先說個故事，苗爸一家和我們家認識了許多年，苗爸是室內設計師，有一次邀請我去他公司做培訓，過了幾個月，又碰面了，他和我提到他的收穫。

列出夠少的事情，就能完成事情
「永錫，上了你的課程後，我回去檢視我的工作習慣，發現了一個大問題，以前每天我都會列出一個20幾件事情的清單，但是每天我總只能完成5、6件事情。」苗爸帶著點無奈地說
「後來，你做了什麼改變呢？」我好奇地問
「上了你的課程後，從此以後，我每天就列出6件要做的事情，有時候還不小心多做幾件事情呢！」苗爸露出笑容地說道。

對於時間管理的初學者，他每天只需要列出腦袋中想到今天要吃的「青蛙」（要事）及「蝌蚪」（瑣事）就可以了。對於進階的時間管理者，他會在每天清空收件匣後（所謂的收件匣，就是昨天累積的電子郵件、筆記、電子文件、工作日誌，檢視並加工成下一步行動），再規劃每日行動計劃。

但無論如何有一個法則一定要遵守：「列出夠少的事情」，這樣你才會去想：什麼才是最重要的事情，什麼才是「我能做到的事情」。

把雜事加工，產生「目標圖像」，與「下一步行動」
列出來的事情，如何才更加容易執行呢？我們需要在事情上做一點「小小加工」。

2002年到現在，我和數千個人相互研討過時間管理的問題，在互動中，我感覺到「加工」的重要，覺得是時間管理的關鍵。有一天在演講時，我突然靈機一動，想到用英文文法造句的概念來加工雜事（我以前是英文老師），這就是「雜事加工成行動的文法」。舉例：某一天上班，結果發現車子的輪胎沒氣，於是就在筆記本寫下「輪胎」這件雜事，這就像是一個英文單字，接著，我們要以這個例子說明如何實作：「雜事加工成行動的文法」。