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主持線上會議,總是抓不準節奏?日本線上溝通專家教你,善用2招讓議程更順暢

撰文者:社團法人線上溝通協會 更新時間:2024-03-07 瀏覽數:2,157

圖片來源:達志影像

會議場合,通常由主持人或主講者掌握主導權,督促會議順利進展,同時平等的聽取每個人的意見。他們在線上會議中的重要性,甚至遠遠超過實體會議。

這種說法,可能會讓各位以為主持線上會議很困難,但只要注意以下2點,通常就能讓會議順利進行。


第1是「以點名方式鼓勵發言」,第2是「話多的人排後面」。

首先,我們先來了解第1項「以點名方式鼓勵發言」的重要性。

各位在線上會議中,是否曾遇過主持人詢問大家意見,螢幕上卻是一片安靜的尷尬情況?雖然還不至於讓人一腳踏入永不得超生的「無間地獄」,但著實是讓人恨不得隱形的「無聲地獄」...。即使自己不是主持人,相信你也會覺得尷尬無比。

在線上會議中,由於與會者無法彼此以眼神示意:「這誰來講?你嗎?還是我?」也為了避免自己與他人同時發言,所以眾人往往會比較拘謹,不敢主動發言,因而經常出現一片沉默的情況。會議中如果出現這段空檔,實在相當可惜。

為了避免這類情況發生,主持人不妨直接點名,比如「○○,你覺得這個主意怎麼樣?」、「××,你有不清楚的地方嗎?」,鼓勵大家發言。理想的情況是,一人發言後,可以迅速的一個個接棒下去,保持討論節奏順暢。

當然,主持人也可以制定發言規則,比如「有意見的人,請按『舉手』鍵稍候」,但在實際對談中,按舉手鍵、等待點名的發言方式,也可能會破壞談話節奏。所以利用舉手功能,當然沒有問題,但直接點名詢問意見,更能自然掌控發言速度。

但不管怎麼說,阻止他人發言並不是一種恰當的行為。因此誠摯建議,在會議一開始,即充分告知發言規則,比如「若想中途插話,請先按舉手鍵」或「請在聊天室寫下意見」等。

點名發言,除了可避免會議陷入尷尬的無聲地獄,還有另一個非常重要的功用。

當自己被點名時,會讓人產生一種「存在獲得認可」的感受,進而提高專注力,這在心理學上稱為「喚名效應」。所以直呼名諱,是一個非常重要的手法,不僅能人們保持適度的緊張情緒,還能加強當事人參與意願,提高自我意識。

因此,不光在鼓勵發言的場合,在平日的溝通中,不妨也有意識的於對話中穿插談話對象的名字,比如「我贊成A剛才所說的」、「確實出現了如B所料的情況,所以我認為如此這般」。將人名交織在對話中,通常有助於後續積極發言的熱度,讓討論得以持續下去。

順帶一提,喚名效應最有效的時機,據說是在會議的開頭與結束。特別在會議剛開始時呼喚與會者名字,帶有「歡迎蒞臨」的語意在,有助於刺激發言,促使討論更活絡。

TIPS:注意應呼喚所有與會者名字,而不是少數幾人。

第2個訣竅是「把容易長篇大論的人排最後」。這是線上會議主持人都應該牢記的一點。

其實,線上會議的節奏與快慢,幾乎全由第1發言者決定。因為正如前文所提,我們很難在線上會議中打斷正在高談闊論的主講者。

「有人想分享意見嗎?」如此籠統的提問,如果碰巧遇上一個熱愛發言的人奪得發言權,喋喋不休的暢所欲言,整場會議很可能就變成他個人的發表大會。此外,如果過度在意長幼有序,安排年長者率先發表意見,一上場就長篇大論,也可能就此被奪走會議的主導權。

所以,安排擅長簡明扼要講述重點的人,來為每個議題開場,這一點非常重要。

儘管制定議程,預先分配時間是會議的大前提,但還是建議各位會議主持人先列出「話多名單」,並有意識的將這些人安排在最後發言。

TIPS:平時就要多了解團隊成員的個性。

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作者:社團法人線上溝通協會
譯者:林姿呈
出版社:樂金文化
出版日期:2023/10/27

作者簡介_社團法人線上溝通協會
因應疫情下,企業對遠距工作的廣泛需求,於2021年創立,截至2022年10月,已協助300家企業或團體,幫助1萬多名商務人士克服線上溝通問題。秉持「讓螢幕溝通更靈活豐富」的理念,針對使用Zoom、Teams等最具代表性的線上會議軟體及Slack等聊天工具,隔著螢幕進行溝通的行為深入研究,並探索使用虛擬化身及元宇宙等全新技術,進行會議或組織內部交流的可行性。2022年1月,公布「線上溝通壓力的現況調查」結果,相繼獲得《Yahoo!新聞》等多家媒體報導,引起廣大關注。

提供線上會議術、線上聊天溝通術等相關研習及諮詢,推廣遠端工作,協助企業團體改革工作模式。他們所提倡的線上溝通術,是根據豐富的調查數據所建立,可有效提高生產量能,促進組織內外溝通更活絡,深得客戶高度評價。

譯者簡介_林姿呈
專職譯者。翻譯時,喜歡從相關領域的書籍延伸閱讀,擴展視野。目前譯作有《日本5ch戰神的回嘴技術》、《巴菲特的決策邏輯》等書(皆為樂金出版)。

竭誠歡迎來信指教:eileentz@gmail.com


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