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前麥肯錫菁英的時間管理心法：想把事情做完，最簡單的方式是準時下班！
撰文者：楊修 更新時間：2018-09-10
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時間管理是許多人永遠的習題，工作永遠做不完，加班加到天荒地老，準時下班根本連想都不必想。
前日本麥肯錫資深合夥人山梨廣一在加入麥肯錫之後，學習了世界頂尖顧問公司的工作方法，看看他提醒了哪些時間管理上的盲點。
觀念1：時間長短等於努力多寡是錯覺
山梨剛進入麥肯錫的日本辦公室時，同事對長時間勞動習以為常。工時甚至長到連歐美辦公室的同事都覺得不可思議，「為什麼日本人要工作到這麼晚呢？」
山梨曾與麥肯錫的夥伴討論過這個問題，他們認為當時工時過長，往往是因為「想用時間展現責任感」。花大錢請顧問對多數的日本企業而言是少見的舉動，而這些企業的員工，當然也都犧牲休閒時間努力工作。所以在多數情況下，顧問也必須透過「工作到半夜」、「把時間徹底花在工作上」的方式來展現自己的責任感，否則無法獲得客戶信賴。
雖然現在「加班本身沒有意義」的觀念已經普及，但「時間＝努力」的錯覺，卻出乎意料依然深植於上班族的腦海裡。如果你在漏夜完成資料之後，或是加班之後覺得「呼，我真努力」，希望你重新思考一下自己是不是也有「時間＝努力」的錯覺。
觀念2：工作做不完也要準時下班，逼自己找出更有效率的做事方法
想把事情做完，最簡單的方法就是準時下班。
乍聽之下很衝突，事情都做不完了，怎麼可能準時下班？「強制決定截止時間」是山梨在麥肯錫工作時，從老前輩身上學到的方法。
「無論留下多少工作，晚上八點一定要下班。」
「就算該做的事情堆積如山，週末也絕對不工作。」
換句話說先決定結束的時間，再配合這個時間行動。如果時間一到就停手，無論是什麼樣的工作內容，剛開始都一定會做不完，工作也會停在一個半上不下的地方。
放著做到一半的工作就下班，一定會覺得不安吧？就算週末放假休息或出去玩，也會在心裡掛念工作擺著不管似乎有點不妙。但是請你忍住，堅持準時下班。最重要的是如此一來能夠促使你認真思考「該如何在有限的時間內完成工作？」
觀念3：把加班當成「機會損失」
「每天都要做所有能做的努力」，世界上有一定數量的人信奉這種「時間至上主義」。當山梨還是麥肯錫的新手合夥人時，曾聽退休的前輩說：「這份工作就是要犧牲睡眠時間，加班到半夜，連放假都必須不斷思考，才能想出好的答案，所以你們要把所有能用的時間都用在工作上。」
他和同事當時是觀察員，聽到這位前輩在新人訓練中如此訓示時，便公然與他理論：「這是您的想法吧？這種工作方式必須犧牲體驗其他寶貴事物的時間與機會，就長遠來看，無論對個人的成長而言還是對將來的工作而言，都是一種損失。」
當時的想法，即便到了很久之後的今天也依然沒有改變。把所有時間都投注在一件事情上，對其他事情來說是一種機會損失。因為把時間花在某個地方，當然就錯失花在其他地方的「機會」。每個人的一天都只有24小時，這件事情太過理所當然，理所當然到甚至偶爾會被我們遺忘。想想以下2件事：
1.埋首於一個月後即將提案的重要企畫，每天加班到半夜，希望盡可能多分析一點資訊，並鉅細靡遺地評估所有可能性。
2.將需要在這一個月內評估的事項分出緩急輕重，聚焦在重要資訊與重大課題，能夠早點下班的日子就為新的企畫做準備、與過去不了解的領域的人見面，或是享受與老同學一起聚餐的歡樂時光。
對山梨來說哪個才是「有用的努力」，他認為是後者。
要是每天加班3、4個小時能夠讓評估結果的品質提升數十個百分點，確實是不折不扣的努力，但就實際情況而言，每天漫長的加班時間，多半浪費在煩惱與本質無關的細節、收集最後對提案沒有幫助的資訊，或是製作無關的資料上。
與其如此，還不如工作時聚焦在重點部分，利用空檔時間做其他事情，或許還能在最後帶來更大的成果或是更顯著的成長。學習、吸收新領域的資訊，建立人際網路、私下吃飯喝酒、從事興趣或運動等，應該都是休息時間不可欠缺的活動。
透過和朋友吃飯，說不定能夠建立有趣的人脈，或是開發公司聚餐的新店家。就算只是回家睡覺，也能消除疲勞，提高生產力吧？隔天神清氣爽的大腦，說不定會產生新的發想。
（本文取材自《終結低等勤奮，麥肯錫菁英教你有用的努力》，先覺出版）
本文經授權轉載自經理人
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