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頂尖祕書周純如親授職場成功術

撰文者：編輯部　更新時間：2017-09-22 瀏覽數：18,513

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尤其是「掌握時間主導權」她認為最重要，她說：「要懂得拒絕，不是每個人跟你說的事情都要馬上做，問題就出在你沒有跟別人溝通。比如說你正在處理很緊急的事情，但你的主管丟一個很急的東西過來，你可以說：『不好意思！剛剛陳經理也說這個很急。』他們自然就會去協調。你甚至可以提替代方案，例如：『現在我沒時間做，但Amy現在有空，她可以幫我。』藉此把時間的主控權放回自己身上。」此外，周純如在工作的時間管理上還有以下2個心法：

心法1》用4原則安排事情的優先順序
祕書或行政人員除了分內的工作，還須承擔主管的交辦任務，以及各單位的溝通協調，每天要完成的事項非常繁瑣，周純如會在每天下班前做2件事：①檢討今天沒有完成的事項；②寫下明天有哪些事情要做。最後，再依分項原則來安排輕重緩急。

分項原則她會分成4個象限：「重要又緊急」、「緊急但不重要」、「重要但不緊急」與「不緊急又不重要」。「重要又緊急」的事項，一定是當天一進公司就開始處理，處理完後才再開始處理「重要但不緊急」的事項，而「緊急但不重要」可適度的尋求協助或分工出去，降低這部分的事項數目，「不緊急又不重要」則可考慮不做。

心法2》將大型任務依步驟拆解，再排入行事曆
而針對需要長期執行或步驟較多的大型任務，周純如會使用「蠶食原則」。所謂的「蠶食原則」就是將大型任務依步驟分解，周純如解釋：「我覺得人在時間管理上最常犯的一個錯誤就是拖延，比如說剛剛接到下禮拜三要完成的任務，就應該要馬上寫到行事曆中，並把任務分成不同步驟，一天做一點，才不會常常拖到最後期限才開始做，通常都會來不及。」

周純如使用的是Google日曆，例如：她在7月2日收到記者專訪邀請，約好7月3日下午專訪，她就在行事曆中註記參與人員、地點與可能會用到的資料，並且計畫7月3日於採訪前寄個人簡歷給記者。她還計畫要將相關資料整理給記者，因此她再註記7月4日要整理採訪相關資料，並註記要在7月5日傳送給記者，至此完成整個任務。因此在她的行事曆中，時常會見到好幾天都在執行同一件任務，但其實裡面各是不同的執行步驟（詳見圖2）。