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工作上需要幫忙總慘遭同事拒絕?3步驟聰明提需求,提高「職場求救」成功率

撰文者:MH 更新時間:2024-03-06 瀏覽數:1,425

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職場 主管 溝通 工作 新鮮人 升遷 職涯 升職 MH 老鳥

圖片來源:達志影像
摘要
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某天在一個十字路口等紅綠燈的時候,突然有1個女生從我背後冒出來,她沒頭沒尾地問說:「小姐,可以幫我的粉絲團按個讚嗎?」我當時整個人被嚇到,下意識就直接拒絕了她。

後來回想這件事就想到:「當要請人幫忙的時候,是不是應該要有一些更有禮貌,或者讓自己不要顯得那麼突兀的開場白呢?」最後決定把這些想法變成這篇文章。


老實說,我原本不是一個很「擅長」請同事或朋友幫忙的人,如果能自己做,就盡量自己搞定;但工作總是有無法負荷的時候,或者有些事情的分工沒那麼明確,那就需要提出來討論,或者跟其他人一起協做了。

這個時候,如何開口請人幫忙,並且讓對方答應呢?我通常會依序採取這幾個步驟:

步驟1》簡要的前情提要

最基本的就是讓對方知道「到底要幫什麼忙」如果突然沒頭沒尾要對方幫一個忙,除非是很好的朋友,不然應該很難一口就答應。

我常常被朋友問:「可以幫我一個忙嗎?」但坦白說,不管是多好的朋友,我都不會一口答應,因為這可能會有2個小麻煩產生:

1.我的能力可及,但不一定願意。
2.我很願意幫忙,但心有餘而力不足。

總之,我不會貿然答應語焉不詳的請求。

如果這個時候能給對方一些簡單的介紹,比如說是要幫哪些人、做什麼事情、在什麼時候、要花多少時間等細節,就會讓對方有更完整的資訊,進而評估自己的能力與意願。

此外,若有求於人,本來就有說明清楚的責任。但!要拿捏得宜,不要矯枉過正了。如果突然給了一長串資訊,對方很可能會消化不良或反應不及;給太少,對方也無法評估。

負面案例1:「可以麻煩你一件事嗎?」
缺點:語焉不詳、沒頭沒尾,對方要拒絕或答應都不是,甚至還得再花時間問你「什麼事」,這是浪費雙方的溝通成本。

負面案例2:「想問你一下~9月不是有一個新產品要上線嗎?產品介紹我寫好了,但想說行銷廣告應該會用到這些文案,我不太確定我這樣寫可不可以,想說…可不可以請你確認一下呢?如果有問題的話,我可以再調整」
缺點:雖然多了很多字,會讓語氣感覺比較委婉有禮,但這些都不是重點,資訊仍然很模糊。

若要請人幫忙,就單刀直入吧,比如:9月新產品上線的案子,我寫好產品介紹了,因為這個FB廣告應該會用到,可以請你幫忙看一下介紹文案嗎?

步驟2》明確說明要對方幫什麼忙

延續上面說的,給了一個比較完整的資訊之後,再來就是要讓對方知道他要做什麼事情。

像上面的例子,問完對方「可以請你幫忙看一下介紹文案嗎?」後,對方若答應了,就可以提供文案連結或檔案,並讓對方知道「看完後要幹嘛」。

比如,文案是要他確認嗎?還是希望他直接修改?或者只是告知他呢?畢竟「看一下」或「幫個忙」的定義很廣泛,這時候解釋清楚,對方才好做事。

步驟3》明確讓對方知道要幫忙的原因

有時候,跨部門的溝通需要一點技巧,尤其若對方屬於「謹守本分」者,他可能會覺得「幫你忙是在增加我的工作量」或者「為什麼要做這些不是我份內的事」,所以這時讓對方感受到「這件事情對自己有益」是很重要的。

以上面的例子來說,我是產品經理,要把產品介紹文案寫好,讓行銷部的同事可以拿去當作FB廣告文案。起手式可以先說:「9月新產品上線的案子,產品介紹我寫好了,因為這個FB廣告應該會用到,可以請你幫忙看一下介紹文案嗎?」

更進一步地,如果我已經知道對方不是那種太願意花額外時間幫忙的人,便會再補幾句:「因為行銷部要投FB廣告,但我不太確定文案風格該用哪種,或者有沒有非得提到的關鍵字,所以要請教你的專業,這樣廣告成效應該也會比較好!」

這樣一方面是說明幫我忙的好處(廣告成效更好),另一方面也藉此肯定他的專業,表明自己需要高手出馬搶救文案。如此一來,對方或許會更願意幫忙(但當然語氣或用字不宜過油,否則會顯得很不誠懇)。

進階:說明自己的思考脈絡或嘗試過程

有時候會碰到對方擺架子,比如「如果你們不會做,那就應該更努力一點啊!不要把問題都交給我」或者「憑什麼能者多勞?你不會做的事情,你更應該自己想辦法」。

要如何改變這樣的想法呢?我的做法是,盡量不要透過文字,因為文字難有情緒、也不一定說得清楚,所以如果可以,盡量透過電話或見得到面的會議,直接和對方說明「我已經盡力了!我該做的都做了!但還是需要你的專業來確認」。

像上一段的產品介紹例子,就可以再延續說明:「我有看過FB的廣告規範和範例,寫了一段文案,不過還是不太確定這樣寫適不適合,所以想再麻煩你幫忙看一下。」

這邊就有點出來自己做過的功課(官方規範與其他範例),比起「可以告訴我FB廣告文案該怎麼寫嗎?」的伸手牌問題,對方應該更能接受。

進階:說明自己預期的成果或做法

上面都是「請別人幫忙時要說的話」,最後則是提到自己期待得到的幫忙結果。

做法有2種,1種是當對方願意幫忙後,可直接告知對方期待的成果;另1種則是提供選項給對方,請對方評估能力與時間後,選擇他較方便的作法(但當然這些選項,都要是你自己能接受的結果)。

以上面的FB廣告貼文例子來說,可以跟對方說:「如果可以,希望你可以直接協助修改文案,如果有看到不適合的語句,都可以直接改掉。」

但如果對方本來就不太願意幫忙(可能是基於某些壓力而答應),或者時間有限,那便可以跟對方說:「如果不方便直接修改,那想麻煩你把可能會違規的文案標註,我會再去修改。」

總之,提供的資訊愈詳細,雙方愈好確認彼此需求、愈好做事,即使有問題,討論起來也會比較具體。

以上就是一些職場溝通小技巧,希望對有需要的人有幫助!如果沒有,也歡迎提供各種意見或指教。

本文獲「MH」授權轉載,原文:如何開口請人幫忙?讓雙方都舒服的求助話術

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做過公關、數位行銷,2020年轉職成為產品經理,2021年跑到新加坡繼續當PM。

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