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    Smart智富密技第90期

    文件編輯篇2》

    多人編輯同份文件 哪個才是最新版本?

    撰文者:陳彥丞2017-07-26
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    Q》阿宏正在寫活動企畫案,並會上傳到Google文件與同事共用,但他擔心如果自己更新了版本,該怎麼讓同事知道呢?

    A》若利用Google文件與他人分享、共用,可透過「活動」功能查到個別文件、試算表與簡報的修改紀錄。Google文件還可找回過去上傳的版本,讓每一位共用者都能了解文件是否經過修改。

    當發現Google文件上,與同事一起共用的報告書,內容和上次編輯時不同,光是確認是哪一位同事、做了哪些變更,就得花費許多時間。其實,Google文件提供多人同時在線上編輯的功能之餘,也有方便的版本管理方式。

    在Google雲端硬碟檢視文件時,可以善用「活動」的功能,此功能會顯示在什麼時間,哪一位使用者對哪一份檔案,執行了什麼動作,等於這份檔案完整的歷程紀錄。

    有了這些版本與修改的詳細紀錄,就可以掌握檔案的各種更動。如此一來,使用者便不用擔心每次有修改、或上傳新版本時,還要自己花時間進行比對或確認。

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