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想要不斷進步,制定目標與追蹤進度很重要!這樣設計行程表,讓生產力提升3成

撰文者:羅利.瓦登(Rory Vaden) 更新時間:2024-03-23 瀏覽數:1,867

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KPI 時間管理 行程表

圖片來源:達志影像

顯而易見地對多數人而言,目前最大的挑戰就是時間管理。然而,當我們建議大家擬定書面行程表時,持有「電扶梯」心態的人普遍反應都是無奈地攤手,消極且無力地說這種方式根本沒有用,再辯稱說這是因為我們根本無法完全預見一天中所有未知的變數。確實,我們很難嚴格按照完美的行程表生活。但有一件事我們可以肯定,那就是如果你不知道自己理想的一週是什麼樣子,你就永遠不可能擁有理想的一週。

建立一個行程表,你只需要一張表格,那就像是你能裝進大石頭、小礫石和細沙粒的「罐子」。美國管理學大師史蒂芬.柯維(Stephen Covey)多年來一直強調,我們應該先在罐子中放入人生最大的「基石」,因此,你首先要把你個人的「基本5大原則」安排進行程中,接著,再將睡眠、工作會議等這類「礫石」填補在其間。而確認電子郵件和行政庶務這樣的「沙子」,則會自然地落入空隙中。至於剩下的時間,則就像「水」一樣自由流動,你可以隨心所欲地使用。


我們都知道想要進步,你就必須花費時間和心力去持續追蹤管理,如果你都不去思索做法,當然也就不可能有效管理事情的發展了。然而,通常只有具備「爬樓梯」心態的少數人,才會在事後去追蹤自身的成果。

伊恩.科尼雅克(Ian Koniak)第一次參加我們公司的大型公開激勵培訓研討會時,是在他職業生涯的早期階段。當時,他已經連續3年被評選為年度最佳業務代表,是理光公司(Ricoh)在全國的辦公設備部門中最優秀的業務之一。升遷成為大洛杉磯地區的業務總監之後,他在極短的時間內將公司營收提升了3成4。他的獎項和榮譽聽起來很亮眼,但私底下,他獲得成功的方法卻十分樸實。他自己是這麼描述的:我個人的自律方式就是,在衣櫃裡掛一張行事曆,一天結束時,我就會在上面打勾。

我的每週目標如下:
●工作:每週50小時 。
●上網和看電視(最容易浪費時間):每週不得超過7小時。
●睡眠:每晚平均至少7小時。
●健身:每週3天。

每天結束時,我會記錄當天工作多少小時、花多少時間看電視或上網、睡了多久,以及是否去了健身房。而每週結束時,我會統計每個類別的總時數,如果沒有達到我的每週標準,我就會調整下一週的規畫,讓它們更符合我的最終目標。

這種時間規畫方式最主要目標是確保我能過著健康的生活,包含好好睡覺和確實運動,並且也有投入足夠的工作時數來取得工作上的成果。根據多年的業界經驗,我很清楚需要投入多少時間來達成我設下的高目標。同時,我也確保自己不會浪費太多時間在無意義的上網和看電視上。

如果我沒有每天追蹤這些時數並對自己負責,就無法以週為單位衡量自己是否達標。這套規畫方式看似基本,但對我來說效果極佳,我已經實行了很多年。

伊恩正在進行的這些追蹤,就是你常會聽到的「KPI」,也就是關鍵績效指標(Key Performance Indicators,KPIs)。這些關鍵指標會因人與其自身的狀況而異,但根據我們諮詢過的個案經驗來看,光是明確的條列並監控這些指標,就能提升高達3成的生產力。如果你真心想達成目標,這些指標就必須要排在你其他原本的行程之前。

浪費時間最常見的形式之一,就是不確定自己接下來要做什麼。但有了行程表,你可以提前思考每項活動是否值得投入時間,這樣就能省去許多臨時考慮是否要進行某事的時間,因為你之前就已經有邏輯地考慮過所有的事情了。

規畫時間的好處是,如果你能創造一套精密的行程表,並且致力加以遵守,你就能免於經歷生活中的許多擔憂和壓力。這樣一來,你很快會發現自己的生產力大幅提升,並且養成良好的工作習慣。

我們輔導所有個案時,通常第一步就是建議建立一份理想的行程表,並持續進行成果追蹤。有時候我們需要花點力氣說服他們嘗試,但最終這個方法往往都能徹底改變他們的生活,並大幅幫助他們最終獲得實際成果。這種方式也將對你產生相同的效果,所以,現在就開始行動吧。

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拖延根除的微自律小習慣:制訂目標、透過專注投入與高效時間管理,終結平庸,逐步邁向成功
作者:羅利.瓦登(Rory Vaden)
譯者:劉佳澐
出版社:方言文化
出版日期:2023/12/29

作者簡介_羅利.瓦登(Rory Vaden)
擁有MBA學位,為CPAE得獎者、並取得CSP認證,是《紐約時報》(New York Times)暢銷書《爬樓梯》的作者。他的觀點受《華爾街日報》(The Wall Street Journal)、《富比士雜誌》、CNN電視台、《企業家雜誌》(Entrepreneur)、《Inc.雜誌》報導,也曾登上福克斯頻道(Fox News)的全國新聞,以及其他幾家主流媒體。他是一位世界知名的演講者,他的TEDx演講「如何事半功倍」(How to Multiply Your Time)觀看次數已達數百萬。他兩次入圍「世界演講錦標賽」(World Championship of Public Speaking)的冠軍決賽,被《Inc.雜誌》評選為全球百大最佳領導力演講者之一,也是CPAE演講者名人堂(Council of Peers Award for Excellence)入選者中,史上最年輕的一位。他是一位企業家,在個人發展、培訓、輔導和諮詢領域中,打造了多家市值高達百萬及千萬美元的公司,並研發了商業策略、領導力、生產力、銷售、銷售管理、市場行銷及個人品牌領域的相關課程。此外,他是熱門Podcast主持人,擁有大量訂閱者。若想免費閱讀他的顧問或觀點文章,請至以下網站:Rory Vaden

譯者簡介_劉佳澐
淡江大學英文研究所畢業,大學主修中文,曾獲台北文學獎,任職於電影發行商多年。譯有《漫遊的技術》、《與焦慮和解》、《【能量瑜伽解剖】氣脈.肌群.骨骼全書》、《終結拖延,擺脫焦慮,無論誰都給你高評價的「時間控」》、《卓越領導者的修練學》《親愛的,那不是你的錯》等,持續翻譯中。


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