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今年目標不想再落空?時間管理達人教你這樣打造待辦事項清單,提高執行力

撰文者:把書吃了!米雪(楊惟如) 更新時間:2024-03-14 瀏覽數:7,915

關鍵字:

執行力 待辦事項 拖延症

圖片來源:達志影像

在每一天當中,我們在當下該去完成的每一個待辦任務,之所以能夠確保它最終一定能被自己確實執行,全都是因為有「符號」這個靈魂角色。

圖片來源:采實文化提供


□待辦任務

所有我們在這個工具裡面寫下來的每一個目標、任務、待辦事項,我們都要記得給它一個待辦任務的符號(空心正方形框框)。一旦畫上這個任務框框,就意味著,直到這個任務被自己實際完成以前,我們都要對這個任務負責任,就算沒有如期完成、或是該任務已經不需要執行了,我們也不能對這個任務框框棄之不理,一定要主動的去「處理」它,至於該怎麼處理呢,我們繼續看下去。

☑︎任務完成

每當自己完成一件目標、任務、待辦事項時,就爽快的在它的框框打上一個大勾勾,並默默在心裡對自己說聲:幹得好!

□ 任務取消

當原本需要去完成的目標、任務、待辦事項,後來因為某些原因已經不再需要去做了,或是自己評估過後覺得這不是件重要的事,就不用客氣的在它的框框畫上一條粗粗的刪除線吧。

□任務延遲執行

那些我們原先安排在每一天要做的待辦事項,或是我們列出在每個月要完成的重點任務,只要有任何一個任務沒有如期完成,也就是說時間已過,但因為某些原因導致自己沒有去完成它,例如:被其他事情耽擱,或是因為自己的拖延症,這時我們就要認份的給這個任務畫上延遲執行的符號(長長的向右箭頭),並且在當下就要再把這個任務,重新寫到下一個我們預計要執行的時間點,這個動作很重要喔!畫了延遲符號後一定要再次把這個任務寫下來,如此我們才能夠持續追蹤這個任務的完成與否。

當我們發現,怎麼最近好像畫了很多長右箭頭,或是自我檢視時看到很多長右箭頭的出現,這時我們就可以清楚知道自己的拖延症又犯啦!而一旦我們意識到這件事,我們就可以很立即的做出改善與調整。所以延遲符號其實有一個非常重要的意義,在於它能夠讓幫助我們「意識到」是不是哪邊出問題了。

高效小訣竅:我自己通常會用紅色的筆畫延遲符號,這樣可以讓我更直覺、更視覺化的直接看到,給大家參考。

←□任務往前轉移、□→任務往後轉移

當我們在未來誌、月誌、日誌之間,移動任務時(這3個誌在後面章節會一一說明),或者更具體的來說,當我們想要把一個任務,從某個原先安排的執行時間點,事先規畫到另一個時間點去執行,這時就必須去移動任務,移動任務的同時,我們需要為該任務畫上轉移符號(短短的向右箭頭或向左箭頭),並且在當下就要再把這個任務,重新寫到另一個我們預計要執行的時間點。

轉移符號與延遲符號的差別?

轉移是在任務的執行時間到來之前,就事先決定把任務規畫到不同的時間去執行;而延遲則是時間已經過去,因為自己未能如期完成而延後執行。

例如:某天一早,翻開當天的日誌看著上面的待辦任務,分析後認為當天任務太多或是因為其他某些原因,導致你覺得某些任務應該是無法在當天完成,便決定「事先」就把該任務安排到其他天執行,這時就要在它的任務框框上畫轉移的符號(如果是往後寫就畫上往後轉移的短右箭頭,如果是往前寫就畫上往前轉移的短左箭頭),接著一樣要在當下就把該任務重新寫到另一個預計執行時間點。

●行程與事件

當有任何已知的、已排定日期的活動、會議、聚餐、聚會、約會、出遊、預約...寫下來的同時,也給它畫上一個行程與事件的符號(實心圓)。

-備註

針對寫下來的行程與事件,或者是寫下來的待辦任務,如果有任何想要備註、補充、提醒自己的小事情,就可以畫上備註的符號(短槓),並以簡潔的方式寫下。

關於「符號」這個靈魂角色

符號除了可以提供我們非常強大的視覺輔助,讓我們可以藉由這些符號,清楚掌握哪些任務已經完成、哪些任務尚未完成、哪些任務已經不重要、哪些任務一再被拖延。

有了符號這樣的角色,讓我們完全不用擔心任務會被自己遺漏或忘記,因為在每個任務被自己打勾以前,符號都會幫我們有效管理這些任務。

而不管是延遲還是轉移,雖然需要再把任務重新寫下,看似麻煩,但其實這個動作是具有意義的,任務挪移重寫時,會讓我們重新思考任務的重要性與緊急性,讓自己可以把時間花在真正重要的事情上,並且讓我們更清楚知道,自己必須在何時完成哪些任務,讓自己有效的掌握每一天的生活安排。

最後當每個任務一件件完成時,親手將它打勾的這個小動作,無形之中將帶給我們大大的愉悅感與成就感,甚至激發自己去完成更多任務的動力,長期下來真的可以實際看到自己的執行力愈來愈進步。

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打造理想人生的Action行動力子彈筆記:從時間管理到目標實踐,只要認真使用,改變就會發生
作者:把書吃了!米雪(楊惟如)
出版社:采實文化
出版日期:2023/12/28

作者簡介_把書吃了!米雪(楊惟如)
1995年出生,個性溫暖的巨蟹座,在生活上是個傻大姐,但在工作上則是謹慎與龜毛到不行的職場女強人,而且是個不折不扣的工作狂,平常讓自己放鬆休息的娛樂是爬百岳,以及到山上野營。

人生只有一個夢想:過一個沒有後悔的人生;對於成功的定義:活得快樂。

IG粉專「把書吃了!」創辦人:2021年成立,一個專門介紹好書、推廣閱讀、傳遞閱讀實踐理念的補腦天地,2023年粉絲數4萬2,000人。從起初創立到後期經營,始終秉持著唯一初衷:「努力成為一位真正的給予者」。

《Action行動力子彈筆記本》原創者:市面上第一本不用自己畫的子彈筆記本,除了完整呈現子彈筆記所有重要元素,更加入了獨創的目標實踐法,於2023年成功獲得專利保護。

從大學到出社會,累積7年資歷的英文家教,作為學生時期與出社會下班後的長期副業。教的是獨創的英文口說聽力訓練課程,教過的學生有新創公司老闆、銀行副總、台積電主管、華碩工程師、各種外商業務和各行各業的上班族。

把書吃了有限公司負責人:一人公司,自己處理所有大小事。

長期處於「1個高薪正職+1個副業(英文家教+2個斜槓(IG粉專、Action)」的忙碌生活,工作表現卻總是能夠維持最高的效率與專注力,並強大的執行力與行動力,因此經常被稱為時間管理達人和行走的目標實踐者。

Action簡介:

是一個「時間管理-目標實踐」為導向的強大規畫工具。

曾受邀至台積電部門雙月會、以及受邀至大學演講,介紹Action這套方法與如何使用這個工具。

在沒有投放任何廣告的情況下,於2022年2次開放預購皆於1個月內完售,並於2023年在2個月內營收突破百萬元,2年時間累積售出近4,500本。

自2022年首次販售以來,收到上百則來自使用者主動私訊分享的真實回饋,有興趣的讀者可至Action官網,看看使用者實際親身使用Action後的感受與改變。


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