進修充電

每天做好多事,但離人生目標愈來愈遠?巴菲特這樣訂目標,讓專注力發揮效益

撰文者:經理人 / 王毓茹 更新時間:2024-02-09 瀏覽數:2,213

圖片來源:達志影像
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你的待辦清單有多少?陪小孩、學外語、養成運動習慣、辭職創業…想做的事太多,不管怎麼管理時間、想辦法提高效率,卻總是事倍功半,感覺自己每天都在瞎忙。

機師麥克.弗林特(Mike Flint)也有同樣的困擾,於是向他的老闆、股神華倫.巴菲特(Warren Buffett)請教。巴菲特說:「先在紙上寫下你最重要的25個目標。」接著,要他從25個目標中,圈出最重要的前5名。


接下來是最重要的一步——剩下的20個目標,統統不要做。

《最專注的一年》用這個故事提醒大家,每個人都妄想透過時間管理,完成一大堆事,結果什麼都沒完成,因為有限的不只是時間,還有人的專注力。

一心想當時間管理大師,容易賠上精力和專注力

翻開你的行事曆,是不是也和巴菲特的專屬機師一樣,有一大堆目標等著完成?讀了一大堆時間管理的書籍,就是想學怎麼在最短時間達成這些目標?

該轉變想法了!《贏在拖延術》指出,過去的觀念認為,只要提升效率,就能榨出更多時間做想做的事,結果導致無論時間管理得多好、工作多有效率,都有做不完的事,最終只是更多事等著你而已,更糟的是,沒有一件做得好。

那麼,為什麼很多人仍停不下來,一有空閒就產生罪惡感,覺得自己沒有妥善運用時間?《最有生產力的一年》指出,現代人多數保有工業革命以來的觀念,依賴工作時數或是在辦公室的時間長短來計算生產力。

在工廠制的時期,朝九晚五很合理,因為工廠要發揮最高效率,必須讓人和機器待在同一個地方,按工時支付薪水,辦公室亦然。

然而,邁入知識經濟時代,生產力不再是花多少時間在辦公室裡,而是完成多少成就,代表時間已不再是衡量產值的唯一標準;隨之改變的觀念是,不要再讓忙碌和效率成為工作賣力和具有領導潛質的象徵,一味地追求最少時間做最多事——其實人的精力與專注力,才是決定生產力的關鍵。

人的專注力有限,只能關注少數重要的事

《所謂時間管理,就是選擇性放棄》指出,關鍵是找到自己感興趣以及對當下最重要的事,針對這些項目,在同樣的時間內,做得比別人更出色、更有成就。因為人的專注力有限,了解自己一天有多少精力和專注力,並據此決定要完成哪些任務,才是管理的意義。

Google前中華區總裁李開復表示,「生產力和興趣直接相關,我不感興趣的事,可能花40%時間,產生20%效果;感興趣的是,可能花100%時間,得到200%效果。」也就是說,真正該管理的不是時間,而是「自我認知」。

首要任務是,把「重要」放在「急迫」前面。《與成功有約》提到,有了智慧型手機後,人們每天花很多時間做緊急但不一定重要的事,例如即時回覆訊息、幫同事代班等,搞得自己精疲力盡、甚至過勞。

如果總是先滿足別人的期待,永遠不會有時間留給自己。《人生4千個禮拜》提出最好的方式是「勇敢說不」,限制工作數量、嚴格要求自己一次只能做3件事;選好了優先事項以後,其他事項都必須等到其中一件做完才能納入。

此外,每週花30分鐘規畫1週行事曆,列出不急迫但重要的事,例如提前做重要客戶的簡報、運動和家庭日等——把精力放在對的地方,每天做一點點,會獲得好幾倍的回報。

圖片來源:經理人

本文獲「經理人」授權轉載,原文:想讓專注力發揮最大效益,先對不重要的事說「不」!4象限看你都把時間花在哪?
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