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進入新職場,該先花時間維持人際關係嗎?過來人一針見血:沒有做事談何做人

撰文者:方格子/光淺JY 更新時間:2023-09-15 瀏覽數:4,533

圖片來源:達志影像

從企業跳去當公務員的事情常常發生,但你有聽過從公務員轉職成私人企業員工後,還可以保持高度職場競爭力,加薪幅度達到18%嗎?

我曾在公家機關服務5年,跨領域轉職到私人企業已經超過1年了,我發現那些原以為只適用於政府工作的技能,不僅讓我在新的工作中輕鬆駕馭,還讓我贏得了主管與同事們的尊重和信任。


現在,我迫切希望分享其中的3項關鍵技能:會議技巧、溝通關鍵與職場人際。

會議技巧:把握時間、達成目的、落實決議

在政府機關的日常工作中,永遠有開不完的會議,對長官來說,你沒有重要到他要為你延遲下一個會議,因此一個優秀的會議是要在有限的時間讓人想聽你講話,達成你要推動的目的並促使與會者落實決議。

階段1:會議前準備

沒有好的事前準備,即難成就一場有效的會議。

確保每位與會者都明確了解會議時間、地點、主題和議程,如有簡報也需要事前提供,尤其現在愈來愈多的視訊會議,對方的設備不一定能夠清楚的看見你共用的畫面,因此事前提供簡報能讓與會者方便在另外一台設備看清內容。

即使對方不一定會在事前看你準備的資料,透過上述的準備過程不僅能強迫自己用心準備,也能確保會議進行得有條理。而且,以我在公家機關的經驗,如果你能夠在會議前1天~2天就把準備好的紙本資料送給給長官的秘書,讓他不用特地打電話詢問,那秘書們一定會很愛你。

階段2:會議中主持

如果你有幸自己主持這場會議,聚焦議題、確認共識和控制時間是關鍵。

我會在會議的一開始先告訴所有與會者,我會先快速preview該議案內的討論重點,並請所有與會者暫時不要打斷我,確保所有人對要討論的內容有初步的認識後,再開始針對議題逐一討論。

討論過程中,如果有人離題,則涉及到他想要討論的議題與我們正在討論的議題是否有因果關係,如果沒有,我會直接請他暫停,等到該議題時再討論,或者納入臨時動議,會議最後再討論。

針對每一個共識與決議,我會重複一次來確定大家真的同意,進入下個議題前,也會詢問大家是否還有要補充(同時確保某些小王八蛋們不敢事後補刀說沒有尊重他的意見,呵呵)。此時有些與會者可能想要再話說從頭一次,我會直接告訴他,這個階段我們正在確認決議,不用再重複大家已經知道的內容。

在會議過程中,你完全不用害怕打斷別人,因為會議的時間有限,只要有禮貌並且有具體原因,直接請對方停止離題,才是對所有與會者的尊重。

還有,請務必不要耽誤與會者的午休與下班,無論是否可以申請加班

階段3:會議後紀錄

缺乏會議記錄,就缺乏下一步的行動。

會議紀錄包含:與會人員、會議目的與議題、重要討論點與結論、下一步行動並指派責任與畫押交付期限。如有新的議題也應該記錄下來,以避免遺漏,並且確保能夠得到後續的處理。同時紀錄應該要盡量精簡,才能更快速的回想,也可以用資訊圖表來表達。

溝通關鍵:降低成本,更有效的被理解

有效溝通最重要的關鍵,是自己主動降低別人與你溝通的成本。

假設你是一個凡事都要話說從頭、搞不清楚重點、不確定自己要表達與爭取什麼、講著講著就離題、開頭與結尾的訴求是髮夾彎,通常你的同事與主管會覺得,和你講話也太累了吧!一旦建立起這樣的印象,別人看到你走過來就心生恐懼,那談什麼溝通?

尋求同事協助時:釐清目的,提高效率

每次要跟同事溝通時,請務必先跟你自己確認你要達成的目的是什麼,再來逐一盤點目前狀況、可能方法、潛在風險。你可以用「能否用簡單的語言寫下」做為檢視標準,如果你沒有辦法用簡單的語言條列式摘要你的想法,那你可能想得還不夠清楚。

與別人溝通時,最好的破題法就是說出你的目的是什麼,確定對方聽懂你的目的,他才能協助你達成目的。你也可以同步分享你寫下來的重點,讓對方可以邊看邊與你討論。

提請長官決策時:精準表達,高效決策

讓長官能夠決策,是你的工作。

公家機關裡面有一個很奇妙的生態,長官可能完全不了解你的專案、可能完全不了解前因後果、甚至完全不是相關領域出身的人,他卻被迫要告訴你要怎麼做。因此把「要請長官決策的事情」整理到他可以直接決策的程度,便是你的工作,如果在這過程中你能夠引導他做出想要的決策,那就更好了。

簡明扼要的報告:將要請主管決策的事情,以簡明扼要的方式整理。避免冗長的描述、過多的技術術語與細節,重點突出你需要的幫助或決策,讓主管意識到自己必須做出回應。

提供必要的背景資料:包含關鍵數據、市場趨勢、競爭狀況、法規限制等,特殊情況也要事先說明,例如哪些更高層的主管在關注、是否有過相關的表態等。所有的背景資料事先消化整理過,確保主管在有限的時間內理解。

準備潛在方案與比較:提請主管決策前,至少準備2個潛在方案或解決方法,並進行優、缺點分析,考慮可能的風險和影響。除了幫助主管更好地評估不同方案的可行性外,如果你在事前就發現某一方案造成的風險太高,你可以不提出這個方案,或者主管突然提出時,你就有相關的資料可以即時勸退。

透過這些步驟,您可以確保您的向上溝通是有效與準確的,最重要的是,引導決策結果在你可接受的範圍內,而不是放任主管天馬行空做出無法落實的決策,反而讓自己更痛苦。

職場人際:想做人?沒有做事談何做人

職場做事與做人本來就不是2選1。

把事情做好才是打造人際關係的第一要件

公司花錢請你就是要來做事,就算你想要做人,那你唯一的管道也是把事情做好。如果你每天為工作環境帶來歡樂,但做事是個大雷包,其他同事感受到應該是白目而不是歡樂。

當然,我不否認做人的重要性,不過其實你只要把事情做好了,那在做人方面你就已經成功了70%。

因此,無論你是否有意想要建立職場人際關係,最重要的是確保你的工作品質,讓其他人看見你的工作成果和專業態度,別人就會想要跟你建立人際關係了。

多做一點點就會比別人亮一點

要讓別人輕易的看見你的工作成果,其實只要你比別人多做一點點。例如團隊中有拖延的陋習,那麼你就成為一個準時的人,從不延遲交付工作成果。或者團隊的文書能力其差無比,同事主管之間總是看得非常痛苦,那麼你做的文件只要排版清楚明瞭,能夠幫助別人輕鬆閱讀,那就會很顯眼。因此你不需要極致的卓越,只要看見團隊中的不足,比你的同事用心一點點就可以。

不要參與任何的派系鬥爭,因為你不夠格

公家機關會有的派系鬥爭,到了私人企業也不例外。我剛到現職公司時,帶我的直屬小主管就叨叨絮絮的跟我講起了辦公室政治,也可以看到他企圖角力,拉攏自己的隊員,有自成一格的野心。但以我在公家機關的經驗,每天開會的對象隨隨便便都是個副局長、局長起跳,不忍覺得,天啊大哥你小咖到完全沒有資格搞派系鬥爭耶。因此,請不要積極參與任何的派系鬥爭,因為作為一個小職員的你完全不夠格,只會顯得自己像個跳樑小丑。

結語:不論你在何處,培養自己帶著走的技能

在這篇文章中,會議技巧教我們如何有效主持會議,並確保討論順利進行;溝通關鍵教導我們降低理解成本,使資訊流通更順暢;而在職場人際方面,能夠了解到真正的亮點在於做好自己的工作,遠離派系鬥爭,並在細微之處取得差異。

職場環境會不斷的轉變,不論在什麼樣的職場環境中,最重要的都是讓自己持續進步與成長,希望這3個能夠為你加薪18%的3大公務員技能能夠對你的職場生活有幫助。

本文獲「方格子直送計畫」授權轉載,原文:從政府轉職企業,讓你加薪18%的3大公務員技能!

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從事內容創作者/特約顧問/公共政策評論/你的心靈陪跑者。原則是,廣而淺,淺而廣,每一則書信,都是偷偷告訴你的故事。


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