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進入新職場，該先花時間維持人際關係嗎？過來人一針見血：沒有做事談何做人
撰文者：方格子/光淺JY 更新時間：2023-09-15
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圖片來源：達志影像
從企業跳去當公務員的事情常常發生，但你有聽過從公務員轉職成私人企業員工後，還可以保持高度職場競爭力，加薪幅度達到18%嗎？
我曾在公家機關服務5年，跨領域轉職到私人企業已經超過1年了，我發現那些原以為只適用於政府工作的技能，不僅讓我在新的工作中輕鬆駕馭，還讓我贏得了主管與同事們的尊重和信任。
現在，我迫切希望分享其中的3項關鍵技能：會議技巧、溝通關鍵與職場人際。
會議技巧：把握時間、達成目的、落實決議
在政府機關的日常工作中，永遠有開不完的會議，對長官來說，你沒有重要到他要為你延遲下一個會議，因此一個優秀的會議是要在有限的時間讓人想聽你講話，達成你要推動的目的並促使與會者落實決議。
階段1：會議前準備
沒有好的事前準備，即難成就一場有效的會議。
確保每位與會者都明確了解會議時間、地點、主題和議程，如有簡報也需要事前提供，尤其現在愈來愈多的視訊會議，對方的設備不一定能夠清楚的看見你共用的畫面，因此事前提供簡報能讓與會者方便在另外一台設備看清內容。
即使對方不一定會在事前看你準備的資料，透過上述的準備過程不僅能強迫自己用心準備，也能確保會議進行得有條理。而且，以我在公家機關的經驗，如果你能夠在會議前1天～2天就把準備好的紙本資料送給給長官的秘書，讓他不用特地打電話詢問，那秘書們一定會很愛你。
階段2：會議中主持
如果你有幸自己主持這場會議，聚焦議題、確認共識和控制時間是關鍵。
我會在會議的一開始先告訴所有與會者，我會先快速preview該議案內的討論重點，並請所有與會者暫時不要打斷我，確保所有人對要討論的內容有初步的認識後，再開始針對議題逐一討論。
討論過程中，如果有人離題，則涉及到他想要討論的議題與我們正在討論的議題是否有因果關係，如果沒有，我會直接請他暫停，等到該議題時再討論，或者納入臨時動議，會議最後再討論。
針對每一個共識與決議，我會重複一次來確定大家真的同意，進入下個議題前，也會詢問大家是否還有要補充（同時確保某些小王八蛋們不敢事後補刀說沒有尊重他的意見，呵呵）。此時有些與會者可能想要再話說從頭一次，我會直接告訴他，這個階段我們正在確認決議，不用再重複大家已經知道的內容。
在會議過程中，你完全不用害怕打斷別人，因為會議的時間有限，只要有禮貌並且有具體原因，直接請對方停止離題，才是對所有與會者的尊重。
還有，請務必不要耽誤與會者的午休與下班，無論是否可以申請加班。
階段3：會議後紀錄
缺乏會議記錄，就缺乏下一步的行動。
會議紀錄包含：與會人員、會議目的與議題、重要討論點與結論、下一步行動並指派責任與畫押交付期限。如有新的議題也應該記錄下來，以避免遺漏，並且確保能夠得到後續的處理。同時紀錄應該要盡量精簡，才能更快速的回想，也可以用資訊圖表來表達。
溝通關鍵：降低成本，更有效的被理解
有效溝通最重要的關鍵，是自己主動降低別人與你溝通的成本。
假設你是一個凡事都要話說從頭、搞不清楚重點、不確定自己要表達與爭取什麼、講著講著就離題、開頭與結尾的訴求是髮夾彎，通常你的同事與主管會覺得，和你講話也太累了吧！一旦建立起這樣的印象，別人看到你走過來就心生恐懼，那談什麼溝通？
尋求同事協助時：釐清目的，提高效率
每次要跟同事溝通時，請務必先跟你自己確認你要達成的目的是什麼，再來逐一盤點目前狀況、可能方法、潛在風險。你可以用「能否用簡單的語言寫下」做為檢視標準，如果你沒有辦法用簡單的語言條列式摘要你的想法，那你可能想得還不夠清楚。
與別人溝通時，最好的破題法就是說出你的目的是什麼，確定對方聽懂你的目的，他才能協助你達成目的。你也可以同步分享你寫下來的重點，讓對方可以邊看邊與你討論。
提請長官決策時：精準表達，高效決策
讓長官能夠決策，是你的工作。
公家機關裡面有一個很奇妙的生態，長官可能完全不了解你的專案、可能完全不了解前因後果、甚至完全不是相關領域出身的人，他卻被迫要告訴你要怎麼做。因此把「要請長官決策的事情」整理到他可以直接決策的程度，便是你的工作，如果在這過程中你能夠引導他做出想要的決策，那就更好了。
簡明扼要的報告：將要請主管決策的事情，以簡明扼要的方式整理。避免冗長的描述、過多的技術術語與細節，重點突出你需要的幫助或決策，讓主管意識到自己必須做出回應。
提供必要的背景資料：包含關鍵數據、市場趨勢、競爭狀況、法規限制等，特殊情況也要事先說明，例如哪些更高層的主管在關注、是否有過相關的表態等。所有的背景資料事先消化整理過，確保主管在有限的時間內理解。
準備潛在方案與比較：提請主管決策前，至少準備2個潛在方案或解決方法，並進行優、缺點分析，考慮可能的風險和影響。除了幫助主管更好地評估不同方案的可行性外，如果你在事前就發現某一方案造成的風險太高，你可以不提出這個方案，或者主管突然提出時，你就有相關的資料可以即時勸退。
透過這些步驟，您可以確保您的向上溝通是有效與準確的，最重要的是，引導決策結果在你可接受的範圍內，而不是放任主管天馬行空做出無法落實的決策，反而讓自己更痛苦。
職場人際：想做人？沒有做事談何做人
職場做事與做人本來就不是2選1。
把事情做好才是打造人際關係的第一要件
公司花錢請你就是要來做事，就算你想要做人，那你唯一的管道也是把事情做好。如果你每天為工作環境帶來歡樂，但做事是個大雷包，其他同事感受到應該是白目而不是歡樂。
當然，我不否認做人的重要性，不過其實你只要把事情做好了，那在做人方面你就已經成功了70%。
因此，無論你是否有意想要建立職場人際關係，最重要的是確保你的工作品質，讓其他人看見你的工作成果和專業態度，別人就會想要跟你建立人際關係了。
多做一點點就會比別人亮一點
要讓別人輕易的看見你的工作成果，其實只要你比別人多做一點點。例如團隊中有拖延的陋習，那麼你就成為一個準時的人，從不延遲交付工作成果。或者團隊的文書能力其差無比，同事主管之間總是看得非常痛苦，那麼你做的文件只要排版清楚明瞭，能夠幫助別人輕鬆閱讀，那就會很顯眼。因此你不需要極致的卓越，只要看見團隊中的不足，比你的同事用心一點點就可以。
不要參與任何的派系鬥爭，因為你不夠格
公家機關會有的派系鬥爭，到了私人企業也不例外。我剛到現職公司時，帶我的直屬小主管就叨叨絮絮的跟我講起了辦公室政治，也可以看到他企圖角力，拉攏自己的隊員，有自成一格的野心。但以我在公家機關的經驗，每天開會的對象隨隨便便都是個副局長、局長起跳，不忍覺得，天啊大哥你小咖到完全沒有資格搞派系鬥爭耶。因此，請不要積極參與任何的派系鬥爭，因為作為一個小職員的你完全不夠格，只會顯得自己像個跳樑小丑。
結語：不論你在何處，培養自己帶著走的技能
在這篇文章中，會議技巧教我們如何有效主持會議，並確保討論順利進行；溝通關鍵教導我們降低理解成本，使資訊流通更順暢；而在職場人際方面，能夠了解到真正的亮點在於做好自己的工作，遠離派系鬥爭，並在細微之處取得差異。
職場環境會不斷的轉變，不論在什麼樣的職場環境中，最重要的都是讓自己持續進步與成長，希望這3個能夠為你加薪18%的3大公務員技能能夠對你的職場生活有幫助。
本文獲「方格子直送計畫」授權轉載，原文：從政府轉職企業，讓你加薪18%的3大公務員技能！
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