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覺得自己常常分身乏術，一天24小時不夠用？高智商協會成員：想提升工作效率，先學會壓縮時間
撰文者：蔡壘磊 更新時間：2022-05-17
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每個人都認為自己很忙，但其實並不是這樣，只是大家都不太會刻意壓縮自己的時間去提升效率，因此才顯得忙。
一項看似複雜的工作花掉比較長的時間，聽起來很合理，但在現實中往往是拖延作祟，花掉較長時間的真實理由，常常是有較多的時間可花，若是工作時間被嚴格壓縮，人就會迸發出更強的力量，將任務更快完成，在這個過程中，我們整個人都會變得更加專注。
很多人都清楚自己有拖延問題，也知道拖延不好，但就是管不住自己，只要看著時間還有剩，就總忍不住拖到最後一刻才開始。從寒假作業到工作任務，相信不少人都嘗試過各種激勵自我或約束自己的方法，但都不太奏效。
其實，我們完全不必為「拖延」這件事而感到羞愧，因為這本來就是人的一種天性。在愈不確定的環境中，拖延就愈是有其獨特的好處。例如，我今天有計畫地去打獵，我可以早上出發，也可以下午出發，但如果我早上出發，中午就有人送來其他食物呢？那我今天就不需要再額外出門打獵；又或者到了下午，我突然改變計畫，有更好的想法了呢？
拖延行動，能夠讓我們在時間還充裕的情況下，應對更多的不確定性。
但這是在「環境遍布不確定性」的時代，如果在現代社會，環境比較確定的情況下，我們就是想要及早完成任務，那麼又該如何改變這種「原始大腦」的頑固設定呢？
剛才所說「填滿時間」就是其中一種方式，先將你的時間徹底填滿，迫使你在每一段較短的特定時間內完成每一項特定的事項，否則就會無法兌現你的任務承諾，此時不管多麼嚴重的拖延症都能治好。
不過事情並不都是短期完成，有些事情安排是短期，但有些事情則是需要長期完成。我之前說過，時間的彈性非常強，你可以把緊急要交付成果的工作花更多時間修飾再修飾，使之完美再完美，那怎麼還會有什麼時間留給這種重要但不太緊急的事情呢？況且這種拖延在很多人心裡或許都算不上拖延，畢竟每天都有那麼多事情要完成啊！
為了打敗這種難以察覺的隱性拖延，我有一招「親測有效」的應對方案，那就是「讓拖延順其自然」，既然它這麼頑固，那就先順從它，然後再想別的辦法。
具體的方法如下：
1.了解每一項工作的最短完成時間。
2.確認哪些工作就算無法在規定的時間內完成，也可以透過後期拚命彌補來挽回損失。
3.壓縮每一項短期工作的完成時間，把其餘時間都留給長期工作。
舉個例子，假設我現在有3項工作要完成，第1項是今天要寫出一篇文章，第2項是本週要完成一本書籍的解讀，第3項是我要在明年夏天前完成一本新書。
寫出一篇文章是今天的緊急要務，與其類似的還有開會討論公司的產品細節等，這些都是必須在今天某個時間點之前完成，因此優先做沒問題，但我必須算好時間節點。例如，我在今天中午12點前要發出文章，由於我知道自己通常完成一篇文章需要2個小時左右，那麼我在今天的上午10點就必須開始寫，萬一到中午12點還沒完成，我也可以寫到下午1點再發布，那就從上午10點開始寫，這就屬於可以透過後期彌補來挽回損失的事情；如果中午12點是預先承諾發布的時間，無法修改，那麼為了避免意外發生，我可能需要在前一天晚上就寫出大綱，或者在上午9點前就開始動筆，這就是一種比較剛性的任務，屬於不可以透過後期彌補挽回，往往得多留一點時間。
在我把當天必須要做完的事情都用這樣的方式壓縮以後，其實我就做完了一件事，那就是「讓拖延順其自然」，我完成文章需要2個小時，而我的工作安排，就是「拖」到剛好只剩下2個小時才開始動筆，其他事情也同理。因此如果我們無法對付拖延問題，那就乾脆安心等到不能再拖延的時候再動手。
然後你就會發現一件事，那就是你會多出很多的時間。是的，即使你的工作已經被塞爆，但當你拖延到不得不開始的時候才正式開始，就能把每一項工作的時間壓縮到極限，於是就會憑空多出很多可用的時間。
接著我們就能來規畫第2項工作，計畫多餘的時間是先做每週都必須完成的對一本書的解讀，還是用來寫書？
同理，我先把每週都必須完成的解讀工作壓縮到極限，我能不能用週末的時間就完成這週的解讀工作？可以，或許稍微有點勉強，穩妥一點我可以在週五就開始這項工作。
因此時間安排就很清楚了，週一到週四，只要是當日任務進行以外的時間，我全部都用來寫這本書，而不是用來做每週解讀。我有個親身的例子：某一週週日我要陪父母爬山，週六的時候我面臨2個選擇，一是提前把本週解讀工作的最後部分搞定，二是多寫點新書的章節，週日再抽空完成最後部分的解讀。
我最終選擇了方案2，且在週日中午和晚間吃完飯的空檔，把解讀工作也搞定。試想一下，如果我預先就把解讀工作完成，那麼面對如此長期的新書工作事項，我必定不會隨身帶上電腦，而是會在這個時間，跟父母天南海北地聊天，於是新書就又少了幾個小時的創作時間。
因此如何打敗拖延？順從它，拖延你的每項工作到不得不開始的時候才開始，剩下的時間都優先用於做一些長期有利，但時間看起來不那麼緊迫的事。一段時間之後，那些耗時許久、不急迫，但又收益巨大的事情會告訴你答案。
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作者：蔡壘磊
出版社：好人出版
出版日期：2022/04/27
作者簡介_蔡壘磊
江湖人稱蔡叔，百萬暢銷書作家，成長踐行社群「上行部落」主理人、高智商協會「勝寒」與「門薩」雙會員，於網路與區塊鏈產業從業多年並有相關投資經驗。
文字極具洞察力，簡單而深刻地直指人心普遍常見的認知錯誤，引領讀者思考並洞悉世事。
已出版作品：
《你懂這麼多道理，為什麼過不好這一生？》
《愛情的邏輯：破除親密關係中的認知陷阱》
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