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事情老是做不完？比起能力，可能是方法出問題...選對適合自己的時間管理術，才能事半功倍
撰文者：鈴木祐 更新時間：2023-11-26
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圖片來源：達志影像
接下來我要將「預測和回溯」的框架套用在幾個傳統時間術上，進一步思考有效與無效的關鍵差異：
1.行事曆法的適用類型
「預測真實感低」的人適合使用行事曆法來提升工作表現。
預測是對今後變化的估算和臆想，如同天氣預報中的降雨機率，在腦中描繪出未來大略的心智模型，像是「有60%的機率下個月是由我報帳」、「有90%的機率明天是我打掃房間」。
不過，有些人對未來的事總是置身事外，下個月的行程似乎不關己事，1年後的自己對他們而言像是別人，有些人甚至對幾個小時後的自己都感到很不真實。
這種狀態會影響工作表現嗎？當然會。這類人因為不把明天的行程視為自己的事，所以感受不到危機感，甚至不會產生善用時間的想法。
行事曆法有助於改善這樣的狀況，只要將行程記在行事曆上，像是「下午3點開始寫企畫書」、「2個月後升遷考試」，就能對未來要做的事更加有敏銳感。
一般認為行事曆法的優點是「有助估算任務所需時間」、「改善忘東忘西的狀況」...，但其實「增加預測真實感」才是行事曆的重點功能。相對的，如果你本來就是「預測真實感高」的類型，無論行程寫得多滿、多細都很難見效。
2.待辦清單法的適用類型
「待辦清單法」是一種寫出當日所有待辦事項，並依序完成任務的方法。什麼樣的人能透過待辦清單法來提升產值？社會心理學家羅伊．鮑梅斯特（Roy F. Baumeister）指出：「這個方法之所以奏效，是因為待辦清單能降低『未能達成目標』對大腦的惡性影響。」
鮑梅斯特的研究團隊找了A、B兩組學生接受實驗，要求A組將每天沒做完的事情寫成待辦清單，再請A、B兩組做不在待辦清單上的事項——閱讀小說。因待辦清單法的正確做法是依序完成清單上的事項，所以他們才故意安排受測者做不相干的任務，藉此觀察差異。
結果顯示，有寫待辦清單的A組，竟比B組更能專注看小說，閱讀過程中比較不會分心。為什麼呢？因為比起已完成的任務，人類的大腦將更多心思放在未完成的任務或是中斷的任務。像是整理到一半的衣櫃、一直沒空處理的請款單、懶得回覆的電子郵件...。
大腦會下意識地對這些「未完成」的工作感到擔憂，導致在做其他事情時，也會分配資源到這些工作上，這會降低對眼前事務的處理能力，最終導致整體產值下降。這種現象在認知科學上稱作「注意力殘留」。
但有趣的是，只要事先列好清單，大腦就會做出截然不同的反應。將未完成的任務一一列出，僅僅一個簡單的動作，就能讓大腦以為「這些任務已處理完畢，不用擔心」，安心將所有資源投入眼前的事務。
也就是說，待辦清單法之所以能夠發揮效果，是因為將未完成事項全數寫出，這麼做能幫助大腦放下牽掛，進而發揮全力做事。就預測和回溯的框架而言，以下特質的人較適合使用待辦清單法：
①預測數量過多：經常在做事期間想起不相干的未完成任務，被這些想法所占據，像是「我忘了找資料了！做完這個記得要去找」、「房間打掃到一半，等等下班回去要把它掃完」...。
②回溯過於否定：經常出現負面想法，導致心中惶惶不安，像是「這件事我上次也沒做好」、「我是不是忘了把明天要用的文件帶回來」...。
這2種類型的人做事容易被突然閃現的想法干擾，因分心而影響大腦效能。相對的，對於那些不糾結過去、擅長多工處理的人，待辦清單法就較難發揮效果。
3.記錄時間法的適用類型
「記錄時間法」顧名思義，就是記下自己開始做事到結束的時間，記錄多次後，就能更精準的估算所需時間。
「回溯錯誤過大」和「回溯過於肯定」的人較適合使用記錄時間法：
①截止日在即，進度已經火燒屁股了，卻天真地認為：「上禮拜的進度還不錯，這次應該也能順利過關吧。」
②獲得他人幫助，就武斷地覺得：「平常我一個人都撐過來了，這次有人幫忙，應該就不用擔心了吧。」
這類人回顧的內容並不符合實際狀況，所以總是會低估「完成任務需要的時間量」以及「完成任務需要的個人能力」。樂觀正向是件好事，但一味活在粉紅色的泡泡中，是無法精確發揮實力的。只要清楚記下每一次做事的時間，之後當你做出太過於樂觀的估算，這些記錄就是最好的「打臉鐵證」。
4.條件計畫法的適用類型
「條件計畫法」很簡單，只需將「一X就Y」、「若X則Y」等句型套在特定目標上，像是「一到傍晚6點就運動」、「一回到住所就先洗手」。為自己訂立的目標設下條件，做為開啟具體行動的契機。
其效果相當有用，根據心理學家等人的調查，條件計畫法執行者養成運動習慣的容易度比其他人高出3.5倍，學習達標度也高出2.3倍。因為又簡單又有效。
然而世上並沒有萬靈丹，條件計畫法的效果也和其他方法一樣因人而異。有以下特徵的人不適合使用條件計畫法：
①預測數量過多：「預測過多」是指腦袋裡有太多未來可能發生的事，例如「明天要交出完整資料」、「下午4點要運動」...，因為有太多該做的事情導致心裡無法平靜，在這樣的情況下容易三心二意，無法專心將計畫導向目標，進而影響條件計畫法的效果。
②回溯過於否定：即便是再怎麼天衣無縫的計畫，只要執行者覺得自己做不到，就無法發揮效用。因此「回溯過於否定」的人並不適用此法。
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作者：鈴木祐
譯者：劉愛夌
出版社：方言文化
出版日期：2023/09/08
作者簡介_鈴木祐
科普作家，1976年生，慶應義塾大學湘南藤澤校區（SFC）畢業，於出版社任職後獨立創業。迄今已閱讀超過10萬篇科學論文，訪談超過600名外國學者和專科醫生，專精於健康照護和提升生產力等主題，撰寫相關書籍與雜誌文章。同時經營部落格「舊石器時代男人」（パレオな男／Paleolithic Man），主要介紹心理、健康、科學等最新相關知識，月瀏覽量突破250萬次。近年來，也受邀至健康照護相關企業演講，講授科學證據的辨識方法。著有《無，生命的最佳狀態》、《最高專注力：讓頭腦清晰一整天的45項神級高效技巧》、《換個工作，更好嗎？》等多本著作。
網站：パレオな男
譯者簡介_劉愛夌
日本文學碩士，典型的A型，不標準的獅子座。除了是個在中文與日文之間穿梭的自由譯者，還是個每天和兩個小寶貝搏鬥的媽媽。
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