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努力準備了簡報,卻被上司嫌「不夠具體」退件...專家教你用數字增加說服力,擺脫重做地獄

撰文者:柏木吉基 更新時間:2024-02-07 瀏覽數:4,495

關鍵字:

簡報 報告 數據呈現

圖片來源:達志影像

請回想一下平常工作中的對話和會議的發言,這樣的句子是不是常常滿天飛呢?
「最近銷售業績不好。」
「獲利正在惡化。」
「促銷效果不佳。」
「人事費不斷增加。」

諸如此類。


假如沒有仔細注意並留心這類句子,就以為自己已經真的掌握狀況了,便按照自己的理解推動事情,最後的最後極有可能面臨「重做」。這是許多商務人士都曾經歷過的狀況。

那麼,為什麼會發生需要「重做」的情況呢?當然,如果是邏輯結構的條件不充分、單純的錯誤、資訊不足和其他技術上的問題,勢必只有重新評估一途。

不過,如果需要重做的原因,是在工作之初就存在的「理解差異」,這往往就會在作業進行中愈發擴大。假如到了最後會說出「我本意並非如此」、「這不足以說明問題」,原因往往是在剛開始起步時,自己和包含上司在內的相關人員沒有確實立足在同樣的認知上。

以前面的情境為例:「銷售業績從半年前就急遽下降,表現不佳。」洋介的這句說法,就是會產生理解差異的說法。所以,我們需要先區分「(客觀的)事實」和「(主觀的)評價」。

闡述事實要「排除含糊」

「銷售業績正在下降」是在說明客觀的事實或現象,任誰看了都會明確知道下滑的事實。

但是,對於「下降情況」的認知,卻不見得人人都相同。有的人或許會想像銷售額降到1年前的一半,也有人會推測是減少2成。如果沒有釐清這一點,只單純的以「正在下降」來表達的話,就會被商務人士批評為拙劣的報告。

另外,要是對這種理解的差異置之不理,恐怕會白費時間(詳見圖1-1)。常見的情況是,彼此沒有認知到理解的差異。像是你認為上司覺得情況比實際上更嚴重,也就是當上司對你說:「這的確是個問題,請花些時間和金錢來思考改善方案吧。」但一旦你實際帶著數據分析結果去找他時,上司卻說:「什麼啊,這點小事根本不需要花這麼多時間和精力吧。」此時,除了在內心留下「既然這樣就早點說啊」的抱怨外,之前付出的努力都已成泡影。


然而遺憾的是,在很多情況下,這些發言的人實際上是知道「下降」的程度,只是沒有表達出來。既然如此,就需要意識到這一點並表明出來了。當然,這時運用數據(數字)就會是強而有力的方法。

使用數據的好處之一,就是能消除資訊的含糊之處。雖然在人生當中,有時也需要特意在溝通上保留曖昧,但是在商務的世界中,這樣的情況反而會造成危害。總之,「使用數字說明」就是要消除主觀=自以為是,並以客觀的方式說明。

主觀評價需有憑有據

另一方面,「主觀的評價」又是什麼呢?洋介使用「表現不佳」的形容表達,聽起來如何?事實上,這充其量只是洋介以自己的標準所做出的評價。就如圖1-2所示,光看2015年的資料,會發現下半年比上半年低,洋介似乎是對此評估後才說出「表現不佳」的評價。


然而,只要再看看2014年的資料,就會知道在每一年的業績中,下半年都會比上半年低,而且2015年下半年的表現其實已比2014年下半年有所改善。假如出示這份資料,各位還會覺得洋介說的「表現不佳」是正確的嗎?

光是多了這個資料,評價就會有所改變。而且雖然說是「下降」了,但具體而言是跟什麼比起來下降了?如果我們能夠將其化為數值,就可以對「表現不佳」產生共通的認知。即使不能馬上產生共識,至少還可以進行討論。不難想像,要是沒有掌握這一點就進行下一步,之後的結論就可能引發爭執。

問題不清,答案難尋

假如要像這樣「用數據或數字說明」,在過程當中就要注意很多事情。舉例來說:

●正在下降是下降「多少」?
●正在下降是「跟什麼比較起來」下降了?
●銷售業績指的是「銷售額」還是「銷售量」?
●銷售業績的範圍多大(商品、地區或期間等)?

假如這些問題的答案含糊不清,對方還說「請用數據來說明」,該怎麼辦?

或者,這些問題沒有全部解決,就要面對根本無法用數據呈現(無法用數字說明)的事實。

要是在分析數據之前,沒有事先定義問題,就會不曉得要看什麼、怎麼看。因此,在逐一釐清問題的過程中,就是在消除這些含糊之處。這是非常重要的一步。

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作者:柏木吉基
譯者:李友君
出版社:樂金文化
出版日期:2023/09/29

作者簡介_柏木吉基
DATA & STORY LLC負責人。以實踐性數據分析與邏輯思考為武器的問題解決專家。擔任多摩大學研究所商學院客座教授、橫濱國立大學兼任講師。

慶應義塾大學理工科畢業後,進入日立製作所工作。在職中也在歐美兩地的商業學院進修,取得MBA學位,並獲得學術獎。2004年進入日產汽車工作,任職海外市場與銷售部門、企業改革小組經理等。2014年自行創業,為全球各大企業,提供各種數據分析、經營問題解決、商業改革專案的指導(日產汽車問題解決V-Expert資格),尤其他能以簡單易懂的方式,傳授與實務相關的實踐方法,受到業界人士極高的評價。

在台出版作品有《會分析是基本功,看懂結果才最強》、《讓主管立刻說YES的速戰速決簡報術》等。

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