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遠距工作,使用雙螢幕隨時看到同事工作能更有效率嗎?4個原因,過度線上交流恐讓人更疲累

撰文者:經理人 更新時間:2022-02-18 瀏覽數:2,761

微軟(Microsoft)創辦人比爾.蓋茲(Bill Gates)上個月在部落格中回顧他對2021年的看法。他談到的議題,包含新冠肺炎疫情走向、疫苗分配不均等,當然也包括了工作型態受到影響。


關於如何讓遠端工作者保有自發性,他給的其中一個建議是:在家中裝上第2個螢幕,並透過這個裝置,可以隨時看到每位同事都在做些什麼。

蓋茲的遠距工作建議:使用雙螢幕、隨時看得到多位同事
儘管不少企業都已經要求員工返回辦公室,但根據微軟與市調研究公司YouGov做的一項調查,以英國為例,超過51%的工作者認為,要是未來公司取消混合實體與線上的辦公模式,將考慮離職。

蓋茲指出,疫情徹底改變了企業對工作場所的定義,曾在辦公室發生的腦力激盪、團隊會議、在走廊間隨意的交談,這些重要事物發生了變化,且在未來幾年內只會加劇。

對於數位化的技術面,蓋茲是樂觀的,然而他也認為,當員工不在辦公室,無法輕易面對面討論,是最大的損失,「假設你曾經在一個開放空間,與其他6人工作,你可以隨時看看他們在做什麼,可以判斷他們是否想說話、給你建議,或只是休息一下,聊聊工作之外的事。」這種交談經常帶來許多創新機會,但員工在家工作時,自發性的互動就停止了。

如何在家也能有辦公室的體驗?蓋茲建議,如果家中有第2個螢幕,不妨利用雙螢幕與其他同事保持交流。他所提出的做法是,所有同事都在螢幕前各自工作,且大家隨時能透過第2個螢幕看到彼此(除非有人想保有隱私而關閉鏡頭),當有人看起來是能夠交談的狀態,就可以點選他們的帳號並準備開始談話。

他更預測接下來2年~3年內,多數虛擬會議更會進一步轉向元宇宙的方向,從2D變為3D。微軟與已更名為Meta的臉書(Facebook)都傳達了對元宇宙的願景,像是微軟就宣布2022年要推出Mesh for Teams,用戶可以虛擬替身開會、分享檔案等。

行動受限、動作表情刻意誇大,線上交流可能比想像中還累人
然而,蓋茲的建議可能不適合所有人。遠距工作後,在線上保持交流也帶來不少困擾,其中包含了「Zoom fatigue」(視訊疲勞;編按:Zoom 是一款視訊會議平台,後來衍伸出 Zoom fatigue一詞,意指對於視訊會議感到疲勞)。

史丹佛大學傳播學副教授傑瑞米.拜倫森(Jeremy Bailenson),曾以心理學角度研究人們每天花費數小時進行視訊會議的結果,將文章發表於《Technology, Mind, and Behavior》期刊。他提出長時間視訊後,有4種結果會造成疲勞感:

1.過多的眼神交流
視訊會議時,我們雖然沒有親自面對面,但透過螢幕,仍可清楚看到他人的眼神。另一方面,螢幕上的人臉大小,也會因為電腦設備不同,顯得不如見到真人般自然。

在實體會議中,人們會以不同的方式看著說話者,可能一邊做筆記或看著其他地方。但視訊時,由於螢幕會呈現與會者的臉部,即使你沒有發言,也會自覺到其他臉就像在盯著你,感覺眼神「接觸」的頻率大幅增加。

2.不斷看到自己
多數線上會議平台,都會看到自己在鏡頭的模樣。拜倫森認為,這就像真實世界中有人拿著鏡子對著你,令人感覺煩躁。他引用一些研究指出,當你看到自己的模樣,會對自我變得更加苛刻,帶來緊張的情緒。

3.大幅降低行動性
實體或語音會議時,我們通常可以起身走動,或稍微舒展筋骨。但視訊時,由於鏡頭位置固定,與會者也不能距離鍵盤太遠,這代表人們大致上要維持在同樣的地方,身體活動因而受限。拜倫森也引述部分研究指出,人們可以自由活動時,會有較好的創意和學習力。

4.更高的認知負荷
拜倫森說明,面對面時,我們會做出各種手勢與眼神交流,非語言的互動很自然。然而在視訊時,我們則得更賣力,才能送出與接收訊號。例如,如果你想向某人表達自己的支持,必須更誇張的點頭或豎起拇指;或是因為只看得到他人的頭部,當非語言互動的信息變少,人們會下意識地更仔細捕捉說話者的表情變化,這些都加重了認知的負擔。

學者:有效率的視訊會議,人數最多應為4人
史丹佛大學經濟學教授尼克.布魯姆(Nick Bloom)研究遠端工作長達數十年,根據《商業內幕》報導,他以Zoom為例,指出有效率的視訊會議,人數最多應為4人,雖然不如實體會議真實,但這時你還可以看見彼此的臉部表情,大家也不用擔心避免雜音造成干擾,而關閉麥克風。

如果人數增加,對話品質勢必下降。像是10人以上的視訊會議,畫面則會變成像是一格一格的小盒子,看不清楚他人的表情、也必須關閉麥克風,更別說當人數來到30人,且幾乎只有一人在講話的情況了。布魯姆建議,同事想維繫社交,應該安排多次一對一或簡單的3人談話,而不是多人視訊。

隨著變種病毒Omicron肆虐全球,遠距工作的模式預計還會持續。學者們提出的種種現象,或許能作為管理階層的借鏡,讓擁抱混合辦公的組織未來有更加完善的線上體驗。

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