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簡報大量使用圖表，有時反而模糊焦點…想讓聽眾更快抓到重點，該怎麼做？
撰文者：劉奕酉 更新時間：2025-05-02
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圖片來源：達志影像
藉由結構化思考，你可以提煉出報告的核心觀點，並以邏輯清晰的架構呈現。
而透過視覺化表達，則可以將這些觀點以更直觀、易懂、且引人入勝的方式呈現出來，讓你在一頁報告的階段就能抓住所有人的目光與注意力，達到事半功倍的溝通效果。該如何視覺化表達呢？
「我覺得可以加入一些圖表或圖解。」
「加入一些新品或通路的圖片如何？應該更能吸睛吧。」
「在重點數字或關鍵字上加粗字體、用顏色凸顯。」
「可以把文字精簡，現在的字太多了。」
等等，別急著太快跳入「視覺化」的坑。視覺化只是手段，目的是為了更好的理解與溝通；千萬不要為了視覺化而視覺化。當然，這些想法或許是個好建議，不過可以再想想：
◆為什麼要加入圖表或圖解？現在遇到了什麼問題需要這麼做？
◆加入圖片聽起來不錯！不過這樣真的能更吸睛嗎？又為什麼需要這樣做？
◆加粗字體、用顏色凸顯是個好建議。但哪些是重點數字或關鍵字？同樣的，不這麼做會遇到哪些阻礙嗎？
◆文字精簡也許是對的方向；不過，字太多是個問題嗎？
我想告訴你的是：視覺化能增進理解，但增進理解未必需要視覺化。我們可以先檢視一下現在的一頁報告有什麼閱讀或理解上的阻礙？
1.標題僅有明年業績目標，挺無感的。
2.副標過於平鋪直敘，無法直覺理解內容的重點。
3.內容過於冗長，可以精簡文字或更簡潔的換句話說。
為了解決這些阻礙，我們可以這麼做（圖4-13）：
1.提升標題與報告對象的連結性。
2.將關鍵訊息與副標結合，更好理解要表達的觀點。
3.精簡文字，用簡潔口吻帶出重點，不需要過多細節。
首先，在標題上調整為「強化品牌與通路合作，逆勢成長、創造雙贏」來強調公司與通路之間的緊密合作，才有機會在大環境不佳的條件下逆勢成長，創造雙贏局面，公司業績成長、通路也能帶動整體銷售。
其次，在3個副標上結合關鍵訊息做出調整，讓報告對象看到副標就能理解重點。
最後，是精簡訊息的文字描述，刪除過多的細節，比方說「運用電視、數位、戶外廣告、社群媒體和網紅名人等管道進行產品宣傳」可以簡化為「運用多元媒體和網紅名人等管道進行產品宣傳」這樣的說法，盡可能讓每個條列訊息維持在1行就能讀完（圖4-14）。
此外，將標題的字體放大，和副標、內容做出區隔。
像這樣的條列方式，就是一頁報告最典型、卻也是最有效的形式。有明確的觀點訴求、報告中的重點訊息，以及關鍵數字，就足夠滿足報告對象的需求。別忘了，一頁報告的目的是為了增進對方理解與閱讀後續報告的意願，而不是取代完整報告的功能。
因此，不需要為了過度強調視覺化而強行加入圖表、圖解等元素。
比方說，像圖4-15這樣的一頁報告，雖然加入了更多視覺化元素，但對於訊息傳達的成效並沒又太多提升；甚至可能因此模糊了報告對象的焦點，或是需要說明更多來解釋。
花了更多時間精力，卻沒能提升成效，就失去了一頁報告的本意。
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書籍簡介_看得見的高效思考：一流工作者教你把思考轉換成圖像，讓每次表達都直擊人心
作者：劉奕酉
出版社：天下文化
出版日期：2025/02/27
作者簡介_劉奕酉
現為鉑澈行銷顧問策略長、「簡報．簡單報」創辦人。曾於LinkedIn旗下最大簡報分享網站Slide-Share獲得年度Top 5%簡報者殊榮，於2017年成為知識型自雇者，專注在職人簡報、邏輯思考與商業思維的研究、思考、表達與問題的培訓與顧問服務上，至今累計百場以上培訓與演講，客戶包括微軟、松下、太古可口可樂、聯詠、微星、中信、富邦、國泰等知名企業。
擅長邏輯思考、數據分析、策略規劃、資訊視覺化與商務簡報等領域。曾在高科技產業任職超過十年，具有策略行銷與高階幕僚經驗。任職高階幕僚期間，經常需要因應老闆的要求，在最短的時間內找到問題的解法，與最佳的呈現方式。他的經驗練就「從想法到形成觀點；從觀點到精準傳達」的思考力與表達力，也就是這本書裡所提及的高效思考術。
著有暢銷書《我用模組化簡報，解決99.9%的工作難題》、《高產出的本事》、《高勝算的本事》，及《20道資料視覺化難題全解析》。
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