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把雜事加工成行動 建立時間管理「高鐵」的SOP
撰文者：張永錫 更新時間：2017-07-26
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「爸爸，我想和你聊一件事情。」我們家老大Kris 說。
「什麼事情？」我回答。
「我知道為什麼建造高速鐵路系統對台灣很重要了。」Kris很認真的說。
「說說看，」原本在閱讀的我，聽到兒子想要發表想法，就放下手上的事情，專心傾聽。
「就像是把雜亂的電線，『束』在一起，這樣就很整齊，高速鐵路系統把北、中、南往來交通原本低效率的移動方式，『束』成一個高效率的公共運輸系統，因此對台灣很重要。」Kris開始滔滔不絕說出他的見解，哇！還真是不簡單。
我也想到小時候，台中到台北，平時就要花上3、4個小時搭火車，現在只要1個小時就可抵達，高速鐵路真的帶給我們更高的效率。進而聯想到，我們連通「收件匣系統」及「行動提示系統」，就需要這樣的高速鐵路系統，這個系統叫做：「把雜事加工成行動」。
把雜事加工成行動
把雜事加工成為行動，具體來說是什麼意思呢？我認為可以分成2個部分來理解。
1.想像完成事情後的預期結果：如果雜事比較複雜，不是一個動作可以完成，那麼我們就要先對完成的結果有個概念（還記得第一個習慣裡教大家的自然計畫法嗎？），這樣才知道要往哪裡走，就像要先知道終點站，才能買車票呀）。
2.思考我們需要的行動提示：接著要瞭解我們的現況（知道出發站），思考如果要前往預期結果（目的地），中間需要推動哪些行動（是搭統聯去？還是搭高鐵去？）。
這就是把雜事加工成行動的基本思考模型，當然，下面我要教大家更具體有效的作法。
加工的「文法公式」
什麼是文法公式呢？其實所謂的行動任務，就是我們「描述一件雜事」的方法，如果我們很表面的描述一件事情，那這件事情怎麼樣都無法被推動，但是如果可以用行動的概念去描述一件事情，這件雜事就變成行動，所以是一種文法。
雜事加工成行動的文法公式就是：主詞＋動詞＋受詞＋受詞
主詞
主詞如果是我，那就是自己執行，如果是別人，那就是授權給人執行。如果行動敘述是「打電話給Kris 問輪胎店電話號碼」，那麼其實是可以授權他人的行動。
動詞
在你的任務描述裡加入「動詞」，也就代表你要做什麼動作，時間管理有五種動作最常使用，一一介紹如下。
使用電話：不論是打電話或使用App溝通，都可以用打電話作為動詞。
當面溝通：人與人溝通，用Line、講電話效果都比不上當面溝通，因此如果是重要的事情，建議儘量要用當面聊的方式。
外出：有些事情，需要離開家或辦公室才能處理，就可以用這個動詞加工，列成清單，外出時一併處理。
電腦：有些需要大量打字或者特殊軟體的事情，就用這個動詞來加工。
思考規劃：有些事情需要進一步的規劃，可以用此動詞加工，例如思考並列出今日青蛙。
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