進修充電

職場溝通,到底該用文字訊息還是當面討論?知名企業顧問教你這樣判斷,有效交流

撰文者:茱麗葉.方特(Juliet Funt) 更新時間:2023-05-26 瀏覽數:2,676

圖片來源:達志影像

關於電子郵件

忙碌會造成沒回覆,而沒回覆會破壞信任。不穩定的關係讓人浪費時間確認,以及浪費時間要人別急。對方不信任我們的時候,我們將寄出無數的一字信件,要寄件人放心,證明我們有在聽。「完成了。」「收到。」「知道了。」「了解。」「明白了。」「好。」此外,我們會換個管道,打電話或寄簡訊過去,確認對方「收到」我們的電子郵件,而「收到」其實是「認真看」的委婉說法。

如果身處「假設有在執行」的工作環境,將不必做以上的事。倘若我們和電子郵件社群明確講好,大家都假設每封信會被收到、閱讀與認真處理,我們的收件匣就不會那麼滿。假如雙方表現出更強大的信任感,那麼就算偶爾漏回一封信,我們遲早都會發現,而且代價其實沒有想像中可怕。若能勇敢跨出這一步,每年就能奪回數百小時,省去不必要的讀信與刪信。(然而,許多主管享受與期待持續追蹤進度,所以你在改變這種行為前,要先徵得同意。)


最難消滅的一字英文郵件是「謝了」(Thanks)。如果要了解為什麼通常沒必要回這個字,我們得把整個場景走一遍。在秋高氣爽的一天,你在早上11:24看到鮑伯寄來的信。鮑伯是在早上9:15寄的信,他很好心,幫了你一個忙,你於是在上午11:25,簡單回覆「謝了」。然而,鮑伯沒立刻看到信,他有固定的收信時間,中午才會再次看信箱。中午12:42,鮑伯打開信箱,看到你只寫了「謝了」的信。由於鮑伯生活在資訊過載的年代,要顧及太多事,所以他完全想不起來你為什麼要謝他,畢竟他一按下送出鍵,就忘了自己幫過你,接著又多做了20幾件事。

這下子鮑伯得花時間滑滑滑,找出先前的郵件,毫無意義地想起「喔,對了」,接著刪掉你太晚出現的感謝函。我們的英雄鮑伯是否因為你向他說謝謝而心生暖意?大概沒有,因為這不是即時的對話。你只害他多了一件要做的事。那聲沒在當下出現的謝謝,實際上對誰有好處?只有你一個人,你覺得自己有禮貌。抱歉,但如果仔細想一想溝通流程,的確是那樣沒錯。

關係很重要,和善很重要。如果是對外的電子郵件、客戶、廠商,你還是得在合適的時候繼續說謝謝。然而,假如是在核心團隊內部,你們可以討論或許不必每次都回信道謝。

2D vs. 3D

效果良好的溝通是先想好再開口的結果,這是最簡單的一條原則。策略性停頓能協助我們控制衝動,避免禍從口出,而我們在聽別人說話時,多想一想也能協助確認我們聽見的觀點,是否真是對方想傳達的意思。

此外,策略性停頓帶來的協助,還包括替我們分享的每則訊息,挑選正確的媒介。大部分的專業人士在選擇溝通媒介時,過分偏向電子郵件等數位媒介,但有些對話不適合採取數位框架,因為有太多要表達的情緒、創意或複雜的細節。另一方面,某些資訊則很適合以打字的方式一來一往地快速溝通。

「2D vs. 3D溝通」這個簡單但強大的架構,有辦法大幅改善你和團隊、同事、顧客互動的方式。選對媒介時,我們交換的每則訊息的效果會更好。

2D內容通常很簡單,是非題2選1,或是與事實有關。2D的溝通模式包括簡訊、電子郵件、影印資料、線上聊天等等。報告與簡報投影片也屬於2D。3D內容則需要仔細聆聽,帶有情感,或帶來創意思考的機會。我們在3D溝通中經由語氣、語速與手勢,交換關鍵資訊,討論點子,詢問複雜的問題,進行人際連結。3D的溝通模式帶有實況的元素——打電話、開會、視訊通話、見面對談。

有了這個定義明確的框架後,你一下子就能理解,若要針對重要的決策取得共識,與其用東一封、西一封的電子郵件討論,不如採取3D對話。假如你開會時在筆記本上胡亂打叉,心煩意亂地想著:「我幹嘛在這兒浪費時間?」那八成是因為開會的過程中,塞滿大量的2D報告。

許多人的預設做法是採取2D通訊,因為我們有辦法掌控2D通訊,不會在友好的公司版快問快答中,被突如其來的問題難倒。在2D溝通中,我們得以預先編輯想法,再分享出去,而且可以利用2D媒介的簡潔特性,避免閒話家常:「最近過得好不好?」然而,我們替內容選的溝通方式不合適的時候,效率會被犧牲。用2D媒介分享3D內容,豐富度會減少;用3D媒介分享2D內容是在浪費時間。請用合適的媒介傳遞訊息。

因此,展開任何對話前,先策略性暫停一下,問自己:「我試著要溝通什麼事?」我需要讓下週議程獲得批准?聽起來像2D。我想要徹底討論點子、詢問複雜的問題,或發揮創意?那是3D。此外,也要考量每個人接受資訊的方法,加以配合,微幅調整你的2D vs. 3D應用。有的人比較擅長口頭討論,偏向3D溝通(不需要消化時間)。有的人則需要處理資訊的時間,所以有必要替他們寫下溝通內容;這類型的人士需要先看過書面的東西,才有辦法回應。請積極與同事對話,在使用2D或3D模式時,加進個人的偏好。

請運用2D vs. 3D的概念,替每個訊息選擇正確的媒介。你會獲得的獎勵是一天中有更多的餘裕,每次的交流也會更豐富。2D vs. 3D的架構能讓訊息更清楚,使每次的重要對話發揮最大的功用,增強團隊的凝聚力。

延伸閱讀
無論是談話或向上司報告,都要看時機...說話術專家教你3技巧,有效溝通又不得罪人
確實讀懂主管的指示,才不會雞同鴨講白忙一場...說話術專家教你2習慣,提升職場溝通力

留白工作法:為自己創造白色空間,擺脫瞎忙,做真正重要的事
作者:茱麗葉.方特(Juliet Funt)
譯者:許恬寧
出版社:時報出版
​​出版日期:2023/02/21

作者簡介_茱麗葉.方特(Juliet Funt)
知名專題演講家、《財星》雜誌500大企業的顧問、培訓公司茱麗葉方特集團(Juliet Funt Group)的創辦人暨執行長。曾接受過《富比士》(Forbes)和《快公司》(Fast Company)的專題報導。

方特是一名傳道者,藉由將人才從繁忙工作中解放出來,以釋放公司的潛力。由於她熱情親切的態度和實際可行的內容,使她贏得全球最大型領導力活動中的最高評分。她曾與眾多國際企業合作,包括Spotify、國家地理(National Geographic)、Anthem、Vans、亞培(Abbott)、好市多(Costco)、Nike、百事可樂(PepsiCo)、富國銀行集團(Wells Fargo)、絲芙蘭(Sephora)、Sysco和ESPN。

譯者簡介_許恬寧
師大翻譯所畢,自由譯者,近期譯有《看不見的影響力》、《如何改變一個人》、《當上主管後,難道只能默默崩潰?》、《慣性思考大改造》、《朋友與敵人》。


  • «
  • 1
  • »

您可能有興趣的文章