asana、Trello、ClickUp、Smartsheet都是相當受歡迎的軟體。

這些軟體能夠協助流程自動化,例如前一位員工完成任務後,就會自動提醒下一位;也可以應用於串接Google的雲端硬碟等,員工可以直接從專案管理軟體中找到相關文件。

能力4》導入自動化、善用生成式AI

不管軟體功能多強大,使用過程中還是需要人工反覆確認。若是能透過機器人讓流程自動化,只需要建立自動操作指令,就能省下大量重複性的任務。

無論是可以生成文本和程式碼的ChatGPT,還是生成圖像的軟體Stable Diffusion和Midjourney,如今生成式AI已經可以說是人人都能使用的技術了。

微軟推出了名為Copilot的服務,將GPT-4在內的AI模型,整合到Microsoft office系列軟體中,舉例來說,Word和Outlook將可以自動生成文本,PowerPoint也可以根據用戶所下的提示詞(prompt)以及文件中的其他素材,自動生成一份簡報;Salesforce的Slack也借助生成式AI的力量,協助用戶生成內容草稿。

《華爾街日報》建議當代工作者應掌握的技能

圖片來源:經理人

本文獲「經理人」授權轉載,原文:只會用Word、Excel已經不夠了!《華爾街日報》建議工作者必備的新技能有哪些?
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