筆記的功能大致可分為2大類，一種是「記憶重要事物」，另一個則是「解決問題」。
學習上做的筆記，主要是為了「記憶重要事物」，因此就學時大部分都是需要背誦的科目，像是歷史、地理才需要做筆記，但數學這類偏計算的科目就很少用到筆記了。
但是進入職場之後，大部分做筆記則是為了「解決問題」，也就是從現有的零碎資訊或是事實，思考整理後推估下一步的行動。像是做會議紀錄就是為了釐清目前所有人的進度，再安排未來的行動；人脈筆記則是將認識的人分類，以因應未來可能的合作情況。
但也不是說開始工作後就不需要用到筆記的記憶功能了，像是上台做簡報時，就需要簡報上的關鍵字來提醒演講內容。若是考證照、或學語言增加競爭力，也需要抄筆記讓自己能在有限時間內記住更多的內容。由此可見，不論是學生或上班族，筆記都在生活中占有一席之地。
避免6錯誤
先思考再下筆做筆記
然而，我們卻常看到許多筆記抄得密密麻麻的人，成績和工作效率卻反而很差，這是為什麼呢？原因在於這些人沒有先思考後再做筆記，以下是一般人在筆記上常犯的錯：
1.雜亂筆記：亂到自己也看不懂，除了不易理解外，還會降低複習的動力。
2.小筆記本：有些人會用A6的筆記本來抄錄所有東西，但由於版面太小，會降低處理複雜事務的能力和邏輯思考力。
3.七彩筆記：在筆記中使用顏色是為了凸顯重點，但用太多顏色反而會找不到重點。
4.肥胖筆記：一字不漏照抄的筆記，代表在寫筆記時未經思考，大腦沒有先理解資訊、篩選資訊就抄下來。
5.無留白筆記：段落之間沒有空行的筆記。這樣的筆記所有資料都擠在一起，無法一眼就看出重點，不利於課後複習。
6.純文字筆記：筆記中完全沒有任何圖表的筆記。
留意6重點
複習、取用資料都更有效率
所以一本好筆記應該包含哪些特質呢？如果想要做出在學習、工作或投資理財都能夠有效發揮功能的筆記，就得把握一個原則，要以「別人也能看得懂」為出發點去做筆記，因為當別人都看得懂時，自己在看筆記回想內容的速度一定比其他人更快，複習或資料取用上會更有效率。以下是優質筆記一定要注意的6個重點：
重點1》橫向書寫
因為眼睛的構造中，眼球左右移動的範圍比上下移動的範圍要來得長，因此筆記橫著寫有助於更快綜覽所有的資訊內容。
重點2》使用A4筆記本
大一點的筆記頁面有助於一次處理資料的蒐集、整理、輸出3個動作，這邊可以把大頁面的筆記本想像成一張大桌子，寫入筆記中的資訊就像是一塊塊的拼圖。當桌面（筆記）夠大，就有足夠的空間可以把所有拼圖（資訊）攤開在桌面上，並依照顏色做分類，快速拼完整幅拼圖（歸納出新的想法）。