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一次做好一件事vs.多工作業，哪種工作方式更有效率？心理學家點出產能提升關鍵
撰文者：彼得．霍林斯（Peter Hollins） 更新時間：2024-08-04
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圖片來源：達志影像
福特汽車的創辦人亨利．福特（Henry Ford）做了許多事情，都和汽車息息相關。他以前原本有幾個競爭對手，但因為某個理由，讓他們隨著歲月流逝而消失，那就是福特發明了「工廠生產線」（Factory Assembly Line）。在福特所設計的生產線上，員工一次只要專注做好一項工作流程即可，簡單且有效率。
這個設計提升了整體流程，比起一個人從頭到尾做完整個工作，期間還要轉換不同工作內容，遠遠來得更有效率。這個設計讓員工能夠專心學習他們的工作內容，並能夠達到完美程度，不僅能降低失誤發生，而且更加容易排除故障。員工無須去做其他事情，只要把自己手邊的事情完成就好。對福特而言，這使他的汽車廠線生產效率和輸出大幅提升，得以支配市場。
其實，這就是把事情用「批次處理」（batching）能為你做到的結果。批次處理，就是你將類似性質的工作分類在成為一批後，統一完成它們。福特發明的生產線，其實百分之百就是一種批次處理的概念，因為員工們只需要極度有效率地完成一項工作就好。
舉一個與大家切身相關的例子——確認電子郵件。
假如你有任何一項線上業務或工作，可能每小時都有固定數量的電子郵件緩緩流進（或是大量湧進）你的信箱。不停去確認信箱的動作，即是用一種非常沒有效率的方式在運用時間。它會中斷你的其他工作，也會在你收新郵件的同時，干擾你的注意力。我們很多人都會放下手邊的事，去關心郵件裡面的內容。接著，又必須重新做一次原本在做的事，因為原有的流暢度和動力都已經遭到中斷。
批次處理電子郵件會大幅改善你的生產力。舉個例子，就是你每2小時確認一次郵件就好，然後刻意忽略或是關閉來信通知。一開始執行可能覺得很難，但是用這個方法限制確認郵件的頻率，卻能讓你專心做事且不會一直受到中斷，導致之後又必須重新調整腳步。
或許更重要的是，它要教我們跟部分的工作說「不」，同時跟正確的工作說「是」。批次處理的方式，教會我們有目的性且刻意忽略的藝術，因此才能專心一致在其他工作上。
從一個工作切換到另一個工作，是一種很大的精神負擔，因為一整天下來要重複許多次，本來已經中斷、卻又要從頭開始的過程。工作間的切換會耗費大量心力，而且通常會浪費些許時間來重新找回方向，以及回想自己進行到哪一個階段。當然，這些中斷只會讓你完成一小部分能做且想要做的事而已。
在確認電子郵件這個例子中，批次處理的方式會讓你停留在一種思維，就是——閱讀信件，以及將信件相關的處理技巧、事務和有關提示結合在一起。若拿來與為廣告宣傳活動設計一張新的圖表的事情相比，信件可說是一種截然不同的思考方式。
因此，當你處於相同的狀態時，才能獲得許多好處。而批次處理有助於你在工作方面節省腦力，不用耗費精力在來回切換模式的過程。
還有什麼事情，你可以批次處理？
可以將所有會議都排在某個下午，那麼你就有一個自由且不受干擾的早上可以工作。或是，你可以把所有要用到電腦的工作排在早上，甚至可以將那些要打電話的工作分類為同一部分。
而且，你也可以批次處理那些娛樂。這不是要讓你分心，而是要更有效率地取悅自己，如此才能節省精力，讓自己在該專心的時間裡，確確實實地專心工作。
如何才能批次處理那些娛樂呢？舉例來說，假如你被一個特殊案子搞到精疲力盡，可能會想要藉由瀏覽社群媒體來休息一下。不管怎樣，就去吧！不過，分配一點時間去瀏覽「所有」你要看的東西就好：ESPN體育台、Vogue或GQ（時尚媒體網站）和其他娛樂事物等。還有，倒一杯咖啡，在辦公室走一走，向你的同事打個招呼。
好好地休息，等你回到工作崗位上時，就能夠有一段固定時間可以專心工作。總之，假如你的臉書已經沒有新的訊息，可能就不太會一直想要打開看。一旦你在這個分配時間內做了所有娛樂活動，就能在其他時間去做有產值的工作。
你將自己的注意力分散在愈多不同的活動中，生產力就愈低。然而，假如你開始做的事和前一項類似，會發現自己做得很順利，因為頭腦已經適應這一類的工作了。同時做完所有類似的工作，一項接一項，之後才轉換到另一批類似的工作。無論工作內容是什麼，有效率地分批進行，能夠讓你的產能突飛猛進。
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作者：彼得．霍林斯（Peter Hollins）
譯者：呂孟娟
出版社：方言文化
出版日期：2024/04/26
作者簡介_彼得．霍林斯（Peter Hollins）
暢銷作家、人類心理學研究者、人類境況的研究學者，具有心理學學士及碩士學位，曾與數十位各界人士合作。他喜歡與家人健行、喝啤酒及嘗試畫畫，現居美國華盛頓州西雅圖。著有《幸運，你可以學會的能力》、《加速式‧子彈學習法則》。
譯者簡介_呂孟娟
雙寶媽，曾任職於日商，目前為兼職譯者。喜愛文字，喜愛戲劇，喜愛從文字中窺見這個世界。譯作有《圖騰的祕密》、《無冰的世界》等書。
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