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無法配合會議時間? 學會用「I'm afraid」婉拒對方

撰文者:徐碧霞 更新時間:2018-07-26

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美國高爾夫球名將老虎伍茲曾說“The amount of meetings I’ve been in --- people would be shocked. But that’s how you gain experience, how you can gain knowledge, being in meetings and participating.”(人們聽到我參加開會的次數都很訝異。但是你需藉由開會和參與會議才能獲得經驗和知識。)

連知名的球星也都需要經常開會,可想而知,一般上班族的職場生活裡肯定有無數大大小小不同的會議。


1.會議目的
開會是職場的一個重要環節,俗話說三個臭皮匠勝過一個諸葛亮,會議的本質就是藉由眾人的溝通,討論而激發點子或解決方法。會議因為目的不同也有不同的名稱,例如:
進度報告會議 status update meeting或progress meeting
一對一的工作表現評估會議 staff appraisal meeting或performance appraisal meeting
團隊激勵訓練會議 team-building meeting
年度會議 AGM(annual general meeting)

從這些會議名稱中,我們先來學幾個多益常用單字:
progress (n) 進度,進步,進行:常用在make progress(有進步),work in progress(進行中)。此外,會議在進行中也常在門口貼有Meeting in Progress的標誌。

例句:
Mary has made significant progress in her writing.(Mary在寫作技巧上有很有進步。)

A: Have you finished your annual report yet?(你年度報告做完了嗎?)
B: (It’s) still a work in progress.(還在進行中。)

appraisal (n) 評估,評量:類似的詞還有assessment和evaluation,動詞分別為appraise、assess和evaluate。Appraise當動詞也可以用在評估房價,例如 appraise the value of the property。

The managing team made a careful appraisal of the situation and decided to issue a press release the next day. (管理團隊仔細評估情況,並決定隔日發佈新聞稿。)

2.安排會議
在會議之前,還要安排和決定會議的時間、地點和參與者,在英文上安排會議可以用以下幾個動詞:arrange / organize / schedule / set up(安排)a meeting

Can you organize a conference call next Wednesday?
Can we schedule a meeting sometime next week?
We need to set up a meeting with our marketing team this week.

3.會議時間
接下來要如何用英文詢問可以開會的時間?

如果心裡已有選定的日期,可說:
(Is there) any chance of scheduling a meeting next Monday?
Are you free / available on ___(日期)____?
Can we meet on ___(日期)_____?
How about Monday morning, say 10:30?
*say在這裡不能直接翻譯成「說」,而是一個建議,「譬如」的意思。

如果要對方建議開會的日期,可以用下面的表現方式:
What date do you have in mind? (你想要哪一天開會?)
Can we find a time to meet? (我們可以找個時間開會嗎?)

如果時間OK就可以說:
___(時間)____ is fine for me.
___(時間)____ sounds good.
That date works for me.

如果對方提議的時間無法配合時,則可以用下面的句型再加上一個簡短的原因。通常加了I’m afraid語氣就會比較婉轉。

I’m afraid (that) I have another appointment then. (我那時有另個約。)
I’m afraid I can’t, because I’m on a business trip that week. (恐怕不行,我要出差。)
Sorry. I can’t make it/the meeting. (抱歉,無法參加會議。)

有時因為某些原因,會議需要取消或延期時,就可用以下的動詞:cancel(取消) / postpone(延期)/ reschedule(重新安排)

We need to postpone the meeting until next week. Please inform the participants of the cancelation. Sorry for the short notice. (我們必須將會議延到下星期。請通知與會者這個消息。抱歉臨時通知這變更。)
*inform (v) 通知:通常用法是inform someone of something,「臨時的知會」可以用short notice表示。

4.會議地點
會議時間一旦決定好之後,就需要安排甚至預訂地點。地點這個字此時常用venue,動詞則可用book或reserve,或是make a reservation/booking。

I’ll have my assistant arrange a venue for our team-building event.(我會請助理安排我們團隊激勵訓練大會的地點。)

The venue for our end-of-year party was a 5-star hotel downtown.(我們年終派對的地點是在五星級飯店裡。)

Can you check the availability on ___________? We need a room which can hold/accommodate 30 people.(你可以查一下某日是否有空位?我們需要一個可用容納30人的房間。)

Hold (v)這裏當作「容納」解釋,也就是accommodate的意思。Hold也可用於「舉行」,此時通常用被動的表現方式。

例句:The annual realtor convention will be held in Denver in November. (房產仲介年度大會11月將在丹佛舉行。)

熟悉了上面幾個常用的句型和表現方式,相信商務英文會議第一階段「了解會議目的、詢問會議時間、安排會議地點」應該就可駕輕就熟了。

多益測驗練習題
1. _______ you have any questions regarding the meeting details, feel free to contact us.
(A) However
(B) Therefore
(C) Despite
(D) Should

2. We need to schedule a meeting to check the _________ we’ve made on the project.
(A) regress
(B) digress
(C) progress
(D) profession

正解與解析
1. 正解(D)。本題為文法題,最主要為倒裝句Should,在此解釋為「如果」,也就是 If的意思,因此正確答案為(D)。(B)「因為」,(A)「但是,然而」皆與語意不合。 (C)despite「儘管」後面須接名詞或名詞片語,不可直接接子句。
本題題意為「如果你有任何關於會議的問題,請聯絡我們。」

2. 正解(C)。本題為單字題,這些選項的拼字都類似,(A)regress可做動詞或名詞,做「後退,退化」解釋,(B)是動詞「離題」,通常用digress … from, (D)profession是名詞,「職業」的意思。
所以符合本題題意「我們需要安排一個會議來討論我們專案的進度如何。」的正確答案是(C)「進展」。

本文經授權轉載自English OK 

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