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    Smart智富密技第90期

    文件編輯篇1》

    與同事合作項目時 如何共用文件?

    撰文者:陳彥丞2017-07-26
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    Q》小軒要和同事合作,負責今年的年中銷售報告,她希望報告的內容可由大家一起合作,有什麼適合的工具可以使用嗎?

    A》想要與別人一起撰寫文件時,可以善用「Google文件」。它的功能與一般常用的文件編輯軟體相似,優點在於可以讓大家在網路上即時編輯、討論,不受時間與地點的限制。

    對每一位工作者來說,都常有與他人合作的機會,像是一起完成一份企畫案或試算表。合作過程中,碰到意見或看法不同時,往往要和他人不斷確認,無形中耗費許多時間,也降低工作效率。想要提高與他人合作的效率,究竟要怎麼做呢?

    「Google文件」可說是這個問題的最佳解答之一。Google文件最大的特色,在於提供多人同時編輯文件的環境,任何文件中的變更,都會反映給所有共用者,等於可在Google文件上即時溝通。另外,由於Google文件十分注重與他人共享、編輯的機制,其中也有許多必學的眉角,才不會發生對方無法編輯,甚至文件外流的窘境。

    操作技巧》
    多人共同編輯文件,須設定好使用權限
    Google文件不只能編輯常見的Word格式檔案,使用者也能夠透過它建立與編輯試算表(Excel格式)與簡報(PowerPoint格式)。在操作上,Google文件與一般常用的軟體大同小異,因此以下學習重點,著重在如何和他人一起共同編輯文件。

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