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你準備的降落傘,能讓人義無反顧往下跳嗎?分層管理,用信任打造團隊專業度

撰文者:公關人生相談室 更新時間:2023-02-07 瀏覽數:2,816

圖片來源:達志影像

之前有個新聞是美國知名演員亞歷.鮑德溫(Alec Baldwin)在拍攝新電影時,因使用道具槍不慎,結果誤殺攝影導演。根據報導,亞歷.鮑德溫不知道道具槍裡有實彈,而負責槍枝管理的槍械師,也因管理不當、沒有善盡檢查與控管義務而被起訴。

職場上,雖然沒有這樣生死交關的場合,但我們其實也對類似團隊合作的場景不陌生。一個大型專案的構成,通常牽涉許多利害關係人,從專案經理、專案成員、客戶、外包廠商、客戶的客戶、臨時人員等,也會包括客戶內部的法務、財務與高階主管等。


然而,沒有人有全知的觀點可以掌控所有專案細節,於是我們設立了不同流程和層層檢核機制,希望透過不同專業的共同監視與監督,確保專案可以如實、如質與如期完成。

我還記得在專利事務所工作時,1封花15分鐘就寫完的英文書信,在真正送出給合作的國外事務所之前,至少經過2個人把關:同屬英文組的直屬主管檢查主題與內文是否用詞恰當或需要調整,另外還有個負責「判行」(判斷是否放行)的同事做最後檢查,包括格式、需要寄信的對象、附件,甚至是對方偏好的收件方式(至少2種以上以避免漏信)。

若是專利說明書翻譯,則要經過的關卡可能更多,除了直屬主管,還加上專利工程師負責檢核專利說明書裡的實質內容與技術翻譯,是否符合客戶發明的原意,必要時也不免來回討論,目的就是為了確保未來要成為發明專利的請求項,內容不但撰寫完備且翻譯無誤,以此確保客戶未來若需要主張權利時不會發生問題。

專利事務所的工作流程會如此小心縝密,是因為任何書信往來都代表著我們被委託的客戶,每一次出手也都是事務所專業的展現,無論文字、翻譯,或是幫忙繳納專利維護費的證明,甚至是文件寄送的準時度都是標準,只有做到無可挑惕,才能夠在競爭的商業環境中,持續受到客戶與國外事務所的委託。

團隊的成功與否,取決於主管對部屬的信任程度
後來從事公關工作,我也記得主管曾在我們遞交要給總部的提案時,詢問的問題是:「你們對這份提案有多少信心?」、「如果今天我看都不看就送出去,你們是否願意保證這樣也沒問題呢?」

這位主管後來告訴我們,當她還是小菜鳥時,就有主管跟她說過降落傘的故事:每個團隊都像是在作戰的軍隊,每個部屬都彷彿是執行作戰的後勤團隊,負責為執行跳傘任務的傘兵(即負責送出工作成果的主管)準備降落傘。平日的訓練與團隊培養出的信任與默契,通常是在最危急與正式作戰時所依賴的最終判準——相信團隊會為自己的最大利益著想,也相信大家會把團隊利益放在個人利益之上。

就如同國防部發言人曾說過,「當傘兵,就要下定犧牲的決心,把生命貢獻給國家!因為對於傘兵,只有0分與100分的區別!」

於是,最關鍵的問題是,「今天如果是你準備降落傘,拿到降落傘的夥伴,是否能夠沒有一絲猶豫地往下跳呢?」這句提問,不但可作為自己檢核工作品質的判準,更是檢核自己是否有給予合作夥伴足夠信任資本累積的標準。

下一次把工作成果送出手之前,或許我們也可以問問自己:「如果你身上背的降落傘是你為自己準備的,你敢義無反顧地往下跳嗎?」

本文經授權轉載自「方格子直送計畫」,原文:如果你身上背的降落傘是你為自己準備的,你敢義無反顧地往下跳嗎?
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