Q》阿宏正在寫活動企畫案，並會上傳到Google文件與同事共用，但他擔心如果自己更新了版本，該怎麼讓同事知道呢？
A》若利用Google文件與他人分享、共用，可透過「活動」功能查到個別文件、試算表與簡報的修改紀錄。Google文件還可找回過去上傳的版本，讓每一位共用者都能了解文件是否經過修改。
當發現Google文件上，與同事一起共用的報告書，內容和上次編輯時不同，光是確認是哪一位同事、做了哪些變更，就得花費許多時間。其實，Google文件提供多人同時在線上編輯的功能之餘，也有方便的版本管理方式。
在Google雲端硬碟檢視文件時，可以善用「活動」的功能，此功能會顯示在什麼時間，哪一位使用者對哪一份檔案，執行了什麼動作，等於這份檔案完整的歷程紀錄。
有了這些版本與修改的詳細紀錄，就可以掌握檔案的各種更動。如此一來，使用者便不用擔心每次有修改、或上傳新版本時，還要自己花時間進行比對或確認。