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成為主管後,該如何調適步調與心態?資深人資顧問教你這樣做,精進管理技能

撰文者:Barbara Mitchell、Cornelia Gamlem 更新時間:2023-07-26 瀏覽數:1,926

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會議 管理時間 管理者

圖片來源:達志影像

要成為最好的管理者,你的工作中總會有一些新的東西可以學習。無論是新晉升的還是經驗豐富的管理者,都需要不斷地建立和精進自己的技能。本章提供了一些建議和最佳實踐方法,告訴我們需要不斷學習新技能並將它們付諸實踐!

問題:我認為公司在會議上浪費了大量時間,我希望會議更加有效率,該怎麼做呢?

答案:無論你詢問哪個管理者或員工,他們是否認為公司會議過多,他們的答案都是肯定的!因此,你應該想辦法盡力優化會議時間。你要學習如何管理會議,讓會議不會浪費團隊的時間和精力。以下介紹能使會議更加高效的方法:


1.制定基本規則,例如「我們準時開始和結束會議」、「每個人在會議上都有平等的發言權」、「每個人單獨發言」。在每個會議室張貼基本規則,直到它們成為公司文化的一部分。在每次會議開始前都要回顧這些基本規則。

2.在你安排會議之前,考慮一下是否可以透過電子郵件或電話來分享這些訊息。

3.邀請合適的人參加會議。如果一個同事沒有直接參與決策,或者沒有獨家訊息,那麼他就不用參加會議,但要讓他知道原因,因為他很有可能為自己能騰出時間去做別的工作而暗自竊喜。

4.會議必須有一個議程,並為每個主題分配時間。提前把議程發給與會人員,讓他們可以有備而來。安排一個人來計時,幫助主持人掌控進度。議程應該從最重要的話題開始,這樣能幫助大家按時完成會議。

5.如果還有上次會議留下的行動方案,請確保它們已經安排在議事日程上,負責人應隨時準備更新這些方案的進度。

6.作為會議主持人,如果你想要積極參與其中,就要考慮是否讓別人帶領會議,因為你很難在參與的同時還要主持。

7.指派一位人員在預定時間內撰寫和分享會議記錄。

8.會議主持者應鼓勵所有人參與討論。如果你提前分享會議議程,那麼每個人都應該作好參與的準備。切記,內向的人通常不會主動發言(除非他們被點名詢問,或者已經準備好分享的內容),但是絕對不要忽視他們——因為他們的見解可能會幫你找到一直在苦苦尋覓的解決方案。

9.嘗試新的會議形式。短期會議往往是高效且快速。短期會議在制定一個決策時十分高效,但是如果你有很多議題要討論,這種形式就無法發揮作用。你也可以考慮舉行一個「步行會議」。提前通知大家將舉行步行會議,地點在辦公大樓附近或周圍社區,並提醒他們穿著適合當天天氣的衣服。人們行走時比坐著更有創造力。理想的與會人數是2人到4人,這樣更方便傾聽彼此的想法。

總之,做一些這樣的改變,可以讓會議時間達到最佳化,勇敢嘗試一下吧!

問題:我現在是管理者了,我的生活也因此產生巨大變化。但我似乎沒有足夠的時間完成所有事情。我應該怎樣做才能把時間運用得更好?

答案:不僅僅是管理者,時間管理對每個人來說都是一個挑戰,然而管理者面臨著更高更多的要求。管理者的挑戰在於應對和滿足這些需求。

首先,記錄某幾天的時間是如何度過的。這會帶給你一些啟發:你在什麼情況下效率最高,什麼情況下效率最低。你知道自己需要委派下屬工作,在上面的問題中有些很好的技巧可以幫助你完成這項任務。除了委派之外,還要思考下列事項:

1.使用待辦事項清單。列出所有需要完成的任務,這是一種很好的方式,可以讓你在完成一項任務後繼續前行,並體驗成就感。當你安排任務時,要具體且詳細。如果你有重大的專案或工作,把它們切分成小任務。最後,將清單放在顯眼的位置,不要讓它和書桌上的文件混雜在一起。

2.考慮優先任務,這樣你就不會花太多時間在那些看起來很緊急的事情上(例如接電話),而沒有足夠時間在真正重要的事情上(例如關心顧客需求)。

3.保持工作空間整潔有序。不要讓待辦清單這類東西雜亂地堆放在桌子上,這樣你就能很快找到重要文件。

4.制定一個時間表,並盡可能堅持執行。例如,在一天的開始或結束時回覆電子郵件、撥打電話。每天結束時花點時間整理工作空間,這樣就能為第2天作好準備。

5.管理干擾的事物。不要覺得一收到電子郵件或訊息就必須馬上回覆,不是每個人都需要立即關注。當有人在沒預約的情況下前來拜訪時,你可以說自己正在處理重要的事情,詢問他們可否在你完成工作後再和他們會談。

6.不要拖延。有時候大型專案會讓人望而生畏,所以你很容易把它們推到一邊,直到你有一整天的時間來處理它們。問題是,這天似乎永遠不會到來。如果你每天花少量的時間在大型專案上,並完成與之相關的任務,你就不會感到不知所措。

7.避免承擔太多。學會說「不」,這可能是最大的挑戰,尤其是老闆的要求。你可以向對方提供備選方案,例如一頁的總結或多頁的報告。解釋為什麼你不能參加那個會議,如果部門需要有代表人出席,你可以派人替代你。

作為管理者和領導人,你能做的最重要的事情之一就是:管理你的時間並充分利用它。你會獲得更多成就,人們終將會注意到你。

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管理者解答之書:7大面向,116種問題,菜鳥也能快速對應
作者:芭芭拉.米切爾(Barbara Mitchell)、科妮莉亞.甘倫(Cornelia Gamlem)
譯者:胡曉紅、張翔
出版社:日出出版
出版日期:2022/03/16

作者簡介_芭芭拉.米切爾(Barbara Mitchell)、科妮莉亞.甘倫(Cornelia Gamlem)
【芭芭拉.米切爾(Barbara Mitchell)】
專業人力資源管理顧問,人力資源領域公認的專家。曾在萬豪國際(Marriott International)從事人力資源工作。創辦管理諮詢公司Mitchell Group,幫助各行各業解決人員和人才管理問題。

【科妮莉亞.甘倫(Cornelia Gamlem)】
曾任職於美國人力資源管理協會董事會、美國勞動部聯邦諮詢委員會以及財星500大IT服務公司,創辦管理諮詢公司The GEMS Group, Ltd.,為企業提供員工關係、勞動力多樣性、人力資源和業務相關問題的解決方案。


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