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待辦清單是讓你成為任務管理大師,還是徒增焦慮?用一測驗,快速健檢你的工作效率

撰文者:戴蒙.札哈里斯(Damon Zahariades) 更新時間:2023-05-10 瀏覽數:2,738

關鍵字:

工作效率 待辦事項 任務

圖片來源:達志影像

在我向你展示如何打造有效的工作清單之前,需要先評估一下你當前清單的有效性。只知道自己從來沒有完成工作清單是不夠的。你應該去了解原因。

為了了解原因,接下來的問卷調查會協助你評估自己建立待辦清單的能力。它會讓你了解自己的優勢,同時也會讓你了解在任務管理上可能需要注意的某些事項。


這個評估過程很快速也很容易。只需回答以下8個問題,回答每一個問題時給自己一個分數,分數範圍為1分到5分。1分表示你需要幫助,5分則表示你很熟練。在回答問題之後,統計你的分數,並了解你建立有效待辦清單的真實能力如何:

1.你是否了解,待辦清單在任務管理系統中的主要角色是什麼?

2.你是否為每個待辦事項設定截止日期(具體日期而不是「月底之前」)?

3.你是否把待辦清單中的事項數量限制在10項(如果是,給自己3分)?你是否把這個數字限制在7項(如果是,給自己5分)?

4.你是否以最小的變異性來建立你的待辦清單?我們把重點放在完成每項任務所需的時間,與每項任務的優先順序上。例如,你有把3分鐘完成的任務,跟3小時完成的任務列在一起嗎?你有把第1級優先順位的任務,跟第3級優先順位的任務列在一起嗎?

5.你的待辦清單是否限制你的選擇,亦即限制你應該把時間花在哪裡?

6.你的每個待辦事項是否包含情境,以便你了解它是高價值任務還是低價值任務,也了解需投入的時間?

7.你是否簡單且具體的定義你的任務,以便能夠快速判斷任務何時已經完成?

8.你的每項任務是否與具體目標有關聯?

現在你可以加總你每一個問題得到的分數。請記得,根據你處理每一個問題的能力,為每一個問題打一個分數,分數範圍為1分到5分。一旦你統計完你的分數,你就會知道你的程度。

如果你的分數介於32分到40分之間,代表你是忍者。你很內行,你是名副其實的任務管理大師。你經常完成你的每日清單,並且提前完成你最重要的工作。如果你把閱讀這本書視為是一種反覆訓練,仍不失為一個好主意。

如果你的分數介於19分到31分之間,代表你的表現還算不錯,但你可以試著改善你的任務管理策略的某些部分。你可能會被工作與家庭的責任壓得喘不過氣。當工作清單一天比一天多,你也可能會持續處於有壓力的狀態。學習如何打造有效的待辦清單,可以為你的生產力與時間管理工作帶來顯著的成果。

如果你的分數是18分或低於18分,你需要重新思考建立待辦清單的方法。你會覺得壓力很大,也覺得每天都不在你的掌控之中。你鮮少(即便有的話也不多)完成你的待辦清單,因此你會感到沮喪、內疚,甚至覺得自己無能。別太自責。好消息是你來對地方了。當你閱讀完這本書時,你會知道如何建立能夠幫助你完成重要工作的工作清單。

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作者:戴蒙.札哈里斯(Damon Zahariades)
譯者:劉奕吟
出版社:樂金文化
出版日期:2023/03/31

 

作者簡介_戴蒙.札哈里斯(Damon Zahariades)
時間管理策略顧問/Art of Productivity網站統籌
  
他在創業前,曾在幾家公司走跳,察覺到大家總是被不必要的會議、充滿干擾的工作環境,以及上班無意義的閒聊等因素,拖累了工作效率,無法做好時間管理。

現在,他成立了自己的公司,透過網站和書籍來傳遞簡單實用的時間管理策略,幫助大家安排好自己的時間,並藉此提高生產力。

戴蒙住在南加州,家中成員有給予他支持的美麗妻子,以及他們養的活潑的狗。

譯者簡介_劉奕吟
曾任投信公司產品經理、機器人投資顧問公司研究員,目前為自由工作者。譯有《指數革命:巴菲特認證!未來真正能獲利的最佳投資法》《一人公司:為什麼小而美是未來企業發展的趨勢》《Fin Tech金融科技聖經》(合譯)。


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