進修充電

事情老是做不完?比起能力,可能是方法出問題...選對適合自己的時間管理術,才能事半功倍

撰文者:鈴木祐 更新時間:2023-11-26 瀏覽數:2,242

圖片來源:達志影像

接下來我要將「預測和回溯」的框架套用在幾個傳統時間術上,進一步思考有效與無效的關鍵差異:

1.行事曆法的適用類型

「預測真實感低」的人適合使用行事曆法來提升工作表現。


預測是對今後變化的估算和臆想,如同天氣預報中的降雨機率,在腦中描繪出未來大略的心智模型,像是「有60%的機率下個月是由我報帳」、「有90%的機率明天是我打掃房間」。

不過,有些人對未來的事總是置身事外,下個月的行程似乎不關己事,1年後的自己對他們而言像是別人,有些人甚至對幾個小時後的自己都感到很不真實。

這種狀態會影響工作表現嗎?當然會。這類人因為不把明天的行程視為自己的事,所以感受不到危機感,甚至不會產生善用時間的想法。

行事曆法有助於改善這樣的狀況,只要將行程記在行事曆上,像是「下午3點開始寫企畫書」、「2個月後升遷考試」,就能對未來要做的事更加有敏銳感。

一般認為行事曆法的優點是「有助估算任務所需時間」、「改善忘東忘西的狀況」...,但其實「增加預測真實感」才是行事曆的重點功能。相對的,如果你本來就是「預測真實感高」的類型,無論行程寫得多滿、多細都很難見效。

2.待辦清單法的適用類型

「待辦清單法」是一種寫出當日所有待辦事項,並依序完成任務的方法。什麼樣的人能透過待辦清單法來提升產值?社會心理學家羅伊.鮑梅斯特(Roy F. Baumeister)指出:「這個方法之所以奏效,是因為待辦清單能降低『未能達成目標』對大腦的惡性影響。」

鮑梅斯特的研究團隊找了A、B兩組學生接受實驗,要求A組將每天沒做完的事情寫成待辦清單,再請A、B兩組做不在待辦清單上的事項——閱讀小說。因待辦清單法的正確做法是依序完成清單上的事項,所以他們才故意安排受測者做不相干的任務,藉此觀察差異。

結果顯示,有寫待辦清單的A組,竟比B組更能專注看小說,閱讀過程中比較不會分心。為什麼呢?因為比起已完成的任務,人類的大腦將更多心思放在未完成的任務或是中斷的任務。像是整理到一半的衣櫃、一直沒空處理的請款單、懶得回覆的電子郵件...。

大腦會下意識地對這些「未完成」的工作感到擔憂,導致在做其他事情時,也會分配資源到這些工作上,這會降低對眼前事務的處理能力,最終導致整體產值下降。這種現象在認知科學上稱作「注意力殘留」。

但有趣的是,只要事先列好清單,大腦就會做出截然不同的反應。將未完成的任務一一列出,僅僅一個簡單的動作,就能讓大腦以為「這些任務已處理完畢,不用擔心」,安心將所有資源投入眼前的事務。

也就是說,待辦清單法之所以能夠發揮效果,是因為將未完成事項全數寫出,這麼做能幫助大腦放下牽掛,進而發揮全力做事。就預測和回溯的框架而言,以下特質的人較適合使用待辦清單法:

①預測數量過多:經常在做事期間想起不相干的未完成任務,被這些想法所占據,像是「我忘了找資料了!做完這個記得要去找」、「房間打掃到一半,等等下班回去要把它掃完」...。

②回溯過於否定:經常出現負面想法,導致心中惶惶不安,像是「這件事我上次也沒做好」、「我是不是忘了把明天要用的文件帶回來」...。

這2種類型的人做事容易被突然閃現的想法干擾,因分心而影響大腦效能。相對的,對於那些不糾結過去、擅長多工處理的人,待辦清單法就較難發揮效果。

3.記錄時間法的適用類型

「記錄時間法」顧名思義,就是記下自己開始做事到結束的時間,記錄多次後,就能更精準的估算所需時間。

「回溯錯誤過大」和「回溯過於肯定」的人較適合使用記錄時間法:

①截止日在即,進度已經火燒屁股了,卻天真地認為:「上禮拜的進度還不錯,這次應該也能順利過關吧。」

②獲得他人幫助,就武斷地覺得:「平常我一個人都撐過來了,這次有人幫忙,應該就不用擔心了吧。」

這類人回顧的內容並不符合實際狀況,所以總是會低估「完成任務需要的時間量」以及「完成任務需要的個人能力」。樂觀正向是件好事,但一味活在粉紅色的泡泡中,是無法精確發揮實力的。只要清楚記下每一次做事的時間,之後當你做出太過於樂觀的估算,這些記錄就是最好的「打臉鐵證」。

4.條件計畫法的適用類型

「條件計畫法」很簡單,只需將「一X就Y」、「若X則Y」等句型套在特定目標上,像是「一到傍晚6點就運動」、「一回到住所就先洗手」。為自己訂立的目標設下條件,做為開啟具體行動的契機。

其效果相當有用,根據心理學家等人的調查,條件計畫法執行者養成運動習慣的容易度比其他人高出3.5倍,學習達標度也高出2.3倍。因為又簡單又有效。

然而世上並沒有萬靈丹,條件計畫法的效果也和其他方法一樣因人而異。有以下特徵的人不適合使用條件計畫法:

①預測數量過多:「預測過多」是指腦袋裡有太多未來可能發生的事,例如「明天要交出完整資料」、「下午4點要運動」...,因為有太多該做的事情導致心裡無法平靜,在這樣的情況下容易三心二意,無法專心將計畫導向目標,進而影響條件計畫法的效果。

②回溯過於否定:即便是再怎麼天衣無縫的計畫,只要執行者覺得自己做不到,就無法發揮效用。因此「回溯過於否定」的人並不適用此法。

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同步大腦思維的時間支配術:解密你的時間知覺+分析個性特質,超過30種技巧指引,做自己的時間設計師
作者:鈴木祐
譯者:劉愛夌
出版社:方言文化
出版日期:2023/09/08

作者簡介_鈴木祐
科普作家,1976年生,慶應義塾大學湘南藤澤校區(SFC)畢業,於出版社任職後獨立創業。迄今已閱讀超過10萬篇科學論文,訪談超過600名外國學者和專科醫生,專精於健康照護和提升生產力等主題,撰寫相關書籍與雜誌文章。同時經營部落格「舊石器時代男人」(パレオな男/Paleolithic Man),主要介紹心理、健康、科學等最新相關知識,月瀏覽量突破250萬次。近年來,也受邀至健康照護相關企業演講,講授科學證據的辨識方法。著有《無,生命的最佳狀態》、《最高專注力:讓頭腦清晰一整天的45項神級高效技巧》、《換個工作,更好嗎?》等多本著作。

網站:パレオな男

譯者簡介_劉愛夌
日本文學碩士,典型的A型,不標準的獅子座。除了是個在中文與日文之間穿梭的自由譯者,還是個每天和兩個小寶貝搏鬥的媽媽。

聯絡請至:ireneliu.jp@gmail.com



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