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工作好多，時間總是不夠用？管理大師杜拉克建議：別把時間花在無謂的瑣事
撰文者：經理人 / 吳美欣 更新時間：2023-12-18
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圖片來源：達志影像
你都如何運用1天的工作時間？管理大師彼得．杜拉克（Peter Drucker）在《杜拉克談高效能的5個習慣》中分享1個案例：他曾問某家公司董事長的工作內容，該董事長認為他的時間有1/3花在跟高階主管談話、1/3跟重要客戶談話、1/3投入公益服務。
但請祕書幫忙記錄時間後，發現他的時間大部分花在打電話追問工廠進度、幫他認識的客戶安插訂單，而且由於他的干預，還造成工廠生產速度變慢。
這是工作者常見的毛病，認為自己花時間在高產值、很重要的任務上，然而只要仔細檢視，會發現根本不是那麼一回事。
工作者經常埋怨時間不夠用，但回想一整天的生活：一早進辦公室，忙著回覆待處理的電子郵件，準備做正事時，突然一通電話進來，跟你討論客戶的狀況；講完電話後，只剩1個小時可以處理份內的事，這段時間還不夠你蒐集資料；緊接著是和客戶餐敘，下午又要開半天的會議——整天下來，你忙得團團轉，最重要的專案依然沒有任何進展，只好含淚把工作帶回家。
杜拉克表示，大部分的工作，尤其是知識型工作，即使是很低的產出，都會耗費大量時間，例如撰寫一份報告，光是蒐集、整理資料、草擬初稿，可能就得花費6小時～8小時。
但「時間」與其他資源不同，企業裡的人力、物資、廠房，甚至是資金，幾乎都可以用金錢換取或找到其他替代方案，只有時間，無論如何都不可能增加。因此如何有效運用，是所有經理人都想知道的答案。
在資源稀缺的情況下，欲達成高效工作，首先，你必須弄清楚自己平常把時間用在哪些地方；接著，減少沒有生產力的時間花費；最後，是盡可能把零碎時間，整合成可連續運用的大量完整時間。
時間都花在哪裡？找出沒有生產力的活動
記錄，是抓出時間浪費最簡單的方法。不限於任何形式，你可以自己寫時間日記、請祕書幫你記錄，重要的是，每件事情要「即時」記錄，也就是事情發生時，就把你正在處理的事情、花費的時間寫下來，而不是事後回溯。記錄一段時間之後再回頭檢視（例如每半年回顧1次），進而檢討跟修正自己運用時間的方式。
就像文章開頭提到的董事長案例，藉由檢視時間紀錄表，找出沒有生產力、浪費時間的活動。工作者要針對時間紀錄表上的項目，問自己以下2個問題：
1.「如果不做這些事情，有什麼差別？」如果答案是「不會有任何差別」，就無須再做這些事情了。
2.「我的時間紀錄表上，哪些活動可以請人代勞？」把不需要親自處理，而且其他人可以代勞的事情，交代給部屬或同仁，例如飯局、拜訪舊客戶的出差行程、沒有自己在場也能進行的會議等，把時間留給最重要且必須要完成的任務上。
通勤時收發e-mail，一進辦公室立刻開工
記錄自己的時間花費後，會發現繁瑣卻必須執行的事情，占據了大半工作行程，像是會議、收發e-mail等。這個事實可能令人有點沮喪，但是使用一些技巧，就能有效增進處理瑣碎事情的效率。
《杜拉克談高效能的5個習慣》中指出，領導者可以向部屬提問：「我做的哪些事情，不僅沒有提升你的工作效能，還浪費了你的時間？」你就會發現，大部分會議其實不需要那麼多人參加，只需要邀請有直接相關的人參加即可。
但是在專案衝刺、不得不開會了解團隊近況時，《SCRUM：用一半的時間做2倍的事》建議，與其1個月～2個月才召開1次冗長的會議，不如每天召開會議，並以每次15分鐘為限。
會議主持人可以向團隊詢問，「你昨天做了什麼事情，協助團隊完成目標？」「你今天打算做什麼事情，協助團隊完成目標？」「有什麼阻礙團隊前進的因素？」等，以便快速掌握專案進度。
《10分鐘完成每件工作》提到，通勤時間最適合拿來處理e-mail，無須每封閱讀，先瀏覽寄件人、信件主題與開頭的幾行內容，判定是否與自己有關；有些需要你花時間思考如何回覆的信件，則可以另外空出時間答覆，先閱讀其他需要閱讀的信件，才不會因為一封e-mail而耽擱整體流程。
只需要回覆「是」或「不是」、「好」或「不好」的信件，工作者就無須花太多時間構思內容；若是需要經過公司內部協調的，可先回覆對方「收到信件，但因公司內部需要討論，請再給我1個星期」，才不會讓對方再打電話來確認。
瑣碎雜事集中處理，預留不受干擾的時間
弄清楚時間花費在哪裡之後，《杜拉克談高效能的5個習慣》建議，工作者必須整合可自行支配的時間，並在這段期間內不受打擾地完成重要工作——1個星期安排1天～2天專屬於自己的時間，將會議、問題討論等活動排在其他工作天；或者是每天早上安排在家工作1小時，將精神最好的時段留給關鍵任務。
圖片來源：經理人
手寫也有助於提醒自己聚焦重要工作，《工作與生活的技術》提到，每天早上開始工作前，先寫下今天有什麼待辦事項，在筆記本左邊寫下最重要的3件事情、右邊寫下如果還有時間或空檔時，想要處理的任務或生活瑣事，以可視化的方式，提醒自己專注於完成今天的目標，不被其他任務吸引而失焦。
《葛洛夫給你的一對一指導》指出，每天一早先預想每件事情需要花費的時間，寫下當天的活動；日常工作盡可能保持規律，從需要完成的事情當中，找出基本模式，把類似的活動放在一起，例如打電話、收發信件等，將其集中起來並在某個時段一起解決。
時間是稀少的資源，杜拉克表示，除非工作者能好好管理時間，否則難以管理其他資源；藉由分析自己如何運用時間、刪去不必要活動、預留不被干擾的空檔，是邁向高效能的關鍵。
圖片來源：經理人本文獲「經理人」授權轉載，原文：別把你的時間，拿來做無謂的瑣事！高效工作的第1步：聰明管理時間
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