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工作總被新郵件打斷,光回信就耗費大半天...職能治療師:利用這時候處理,才不會浪費大腦能量

撰文者:菅原洋平 更新時間:2023-09-28 瀏覽數:1,856

圖片來源:達志影像

明明大家的工作時數都一樣,為何好像只有我永遠都有做不完的工作?該做的事堆積如山,卻總是不得要領!光是回覆郵件,一個上午就沒了...。一有新的訊息通知,工作就會中斷...。

到公司後,不要先檢查email

1.傍晚時分,人的核心體溫較高,效率亦較佳,可斟酌安排工作。

2.規定自己必須在「能確實回應」時,才檢查電郵或社群軟體。


能解決此困擾的原因

1.刻意安排查看郵件的時間,較能減少預測和結果的落差。

2.起床4小時後,大腦迴路最為活躍,此時必須優先處理能在短時間內完成的實務工作。

早上是大腦最淸醒的時段,只用來檢查郵件太可惜了

一上班就馬上檢查郵件,實在太浪費了!起床後2小時~4小時的期間是大腦最清醒、工作最有效率的時段,若把這樣的腦力用來應付各種超乎想像的任務(檢查email常有意外的驚喜),將大量消耗腦部能量。為此,當大家進到公司之後,請先從能短時間處理完畢的實務工作開始,並將確認、回覆郵件等,改至「能確實回應」的空檔再做。

另外,人們的工作效率會因時段而有所不同,其關鍵是核心體溫(Core temperature,即內臟的溫度)差異。人類的生物節律是以4-6-11睡眠法則為基礎,而體溫上升的傍晚時分其實亦是工作效率較好的時段。然而大部分上班族到了傍晚時分也差不多該下班了,如此一來,就會產生所謂的社交時差(Social jetlag,即實際工作時段和生理狀況最佳的時段有落差)。還請大家依據個人實際工作狀況,斟酌調整工作安排。

不使用時,就把電腦螢幕關起來

1.戒掉使用便利貼提醒自己待辦事項的習慣。

2.依照工作時段,有意識地登出或關閉電腦螢幕。

能解決此困擾的原因

關閉電腦螢幕,斷絕大腦對各式通知做出反應的機會。減少資訊輸入,大腦較不容易囤積疲勞。若要提高大腦的工作效率,必須刻意在一段時間內只專注於一項工作。

不要浪費大腦能量,適時關閉電腦螢幕,減少干擾

工作時明明非常專注,螢幕畫面的角落卻動不動就跳出新郵件、通訊軟體通知。此時大部分人都會被迫中斷工作,將訊息點開來查看。像這種時候,建議大家依照當下處理的業務(例如紙本作業),有意識地關閉電腦螢幕。由於螢幕通常會位於工作時的視線範圍內,不論有沒有新的通知,大腦都會下意識地對電腦螢幕產生反應,如此一來,大腦就會白白浪費能量,並持續囤積疲勞。

另外,大腦能夠同時進行的工作最多只有2件;一次可記憶的容量最多4件。如果你在螢幕上貼滿待辦事項的便利貼,大腦就會企圖記下那些待辦事項,導致專注力下降。為避免大腦分心,請把待辦事項減少至一項;工作記憶才能更有效地發揮作用並提高效率。

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作者:菅原洋平
譯者:羅淑慧
出版社:方言文化
出版日期:2023/01/13

作者簡介_菅原洋平(Yohei Sugawara)
知名職能治療師。現任Uchronia有限公司負責人。主持Active Sleep教練培訓課程。

1978年於日本青森縣出生。國際醫療福祉大學畢業後,考取職能治療師執照。結束國立醫院機構的腦部復健工作後,目前在專為商務人士進行心理護理的BESLI CLINIC身心科診所(東京都千代田區),負責不仰賴藥物的睡眠門診;同時也在全國各地推行運用生物節律與腦部結構的企業研修。

自2020年起,所有活動皆改為線上舉行,同時也積極推動遠端工作的生產力提升,相關活動亦深受電視或雜誌等媒體的矚目。

審定者簡介_邱玉京
高雄醫學大學醫學系畢業,曾任馬偕醫院、耕莘醫院精神科主治醫師。目前執業於身心科診所,學習活出更自在的生活。

譯者簡介_羅淑慧
國立高雄第一科技大學日文系畢業,曾任出版社編輯。自2008年起專職翻譯,迄今譯作超過百本,包含辦公室應用工具書、商業理財、經營管理、醫療保健、食譜等領域。

聯絡信箱:Lo.Yosie@gmail.com


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