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工作好多,時間總是不夠用?管理大師杜拉克建議:別把時間花在無謂的瑣事

撰文者:經理人 / 吳美欣 更新時間:2023-12-18 瀏覽數:1,651

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職場 效率 管理 杜拉克

圖片來源:達志影像
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你都如何運用1天的工作時間?管理大師彼得.杜拉克(Peter Drucker)在《杜拉克談高效能的5個習慣》中分享1個案例:他曾問某家公司董事長的工作內容,該董事長認為他的時間有1/3花在跟高階主管談話、1/3跟重要客戶談話、1/3投入公益服務。

但請祕書幫忙記錄時間後,發現他的時間大部分花在打電話追問工廠進度、幫他認識的客戶安插訂單,而且由於他的干預,還造成工廠生產速度變慢。


這是工作者常見的毛病,認為自己花時間在高產值、很重要的任務上,然而只要仔細檢視,會發現根本不是那麼一回事。

工作者經常埋怨時間不夠用,但回想一整天的生活:一早進辦公室,忙著回覆待處理的電子郵件,準備做正事時,突然一通電話進來,跟你討論客戶的狀況;講完電話後,只剩1個小時可以處理份內的事,這段時間還不夠你蒐集資料;緊接著是和客戶餐敘,下午又要開半天的會議——整天下來,你忙得團團轉,最重要的專案依然沒有任何進展,只好含淚把工作帶回家。

杜拉克表示,大部分的工作,尤其是知識型工作,即使是很低的產出,都會耗費大量時間,例如撰寫一份報告,光是蒐集、整理資料、草擬初稿,可能就得花費6小時~8小時。

但「時間」與其他資源不同,企業裡的人力、物資、廠房,甚至是資金,幾乎都可以用金錢換取或找到其他替代方案,只有時間,無論如何都不可能增加。因此如何有效運用,是所有經理人都想知道的答案。

在資源稀缺的情況下,欲達成高效工作,首先,你必須弄清楚自己平常把時間用在哪些地方;接著,減少沒有生產力的時間花費;最後,是盡可能把零碎時間,整合成可連續運用的大量完整時間。

時間都花在哪裡?找出沒有生產力的活動

記錄,是抓出時間浪費最簡單的方法。不限於任何形式,你可以自己寫時間日記、請祕書幫你記錄,重要的是,每件事情要「即時」記錄,也就是事情發生時,就把你正在處理的事情、花費的時間寫下來,而不是事後回溯。記錄一段時間之後再回頭檢視(例如每半年回顧1次),進而檢討跟修正自己運用時間的方式。

就像文章開頭提到的董事長案例,藉由檢視時間紀錄表,找出沒有生產力、浪費時間的活動。工作者要針對時間紀錄表上的項目,問自己以下2個問題:

1.「如果不做這些事情,有什麼差別?」如果答案是「不會有任何差別」,就無須再做這些事情了。

2.「我的時間紀錄表上,哪些活動可以請人代勞?」把不需要親自處理,而且其他人可以代勞的事情,交代給部屬或同仁,例如飯局、拜訪舊客戶的出差行程、沒有自己在場也能進行的會議等,把時間留給最重要且必須要完成的任務上。

通勤時收發e-mail,一進辦公室立刻開工

記錄自己的時間花費後,會發現繁瑣卻必須執行的事情,占據了大半工作行程,像是會議、收發e-mail等。這個事實可能令人有點沮喪,但是使用一些技巧,就能有效增進處理瑣碎事情的效率。

《杜拉克談高效能的5個習慣》中指出,領導者可以向部屬提問:「我做的哪些事情,不僅沒有提升你的工作效能,還浪費了你的時間?」你就會發現,大部分會議其實不需要那麼多人參加,只需要邀請有直接相關的人參加即可。

但是在專案衝刺、不得不開會了解團隊近況時,《SCRUM:用一半的時間做2倍的事》建議,與其1個月~2個月才召開1次冗長的會議,不如每天召開會議,並以每次15分鐘為限。

會議主持人可以向團隊詢問,「你昨天做了什麼事情,協助團隊完成目標?」「你今天打算做什麼事情,協助團隊完成目標?」「有什麼阻礙團隊前進的因素?」等,以便快速掌握專案進度。

《10分鐘完成每件工作》提到,通勤時間最適合拿來處理e-mail,無須每封閱讀,先瀏覽寄件人、信件主題與開頭的幾行內容,判定是否與自己有關;有些需要你花時間思考如何回覆的信件,則可以另外空出時間答覆,先閱讀其他需要閱讀的信件,才不會因為一封e-mail而耽擱整體流程。

只需要回覆「是」或「不是」、「好」或「不好」的信件,工作者就無須花太多時間構思內容;若是需要經過公司內部協調的,可先回覆對方「收到信件,但因公司內部需要討論,請再給我1個星期」,才不會讓對方再打電話來確認。

瑣碎雜事集中處理,預留不受干擾的時間

弄清楚時間花費在哪裡之後,《杜拉克談高效能的5個習慣》建議,工作者必須整合可自行支配的時間,並在這段期間內不受打擾地完成重要工作——1個星期安排1天~2天專屬於自己的時間,將會議、問題討論等活動排在其他工作天;或者是每天早上安排在家工作1小時,將精神最好的時段留給關鍵任務。

圖片來源:經理人

手寫也有助於提醒自己聚焦重要工作,《工作與生活的技術》提到,每天早上開始工作前,先寫下今天有什麼待辦事項,在筆記本左邊寫下最重要的3件事情、右邊寫下如果還有時間或空檔時,想要處理的任務或生活瑣事,以可視化的方式,提醒自己專注於完成今天的目標,不被其他任務吸引而失焦。

《葛洛夫給你的一對一指導》指出,每天一早先預想每件事情需要花費的時間,寫下當天的活動;日常工作盡可能保持規律,從需要完成的事情當中,找出基本模式,把類似的活動放在一起,例如打電話、收發信件等,將其集中起來並在某個時段一起解決。

時間是稀少的資源,杜拉克表示,除非工作者能好好管理時間,否則難以管理其他資源;藉由分析自己如何運用時間、刪去不必要活動、預留不被干擾的空檔,是邁向高效能的關鍵。

圖片來源:經理人

本文獲「經理人」授權轉載,原文:別把你的時間,拿來做無謂的瑣事!高效工作的第1步:聰明管理時間
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