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覺得自己常常分身乏術,一天24小時不夠用?高智商協會成員:想提升工作效率,先學會壓縮時間

撰文者:蔡壘磊 更新時間:2022-05-17 瀏覽數:2,585

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關鍵字:

時間分配 效率 拖延

每個人都認為自己很忙,但其實並不是這樣,只是大家都不太會刻意壓縮自己的時間去提升效率,因此才顯得忙。


一項看似複雜的工作花掉比較長的時間,聽起來很合理,但在現實中往往是拖延作祟,花掉較長時間的真實理由,常常是有較多的時間可花,若是工作時間被嚴格壓縮,人就會迸發出更強的力量,將任務更快完成,在這個過程中,我們整個人都會變得更加專注。

很多人都清楚自己有拖延問題,也知道拖延不好,但就是管不住自己,只要看著時間還有剩,就總忍不住拖到最後一刻才開始。從寒假作業到工作任務,相信不少人都嘗試過各種激勵自我或約束自己的方法,但都不太奏效。

其實,我們完全不必為「拖延」這件事而感到羞愧,因為這本來就是人的一種天性。在愈不確定的環境中,拖延就愈是有其獨特的好處。例如,我今天有計畫地去打獵,我可以早上出發,也可以下午出發,但如果我早上出發,中午就有人送來其他食物呢?那我今天就不需要再額外出門打獵;又或者到了下午,我突然改變計畫,有更好的想法了呢?

拖延行動,能夠讓我們在時間還充裕的情況下,應對更多的不確定性。

但這是在「環境遍布不確定性」的時代,如果在現代社會,環境比較確定的情況下,我們就是想要及早完成任務,那麼又該如何改變這種「原始大腦」的頑固設定呢?

剛才所說「填滿時間」就是其中一種方式,先將你的時間徹底填滿,迫使你在每一段較短的特定時間內完成每一項特定的事項,否則就會無法兌現你的任務承諾,此時不管多麼嚴重的拖延症都能治好。

不過事情並不都是短期完成,有些事情安排是短期,但有些事情則是需要長期完成。我之前說過,時間的彈性非常強,你可以把緊急要交付成果的工作花更多時間修飾再修飾,使之完美再完美,那怎麼還會有什麼時間留給這種重要但不太緊急的事情呢?況且這種拖延在很多人心裡或許都算不上拖延,畢竟每天都有那麼多事情要完成啊!

為了打敗這種難以察覺的隱性拖延,我有一招「親測有效」的應對方案,那就是「讓拖延順其自然」,既然它這麼頑固,那就先順從它,然後再想別的辦法。

具體的方法如下:
1.了解每一項工作的最短完成時間。
2.確認哪些工作就算無法在規定的時間內完成,也可以透過後期拚命彌補來挽回損失。
3.壓縮每一項短期工作的完成時間,把其餘時間都留給長期工作。

舉個例子,假設我現在有3項工作要完成,第1項是今天要寫出一篇文章,第2項是本週要完成一本書籍的解讀,第3項是我要在明年夏天前完成一本新書。

寫出一篇文章是今天的緊急要務,與其類似的還有開會討論公司的產品細節等,這些都是必須在今天某個時間點之前完成,因此優先做沒問題,但我必須算好時間節點。例如,我在今天中午12點前要發出文章,由於我知道自己通常完成一篇文章需要2個小時左右,那麼我在今天的上午10點就必須開始寫,萬一到中午12點還沒完成,我也可以寫到下午1點再發布,那就從上午10點開始寫,這就屬於可以透過後期彌補來挽回損失的事情;如果中午12點是預先承諾發布的時間,無法修改,那麼為了避免意外發生,我可能需要在前一天晚上就寫出大綱,或者在上午9點前就開始動筆,這就是一種比較剛性的任務,屬於不可以透過後期彌補挽回,往往得多留一點時間。

在我把當天必須要做完的事情都用這樣的方式壓縮以後,其實我就做完了一件事,那就是「讓拖延順其自然」,我完成文章需要2個小時,而我的工作安排,就是「拖」到剛好只剩下2個小時才開始動筆,其他事情也同理。因此如果我們無法對付拖延問題,那就乾脆安心等到不能再拖延的時候再動手。

然後你就會發現一件事,那就是你會多出很多的時間。是的,即使你的工作已經被塞爆,但當你拖延到不得不開始的時候才正式開始,就能把每一項工作的時間壓縮到極限,於是就會憑空多出很多可用的時間。

接著我們就能來規畫第2項工作,計畫多餘的時間是先做每週都必須完成的對一本書的解讀,還是用來寫書?

同理,我先把每週都必須完成的解讀工作壓縮到極限,我能不能用週末的時間就完成這週的解讀工作?可以,或許稍微有點勉強,穩妥一點我可以在週五就開始這項工作。

因此時間安排就很清楚了,週一到週四,只要是當日任務進行以外的時間,我全部都用來寫這本書,而不是用來做每週解讀。我有個親身的例子:某一週週日我要陪父母爬山,週六的時候我面臨2個選擇,一是提前把本週解讀工作的最後部分搞定,二是多寫點新書的章節,週日再抽空完成最後部分的解讀。

我最終選擇了方案2,且在週日中午和晚間吃完飯的空檔,把解讀工作也搞定。試想一下,如果我預先就把解讀工作完成,那麼面對如此長期的新書工作事項,我必定不會隨身帶上電腦,而是會在這個時間,跟父母天南海北地聊天,於是新書就又少了幾個小時的創作時間。

因此如何打敗拖延?順從它,拖延你的每項工作到不得不開始的時候才開始,剩下的時間都優先用於做一些長期有利,但時間看起來不那麼緊迫的事。一段時間之後,那些耗時許久、不急迫,但又收益巨大的事情會告訴你答案。

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作者:蔡壘磊
出版社:好人出版
出版日期:2022/04/27

 

作者簡介_蔡壘磊
江湖人稱蔡叔,百萬暢銷書作家,成長踐行社群「上行部落」主理人、高智商協會「勝寒」與「門薩」雙會員,於網路與區塊鏈產業從業多年並有相關投資經驗。

文字極具洞察力,簡單而深刻地直指人心普遍常見的認知錯誤,引領讀者思考並洞悉世事。

已出版作品:
《你懂這麼多道理,為什麼過不好這一生?》
《愛情的邏輯:破除親密關係中的認知陷阱》


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