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做好時間管理,就能完成所有工作?若是愈來愈忙,恐怕你已掉入「時間陷阱」

撰文者:經理人 / 莊彙翌 更新時間:2024-02-16 瀏覽數:1,809

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職場 效率 生產力 柏克曼

圖片來源:達志影像
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以前在《衛報》(The Guardian)寫生產力主題專欄的奧利佛.柏克曼(Oliver Burkeman),曾經是個「生產力狂」。他用番茄鐘工作法,以25分鐘為單位,劃分1天的行程,並認為只要找到正確的時間管理方式,加上正確的習慣和自律,就能提高生產力,解決所有工作。

就跟許多人一樣,他失敗了。他在著作《人生4千個禮拜》中提到,無論自己再努力,仍沒有辦法維持足夠的效率和自律,也無法完成所有事。


這些試圖掌控時間的方法,鼓勵人們從有限的時間中獲得最大效益,卻「變得壓力更大、更不快樂」,這些技巧或許有用,但成功縮短做某件事的時間以後,人們反而變得更忙。

回過頭來看,你的行事曆是否也被工作塞滿,覺得自己非常努力提升效率,卻有更多的事情跑出來,永遠做不完?

效率至上的管理法,反而使工作不斷增加

人類學家愛德華.霍爾(Edward Hall)曾比喻,時間就像是輸送帶上不斷經過你面前的紙箱,如果要妥善運用時間,就要在這些紙箱經過面前時,填滿它們;如果事情做不完,人們會感到忙碌而心情不佳,但事情太少,又會覺得浪費紙箱的空間,於是找了更多工作來填補。

這樣一來,導致了一種效率陷阱,例如《母親有了更多工作》(暫譯,原文為More Work for Mother)裡提到,洗衣機、吸塵器的發明,是為了節省做家務的時間,但有這些家電後,人們提高了清潔的標準,結果又有更多事要做,反而抵銷了機器帶來的好處。

又或者,電子郵件和即時通訊工具被發明後,全世界的人都可以隨時隨地傳訊息給彼此,溝通效率本應提升;不過,《沒有Email的世界》一書中,引用軟體公司RescueTime的時間追蹤軟體數據發現,用戶平均每6分鐘就檢查訊息或郵件,由於溝通頻率增加,造成人的注意力頻繁轉換而耗損,產生疲憊感,反而更沒有效率。

因此柏克曼撰寫了《人生4千個禮拜》,提醒人們,是時候從效率至上的時間管理中抽離了。因為人生有限,絕不可能有時間做自己想做或完成別人要求的每一件事,需要學著決定哪些事該做,哪些事情不做。

列出最重要的3件工作,並依進度完成

《最有生產力的一年》作者克里斯.貝利(Chris Bailey)表示,並非每件事情同樣重要,有些事情的投資報酬率一定比其他事情來得更高。書中引用「80/20法則」,認為少數的任務(20%)能造就大多數的成就(80%)。

首先,列出自己要做的所有工作,再來問自己:哪3件任務能獲得最多成就?以貝利為例,依序為「寫出從計畫中學到的東西」、「在自己身上做生產力實驗」、「閱讀並研究生產力」,其他像是採訪專家、回訊息等,雖然該做,但成就較小,不適合列入。

不過,工作當然不能只做3件事,所以要設想今天和這週結束時,希望完成哪3件事,比如寫完一篇稿、回覆郵件、到圖書館借書等;私事也可以比照這個做法,列出3項該完成的事。

有時候為了超前進度,會想要多做一點,然而《努力,但不費力》提到,這樣一來,就會陷入疲累、休息、惡補的循環,所以要設定上限,把進度設定在合理範圍內,例如每天打電話給5位客戶、最多10位,工作應該穩定步調,不多做也不少做。

圖片來源:經理人

本文獲「經理人」授權轉載,原文:愈管理時間,愈覺得不夠用!這6種「時間陷阱」,你中了嗎?
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