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你準備的降落傘，能讓人義無反顧往下跳嗎？分層管理，用信任打造團隊專業度
撰文者：公關人生相談室 更新時間：2023-02-07
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圖片來源：達志影像
之前有個新聞是美國知名演員亞歷．鮑德溫（Alec Baldwin）在拍攝新電影時，因使用道具槍不慎，結果誤殺攝影導演。根據報導，亞歷．鮑德溫不知道道具槍裡有實彈，而負責槍枝管理的槍械師，也因管理不當、沒有善盡檢查與控管義務而被起訴。
在職場上，雖然沒有這樣生死交關的場合，但我們其實也對類似團隊合作的場景不陌生。一個大型專案的構成，通常牽涉許多利害關係人，從專案經理、專案成員、客戶、外包廠商、客戶的客戶、臨時人員等，也會包括客戶內部的法務、財務與高階主管等。
然而，沒有人有全知的觀點可以掌控所有專案細節，於是我們設立了不同流程和層層檢核機制，希望透過不同專業的共同監視與監督，確保專案可以如實、如質與如期完成。
我還記得在專利事務所工作時，1封花15分鐘就寫完的英文書信，在真正送出給合作的國外事務所之前，至少經過2個人把關：同屬英文組的直屬主管檢查主題與內文是否用詞恰當或需要調整，另外還有個負責「判行」（判斷是否放行）的同事做最後檢查，包括格式、需要寄信的對象、附件，甚至是對方偏好的收件方式（至少2種以上以避免漏信）。
若是專利說明書翻譯，則要經過的關卡可能更多，除了直屬主管，還加上專利工程師負責檢核專利說明書裡的實質內容與技術翻譯，是否符合客戶發明的原意，必要時也不免來回討論，目的就是為了確保未來要成為發明專利的請求項，內容不但撰寫完備且翻譯無誤，以此確保客戶未來若需要主張權利時不會發生問題。
專利事務所的工作流程會如此小心縝密，是因為任何書信往來都代表著我們被委託的客戶，每一次出手也都是事務所專業的展現，無論文字、翻譯，或是幫忙繳納專利維護費的證明，甚至是文件寄送的準時度都是標準，只有做到無可挑惕，才能夠在競爭的商業環境中，持續受到客戶與國外事務所的委託。
團隊的成功與否，取決於主管對部屬的信任程度
後來從事公關工作，我也記得主管曾在我們遞交要給總部的提案時，詢問的問題是：「你們對這份提案有多少信心？」、「如果今天我看都不看就送出去，你們是否願意保證這樣也沒問題呢？」
這位主管後來告訴我們，當她還是小菜鳥時，就有主管跟她說過降落傘的故事：每個團隊都像是在作戰的軍隊，每個部屬都彷彿是執行作戰的後勤團隊，負責為執行跳傘任務的傘兵（即負責送出工作成果的主管）準備降落傘。平日的訓練與團隊培養出的信任與默契，通常是在最危急與正式作戰時所依賴的最終判準——相信團隊會為自己的最大利益著想，也相信大家會把團隊利益放在個人利益之上。
就如同國防部發言人曾說過，「當傘兵，就要下定犧牲的決心，把生命貢獻給國家！因為對於傘兵，只有0分與100分的區別！」
於是，最關鍵的問題是，「今天如果是你準備降落傘，拿到降落傘的夥伴，是否能夠沒有一絲猶豫地往下跳呢？」這句提問，不但可作為自己檢核工作品質的判準，更是檢核自己是否有給予合作夥伴足夠信任資本累積的標準。
下一次把工作成果送出手之前，或許我們也可以問問自己：「如果你身上背的降落傘是你為自己準備的，你敢義無反顧地往下跳嗎？」
本文經授權轉載自「方格子直送計畫」，原文：如果你身上背的降落傘是你為自己準備的，你敢義無反顧地往下跳嗎？
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