名人沒說的事
一天工作11小時也能陪家人，台灣NEC總經理：我下班前收件匣的未讀提示一定是零
撰文者：周頌宜 更新時間：2019-08-19
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攝影：賀大新，照片提供：經理人每天早上8點半進公司，9點開會一直到下班，重大決策一定在會議中決定，絕對不會有會而不議、議而不決的情況。會議與會議間空檔的30～40分鐘，用來完成較瑣碎的工作，像是回e-mail、簽公文。
一整天下來，至少收發150封e-mail、參與6場會議，平均工作時間11個小時，這是台灣恩益禧（NEC）總經理賴佳怡的日常。
即便工作忙碌，賴佳怡下班後還是能留給家人2～3個小時，「道理其實很簡單，我每天一定做到今日事，今日畢。」賴佳怡自豪地說，只要到了下班時間，收件匣的未讀提示一定是零，這是十幾年來養成的好習慣，也是達成工作與生活平衡的不二法門。
一開始接任主管時，賴佳怡每天都很焦慮，擔心工作做不完，腦袋總是處於高速運轉的狀態，不僅工作無法順利完成，還把個人情緒帶回家裡。
直到有次先生提醒，「你沒發現當你在家裡打開電腦，就沒有人敢接近你了嗎？」賴佳怡才驚覺，自己的生活竟然只剩下工作。她想，自己一天的工時已經夠長了，回到家所剩不多的時間，應該專注陪伴家人。
從那之後，賴佳怡嘗試改變自己的工作模式，直到現在當主管將近20年的時間，摸索出管控經理人兩大時間殺手——會議和e-mail的祕訣，帶領部屬實踐效率工作與生活。
開會前先確認目標，確保討論繞著軌道走
主管一定有大大小小的會議，少則30分鐘、多則2個小時，賴佳怡將會議區分成3種類型：
第一，例行性會議，像是週會、月會。
第二，專案會議，比如說政府的標案、客戶的案子。
第三，突發會議，可能是臨時情況、專案追蹤。
常態性會議，就可以盡早安排時間，事先了解會議內容、提早做準備。後面兩種屬於目標型會議，賴佳怡習慣以「插旗法」，充分利用時間完成決議。
會議一開始，賴佳怡會詢問主持人「今日的議程最終要達到什麼結果？」確認方向後，再把目標的旗子立在中心，提醒與會者繞著核心發言。只要大家對目標有共識，會議就可以有效進行。
高層不卡簽呈，公司流程才順暢
除了會議之外，還有堆積如山的e-mail，面對源源不絕的資訊，賴佳怡有自己的一套處理邏輯。首先，處理電子簽呈，公文會影響到作業流程；若因為總經理這關遲遲沒有消息，就沒辦法正常運作。
接著，e-mail抬頭表示給總經理，內容一定與總經理切身相關，必須趕緊了解狀況；抬頭是給其他人，表示寄件者是附檔給總經理，通常只是盡告知義務。最後，才是處理上述兩類以外的e-mail。
無法立即處理的e-mail該怎麼辦？「所以我沒有calendar（行事曆）和mark（郵件標示）沒辦法工作。」賴佳怡說。例如，行銷部報告專案進行的狀況，因資訊部的資料未統計完成，就需要再訂一場會議。這時，就可以利用e-mail的提醒功能，設定時間跳出此封e-mail。如此一來，下班時就能清空收件匣。
採訪前，賴佳怡坐下就問，「今天（採訪）的目標是什麼？」專訪準時在約定的1個小時結束時，她也確認，「我們是不是達到這場採訪的目標了？」如同她的時間管理法則，採訪之前先確立目標，就可以準時、甚至提早完成採訪。
賴佳怡的時間管理心法
1.整理待辦清單（to-do list）
處於壓力大的情況，把工作一筆筆記錄下來，清空腦袋後，比較可以安撫焦慮的情緒。
2.提前3個月規畫個人行程
避開公司的業務高峰，提早3個月安排休假，較容易獲得老闆同意，也有充裕的時間交接。
3.充分授權，彼此分工
主管不可能每一件事都親力親為，適時放權給小主管，不僅員工感覺被信任，也有自己的思考時間。（本文出自《經理人月刊》2018 年 9 月號，特別企畫：邏輯工作術）
淡江大學資管系、台灣大學管理學院 EMBA 畢業，現任 NEC 台灣總經理。曾任 SAP 台灣總經理、戴爾（Dell）台灣副總經理。
本文經授權轉載自經理人
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