進修充電
做好時間管理，就能完成所有工作？若是愈來愈忙，恐怕你已掉入「時間陷阱」
撰文者：經理人 / 莊彙翌 更新時間：2024-02-16
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圖片來源：達志影像
以前在《衛報》（The Guardian）寫生產力主題專欄的奧利佛．柏克曼（Oliver Burkeman），曾經是個「生產力狂」。他用番茄鐘工作法，以25分鐘為單位，劃分1天的行程，並認為只要找到正確的時間管理方式，加上正確的習慣和自律，就能提高生產力，解決所有工作。
就跟許多人一樣，他失敗了。他在著作《人生4千個禮拜》中提到，無論自己再努力，仍沒有辦法維持足夠的效率和自律，也無法完成所有事。
這些試圖掌控時間的方法，鼓勵人們從有限的時間中獲得最大效益，卻「變得壓力更大、更不快樂」，這些技巧或許有用，但成功縮短做某件事的時間以後，人們反而變得更忙。
回過頭來看，你的行事曆是否也被工作塞滿，覺得自己非常努力提升效率，卻有更多的事情跑出來，永遠做不完？
效率至上的管理法，反而使工作不斷增加
人類學家愛德華．霍爾（Edward Hall）曾比喻，時間就像是輸送帶上不斷經過你面前的紙箱，如果要妥善運用時間，就要在這些紙箱經過面前時，填滿它們；如果事情做不完，人們會感到忙碌而心情不佳，但事情太少，又會覺得浪費紙箱的空間，於是找了更多工作來填補。
這樣一來，導致了一種效率陷阱，例如《母親有了更多工作》（暫譯，原文為More Work for Mother）裡提到，洗衣機、吸塵器的發明，是為了節省做家務的時間，但有這些家電後，人們提高了清潔的標準，結果又有更多事要做，反而抵銷了機器帶來的好處。
又或者，電子郵件和即時通訊工具被發明後，全世界的人都可以隨時隨地傳訊息給彼此，溝通效率本應提升；不過，《沒有Email的世界》一書中，引用軟體公司RescueTime的時間追蹤軟體數據發現，用戶平均每6分鐘就檢查訊息或郵件，由於溝通頻率增加，造成人的注意力頻繁轉換而耗損，產生疲憊感，反而更沒有效率。
因此柏克曼撰寫了《人生4千個禮拜》，提醒人們，是時候從效率至上的時間管理中抽離了。因為人生有限，絕不可能有時間做自己想做或完成別人要求的每一件事，需要學著決定哪些事該做，哪些事情不做。
列出最重要的3件工作，並依進度完成
《最有生產力的一年》作者克里斯．貝利（Chris Bailey）表示，並非每件事情同樣重要，有些事情的投資報酬率一定比其他事情來得更高。書中引用「80／20法則」，認為少數的任務（20%）能造就大多數的成就（80%）。
首先，列出自己要做的所有工作，再來問自己：哪3件任務能獲得最多成就？以貝利為例，依序為「寫出從計畫中學到的東西」、「在自己身上做生產力實驗」、「閱讀並研究生產力」，其他像是採訪專家、回訊息等，雖然該做，但成就較小，不適合列入。
不過，工作當然不能只做3件事，所以要設想今天和這週結束時，希望完成哪3件事，比如寫完一篇稿、回覆郵件、到圖書館借書等；私事也可以比照這個做法，列出3項該完成的事。
有時候為了超前進度，會想要多做一點，然而《努力，但不費力》提到，這樣一來，就會陷入疲累、休息、惡補的循環，所以要設定上限，把進度設定在合理範圍內，例如每天打電話給5位客戶、最多10位，工作應該穩定步調，不多做也不少做。
圖片來源：經理人
本文獲「經理人」授權轉載，原文：愈管理時間，愈覺得不夠用！這6種「時間陷阱」，你中了嗎？
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