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時間就是金錢！哈佛教授分享，AI時代必學的高效訊息溝通原則：少即是多
撰文者：Todd Rogers、Jessica Lasky-Fink 更新時間：2024-06-21
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圖片來源：達志影像
在寫作者之間，流傳著一個普遍到惱人的錯誤觀念：多多益善。也許這是源於學生時代的記憶：寫作文時，我們絞盡腦汁要達到規定字數。這也可能反映這個希望：寫得多，會讓我們看起來比較聰明、有很多話可以說。反過來說，這也可能反映一種恐懼：如果我們不多寫一點，就會漏掉一些關鍵的資訊。不管我們話太多的原因為何，事實是：多寫一點，反而更可能使讀者什麼都不讀。
首先，也最重要的是，你寫得愈多，別人就得花更多時間讀。
簡潔的寫作固然能節省讀者的時間和心力，卻需要寫作者投入更多時間和心力。寫冗長囉嗦的文章相對容易，我們可以把自己的意識流直接轉成文字。要把沒有章法的思想化為清楚、簡潔又明確有力的訊息，需要下更多的功夫。
大多數人從來沒有接受過簡潔寫作的技能訓練。雪上加霜的是，大部分人也沒有受過簡潔編輯的技能訓練。研究人員發現，人在編輯時傾向增加文字和內容，而不是刪減，在編輯的過程中，我們傾向增補而非刪減想法。
我們把簡潔寫作需要多花的心力視為一筆投資。忙碌的讀者比較願意花時間去讀簡短、清楚、有條理的訊息。如果他們真的花了心思，就更可能帶走最重要的資訊。先多花一點點時間精簡訊息，最後可能幫寫作者省下大量時間，減少後續追蹤、誤解和請求未實現的狀況。
「更多」會嚇到讀者
「少即是多」不只是有用的格言，也是關於忙碌讀者行為模式的實證事實：過長的訊息會嚇阻讀者投入、鼓勵他們拖延。想想你打開收件匣時，看到下圖的2封信。從主旨和寄件人判斷，你知道他們和工作有關。你不會馬上細讀，而是很快掃視訊息的長度。
圖片來源：先覺提供你會先處理哪一則呢？八成是簡潔的那一則，對吧？在我們進行的一項調查，166名專業人士中，有165名也這麼說。
讀者常把訊息的長短和它有多難、要花多少時間回應畫上等號，這也是他們可能選擇不要費心讀冗贅訊息的原因。在一項研究中，我們寄出2種版本的電子郵件給美國各地7,002名教育委員，請他們完成簡短的線上調查。一個版本超過100多字；另一個則不到100字。
精簡版電子郵件獲得的回應接近冗長版的2倍——回應率4.8%比2.7%。有些讀者可能一看到冗長版的長度就選擇看都不看。有些讀者可能沒有讀完，因而沒看到最後的請求，還有些讀者可能看到電子郵件這麼長，就覺得完成調查一定也得花很多時間，因此決定跳過請求（猜想它會十分費勁）。2封電子郵件請收件人做的是同一份調查，大約5分鐘就能完成。但在另一項研究中，看過精簡版的應答者有29%認為調查頂多要花5分鐘，看過冗長版的應答者則只有15%。多數讀者，尤其是時間緊迫的讀者，可能預期訊息和請求難以處理而放著不讀。
一般來說，讀者處理冗長訊息的速度，會比處理精簡訊息來得慢。在這裡，把這句格言反過來說也許更貼切：多即是少。
「更多」會稀釋訊息
有更多字、更多概念或請求的訊息，往往也會稀釋所含的每一項資訊。當訊息包含更多內容，讀者就比較不可能注意、理解最關鍵的內容，或對它採取行動，這有2個理由。
首先，略讀的讀者可能斷定自己已經了解訊息主旨而離開，但其實他們沒有抓到寫作者的要點。如果訊息只有幾個句子和單一概念，那麼就算很快地略讀也可能看得出核心概念。若訊息較長，讀者就可能不經意跳過重要的內容了。他們也可能只搜尋自己感興趣的內容或概念，一找到就走——不管這是不是寫作者心目中最重要的。換句話說，讀者可能滿足了自己的目標，作者的目標卻未達成。
其次，較長的訊息更容易耗盡讀者的注意力和專注力。一群美國和加拿大研究人員指出，閱讀較長的訊息時，讀者的注意力更可能漂走。讀者一旦分心、沒有把冗長的訊息從頭讀到尾，就可能漏掉寫作者的關鍵資訊。
前《時代》雜誌總編輯南西．吉布斯告訴她的團隊，每一個字都須贏得它在句子裡的位置，每一個句子都要贏得它在段落裡的位置，每一個概念也必須贏得它在文章裡的位置。
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高效工作者必備的秒懂溝通：哈佛教授教你輕鬆贏得注意力與信賴
作者：泰德．羅傑斯（Todd Rogers）、潔西卡．雷斯基─芬克（Jessica Lasky-Fink）
譯者：洪世民
出版社：先覺
出版日期：2024/06/01
作者簡介_泰德．羅傑斯（Todd Rogers）、潔西卡．雷斯基─芬克（Jessica Lasky-Fink）
【泰德．羅傑斯（Todd Rogers）】
哈佛大學公共政策教授、智庫Ideas42資深研究員，連續7年贏得教學獎，開設課程「改變行為的科學」廣受學生歡迎。他是行為科學家，專門研究如何提高學生出勤率、強化民主與改善溝通。他共同創辦了兩家社會企業，第一家是分析師研究所（Analyst Institute），致力於改善選民溝通。另一家是日常實驗室（EveryDay Labs），它與學區合作減少學生曠課率。他的見解散見於《紐約時報》《華盛頓郵報》《洛杉磯時報》《政客》等媒體。
【潔西卡．雷斯基─芬克（Jessica Lasky-Fink）】
哈佛甘迺迪學院人類研究室的研究主任。她的研究重心是利用行為科學的見解來提升政府計畫與服務的實行成效，改善居民與政府的互動，並以實證為基礎重新構想決策。
譯者簡介_洪世民
六年級生，外文系畢，現為專職翻譯，曾獲吳大猷科普著作翻譯獎，譯作涵蓋各領域，包括《變通思維》《一件T恤的全球經濟之旅》等。
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