Q:每次開會被老闆點到,都無法從手中一疊疊的資料,歸納出簡潔扼要的重點,究竟該怎麼做,才能做出會前、會中、會後都能有效利用的會議紀錄呢?
A:只要利用Evernote在會議前就確認會議目標,並在會前就插入會中可能需要用到的參考資料,如此就算老闆突然提問題,隨手一點,資料馬上就在眼前。
有些人可能會問,用Evernote做會議紀錄有什麼優點呢?由於Evernote本身能夠將語音、網頁和照片等各類資訊集中在一起,因此不論會議中聽到重要的命令想錄音、或是圖解的構思都能隨手記錄下來,這是紙本紀錄所沒辦法辦到的。
另外,Evernote還有分享的功能,如果同事都有Evernote帳號的話,就可以利用「共用記事本」的方式,來傳遞開會資訊給其他人,別人也可以將有用的資訊分享在共用記事本上,就可以作為下次開會的資料來源。
當主管參與會議,被交代傳達命令給下屬時,也能直接用Evernote將資訊分享出去,下屬也能透過修改記事的方式回傳可用資訊給主管,讓雙方溝通更有效率。
聽完這麼多優點, 也想知道如何善用Evernote來製作會前、會中和會後都能有效利用的會議紀錄嗎?快學會以下撇步,開會不再是浪費時間。
功能介紹
➊複製記事連結:事先將包含參考資料的記事連結到會議紀錄的記事中,就能隨時查詢需要的資料。
➋照相記事:會議進行中時,翻拍白板或紙筆的會議紀錄,將其存成記事以作為會議紀錄的整理參考。
➌合併記事:將會議之中記錄的零碎資訊,合併成一則會議紀錄的參考資料。